Für Mitarbeitende
Wissen, was Sie mitteilen müssen.
Finden Sie den richtigen Weg, überprüfen Sie die erforderlichen Daten und verstehen Sie, ob Ihre Änderung noch eine Bestätigung, Prüfung oder Verarbeitung benötigt.
Änderungen mit ArchieEine Änderung.
Eine Änderung.
Richtig übermittelt.
Eine neue Adresse, andere Kontaktdaten oder der Wunsch, weniger zu arbeiten. Archie hilft Mitarbeitenden, den richtigen Weg einzuhalten, und macht deutlich, was bereits verarbeitet wurde und was noch auf Prüfung wartet.
Ihr HR-ProzessBewusste BestätigungKlarer Status
Employee Change Agent · Archie für HR
Ändert sich etwas? Dann möchten Sie wissen, wo Sie beginnen.
KI für personelle Änderungen hilft Mitarbeitenden, das richtige Verfahren zum Ändern von Daten oder zum Beantragen einer Änderung zu finden. Der Employee Change Agent von Archie erklärt Ihnen Ihre Schritte und kann mit passenden Schnittstellen einen Änderungsantrag weiterleiten oder den verfügbaren Status anzeigen. Ihr HR-System, Ihre Kontrollen und Ihr Genehmigungsprozess bleiben maßgeblich.
Für HR und Führungskräfte
Vollständigere Anträge. Weniger Rechercheaufwand.
Machen Sie deutlich, welche Informationen erforderlich sind und wer eine Änderung prüft. So muss ein Mitarbeitender seltener erneut erklären, was sich ändert.
So hilft Archie bei Änderungen
Von einer Änderung zur richtigen Erfassung.
Sehen Sie, wie Sam eine Adressänderung regelt, einen Antrag zu den Arbeitszeiten vorbereitet und den Status einer Änderung überprüft.
Im Gespräch mit Archie
ArchieAntwort & nächster Schritt
BeispielSam · Mitarbeitende:rIch bin umgezogen. Wie teile ich meine neue Adresse mit?
Archie
Gemäß Ihrer Arbeitsanweisung ändern Sie Ihre Adresse im Mitarbeitendenportal. Öffnen Sie dort „Persönliche Daten“, überprüfen Sie die neue Adresse und wählen Sie das Gültigkeitsdatum. Bestätigen Sie anschließend die Änderung.
Arbeitsanweisung · Adresse ändernSam · Mitarbeitende:rIch habe sie dort bestätigt. Ist jetzt alles korrekt?
Archie
Das kann ich in diesem Beispiel nicht im HR-System überprüfen. Sehen Sie sich die Bestätigung und das erfasste Gültigkeitsdatum im Portal an. Fehlt die Bestätigung oder stimmt etwas nicht, wenden Sie sich an HR. In diesem Gespräch habe ich keine Daten geändert.
Kein verknüpfter Verarbeitungsstatus · Im Portal überprüfenWas hinter dem Gespräch passiert
Erst überprüfen. Dann die Änderung bestätigen.
- Verwenden Sie die richtige ArbeitsanweisungErklären Sie, wo die Mitarbeitenden ihre Adresse ändern und welche Daten erforderlich sind.
- Lassen Sie die Mitarbeitenden überprüfenEine neue Adresse und das Gültigkeitsdatum werden bewusst in der vereinbarten Umgebung bestätigt.
- Bestätigen Sie nur, was bekannt istOhne Einblick in die Systemerfassung wird die Änderung nicht als verarbeitet gemeldet.
ArchieAntwort & nächster Schritt
BeispielSam · Mitarbeitende:rIch möchte ab dem 1. Dezember 32 statt 40 Stunden arbeiten. Wie beantrage ich das?
Archie
Gemäß Ihrem Verfahren bespricht Ihre Führungskraft dies mit Ihnen, und die Personalabteilung bewertet den Antrag. Ich kann einen Antrag mit 32 Stunden als gewünschter Arbeitswoche und dem 1. Dezember als gewünschtem Beginn erfassen. Möchten Sie, dass ich ihn weiterleite?
Eingerichteter Workflow · Antrag auf Änderung der ArbeitszeitSam · MitarbeiterJa, leiten Sie den Antrag zur Prüfung weiter.
Archie
Das HR-System hat Ihren Antrag erhalten. Er befindet sich in Bearbeitung. Ihre aktuelle Arbeitszeit wurde damit noch nicht geändert. Ihre Führungskraft und die Personalabteilung folgen dem vereinbarten Prüfungsweg und bestätigen das Ergebnis.
Systembestätigung · Antrag in BearbeitungWas hinter dem Gespräch passiert
Einen Antrag weiterleiten. Die Entscheidung liegt bei Ihnen.
- Gewünschte Änderung ausdrücklich festhaltenÜberprüfen Sie die gewünschten Stunden und das Datum, bevor der Antrag versendet wird.
- Antrag nach Bestätigung erfassenVerwenden Sie eine unterstützte Anbindung und warten Sie auf die Rückmeldung des HR-Systems.
- Antrag und Entscheidung getrennt haltenEin eingegangener Antrag ändert die erfasste Arbeitszeit nicht automatisch.
ArchieAntwort & nächster Schritt
BeispielSam · MitarbeiterMeine Änderung auf 32 Stunden wurde genehmigt, aber ich sehe noch 40 Stunden. Wie kann das sein?
Archie
Das angebundene HR-System zeigt 32 Stunden als genehmigte Änderung mit Beginn am 1. Dezember an. Bis zu diesem Datum beträgt Ihre aktuelle Arbeitswoche 40 Stunden. Das sind zwei verschiedene Einträge: Ihre aktuelle Arbeitszeit und die zukünftige Änderung.
Angebundenes HR-System · Aktueller und zukünftiger EintragSam · MitarbeiterDas heißt, mein Dienstplan und mein Gehalt wurden dann auch schon angepasst?
Archie
Das kann ich anhand dieser Angaben nicht bestätigen. Ich sehe hier keinen Verarbeitungsstatus aus der Dienstplan- oder Gehaltsabrechnung. Klären Sie diese nächsten Schritte gemäß dem vereinbarten Verfahren mit Ihrer Führungskraft oder der Personalabteilung.
Nachgelagerte Verarbeitung nicht sichtbar · Prüfung bei der zuständigen PersonWas hinter dem Gespräch passiert
Wissen, warum eine Änderung noch nicht sichtbar ist.
- Status und Beginn prüfenEine genehmigte zukünftige Änderung kann neben dem aktuellen Eintrag bestehen.
- Den Unterschied verständlich erklärenZeigen Sie, was jetzt gilt und welche Änderung für später erfasst wurde.
- Keine Schlussfolgerung über andere Systeme ziehenDie Bestätigung aus dem HR-System ist kein Beleg dafür, dass jede nachgelagerte Verwaltung bereits aktualisiert wurde.
Illustrative Gespräche mit fiktiven Mitarbeitern, Änderungen und Statusangaben. Für personenbezogene Daten und Aktionen sind ein angemessener Zugriff, unterstützte Anbindungen und eingerichtete Kontrollen erforderlich.
Was Archie bei Änderungen unterstützt
Der richtige Weg für jede Änderung.
Beginnen Sie mit einer klaren Erklärung. Fügen Sie verfügbare Statusangaben und die Weiterleitung von Anträgen hinzu, sofern Ihre Systeme und Prozesse dies unterstützen.
01 · Ihre Anweisungen
Wissen, wo Sie eine Änderung mitteilen.
Unterstützen Sie Mitarbeiter dabei, das richtige Verfahren für personenbezogene Daten, Kontaktdaten oder einen Antrag zu ihrer Arbeit zu finden. Archie macht deutlich, welche Informationen erforderlich sind und wer den nächsten Schritt übernimmt.
Erforderlich: aktuelle Arbeitsanweisungen, Antragswege und Ansprechpartner.
Von der Frage zur richtigen StelleBeispiel
Neue AdresseMitarbeiterportal
Andere ArbeitszeitAntrag zur Prüfung
Eine AusnahmeKontakt mit der Personalabteilung
Abgestimmt auf Ihren Prozess und die verfügbaren Informationen.
02 · Zulässige Daten
Sehen, was erfasst ist und wann es in Kraft tritt.
Mit passenden Anbindungen kann Archie den verfügbaren Änderungsstatus und das Inkrafttretensdatum abrufen. Der Mitarbeiter sieht, ob etwas noch auf Prüfung wartet oder als zukünftige Änderung erfasst wurde.
Erforderlich: HR-Anbindung, Zugriffskontrolle und eine klare Bedeutung jedes Status.
Eine zukünftige ÄnderungBeispiel
Aktuelle Arbeitswoche40 Stunden
Genehmigte Änderung32 Stunden
Gültig ab1. Dezember
Abgestimmt auf Ihren Prozess und die verfügbaren Informationen.
03 · Eingerichteter Workflow
Von einem klaren Wunsch zu einer vollständigen Anfrage.
Lassen Sie Archie eine unterstützte Änderungsanfrage vorbereiten und sie nach den vereinbarten Prüfungen und der Bestätigung weiterleiten. Ihr Prozess bestimmt, welche Prüfung erforderlich ist und wann Daten tatsächlich geändert werden.
Erforderlich: unterstützter Schreibauftrag, Bestätigung und Rückmeldung vom empfangenden System.
Eine Änderungsanfrage verfolgenBeispiel
Daten bestätigenMitarbeiter
Anfrage prüfenBefugter Kollege
Verarbeitung prüfenQuellsystem
Abgestimmt auf Ihren Prozess und die verfügbaren Informationen.
Was benötigt wird
Ihre Daten. Ihr Änderungsprozess.
Legen Sie für jede Änderung fest, welche Quelle maßgeblich ist, wer bestätigen darf und wann eine Prüfung erforderlich ist. Eine Adressänderung kann einem anderen Ablauf folgen als eine Anfrage zu den Arbeitszeiten.
AnwendungWas binden Sie an?Was vereinbaren Sie?
01Verfahren & Kontaktwege
Ihre Anweisungen zum Ändern von Daten und zum Einreichen von Anfragen.
Legen Sie für jeden Änderungstyp fest, welche Daten erforderlich sind und wer bei einer Abweichung prüft oder unterstützt.
02Daten & Änderungsstatus
Die zulässigen Informationen aus Ihrem HR-System, einschließlich relevanter Gültigkeitsdaten.
Legen Sie fest, was der Mitarbeiter sehen darf, und unterscheiden Sie zwischen aktuellen, beantragten und zukünftigen Daten.
03Bestätigen & verarbeiten
Eine unterstützte Schnittstelle für die vereinbarten Anfragen oder Änderungen.
Legen Sie fest, wer bestätigt, wer genehmigt und welche Systemantwort erforderlich ist, damit die Verarbeitung gemeldet werden kann.
Auch in Ihrer vertrauten Arbeitsumgebung.
Archie in TeamsLassen Sie Mitarbeiter ihre Änderungsanfrage in Microsoft Teams stellen. Verwenden Sie für personenbezogene Daten den vereinbarten Weg und richten Sie den Zugriff auf HR-Daten und Aktionen getrennt ein.
Wenn es anders läuft
Nicht jede Änderung ist eine einfache Anpassung.
Manchmal ist eine Erfassung nicht korrekt, ein Gültigkeitsdatum fehlt oder eine Änderung erfordert eine persönliche Abwägung. Archie benennt, was bekannt ist, und bringt den Mitarbeiter zum richtigen Kollegen. HR und die Führungskraft behalten die Kontrolle über Vereinbarungen und Ausnahmen.
So sorgt Archie für Klarheit
„Ihre Anfrage ist eingegangen. Ihre Arbeitszeiten wurden damit noch nicht geändert. Die Prüfung erfolgt über HR und Ihre Führungskraft.“
Machen Sie klar, was feststeht
Nennen Sie den erfassten Status und das verfügbare Gültigkeitsdatum, ohne fehlende Informationen zu ergänzen.
Geben Sie den richtigen Kontaktweg an
Eine abweichende Erfassung geht an den Administrator. Eine persönliche Vereinbarung geht an HR oder die Führungskraft.
Lassen Sie das Ergebnis bestätigen
Verwenden Sie die Rückmeldung aus dem richtigen System, bevor Sie eine Änderung als verarbeitet darstellen.
Klein anfangen. Gezielte Erweiterung.
Beginnen Sie mit einer häufigen Änderung.
Wählen Sie eine Änderung aus, die häufig Fragen aufwirft, und bilden Sie den Ablauf vom Mitarbeiter bis zur Erfassung ab. Fügen Sie Statusinformationen und Aktionen hinzu, sobald die Grundlage stimmt.
Vervollständigen Sie Ablauf und Daten
Sammeln Sie die Arbeitsanweisung und legen Sie fest, welche Felder erforderlich sind, wo der Mitarbeiter bestätigt und wer eine Anfrage prüft.
Testen Sie auch unklare Situationen
Prüfen Sie ein zukünftiges Gültigkeitsdatum, eine offene Prüfung, eine fehlende Systembestätigung und eine abweichende Erfassung.
Verbessern Sie, bevor Sie erweitern
Sehen Sie sich an, wo Mitarbeiter nicht weiterkommen und welche Anfragen zur Ergänzung zurückkommen. Nutzen Sie diese Erkenntnisse für den nächsten Änderungstyp.
Besprechen Sie Ihren ÄnderungsprozessEine Änderungsart. Ein klarer Weg. Ein gezielter Anfang.
Gut zu wissenIhre Fragen zu Änderungen.
Ihre Fragen zu Änderungen.
Klar beantwortet.
Von neuen Daten bis zu einer Anfrage, die noch auf Prüfung wartet. Das sollten Sie über Bestätigung, Verarbeitung und Verantwortlichkeiten wissen.
Was macht der Employee Change Agent?
Der Employee Change Agent ist der HR-Agent von Archie für Fragen und Prozessschritte rund um Änderungen von Personaldaten. Er erklärt, wie Mitarbeitende Daten ändern oder eine Änderung beantragen. Mit passenden Anbindungen kann er verfügbare Status anzeigen und bestätigte Anfragen gemäß Ihrem Workflow weiterleiten.
Welche Änderungen kann Archie unterstützen?
Dazu gehören beispielsweise Erklärungen zu einer Adressänderung, anderen Kontaktdaten oder zum Ablauf einer Anfrage zu Arbeitszeiten. Welche Daten Archie abrufen oder ändern kann, hängt von Ihren Datenquellen, Zugriffsrechten und Anbindungen ab. Die verfügbaren Aktionen werden für jede Änderungsart eingerichtet.
Können wir ohne HR-Anbindung beginnen?
Ja. Archie kann Mitarbeitenden anhand Ihrer Arbeitsanweisungen den richtigen Weg erklären. Für die Überprüfung personenbezogener Daten, das Abrufen eines aktuellen Bearbeitungsstatus oder das Weiterleiten einer Änderung sind zusätzliche Zugriffsrechte, eine passende Anbindung und eine entsprechende Einrichtung erforderlich.
Ändert Archie Daten direkt nach einer Nachricht?
Eine Nachricht allein ist keine bestätigte Änderung. Bei der hier beschriebenen Vorgehensweise überprüft und bestätigt der Mitarbeitende die Daten zunächst über den vereinbarten Weg. Anschließend kann ein unterstützter Workflow eine Anfrage oder Änderung verarbeiten, gegebenenfalls mit einer Prüfung gemäß Ihrem Prozess.
Wer genehmigt eine Änderung der Arbeitszeiten?
Das legen Ihre Vereinbarungen und Ihr Prüfprozess fest. Archie kann das Verfahren erklären und eine bestätigte Anfrage über einen passenden Workflow erfassen. Die Führungskraft, HR oder ein anderer befugter Kollege prüft die Anfrage. Eine Empfangsbestätigung ist keine Genehmigung.
Wie geht Archie mit einem zukünftigen Wirksamkeitsdatum um?
Wenn die angebundene Quelle diese Information bereitstellt, kann Archie erklären, welche Daten aktuell gelten und welche Änderung für ein späteres Datum hinterlegt ist. Eine genehmigte Änderung muss noch nicht aktiv sein. Das Wirksamkeitsdatum und der Status aus dem Quellsystem bleiben maßgeblich.
Werden Schichtplan- und Gehaltssysteme automatisch aktualisiert?
Das hängt von Ihrem bestehenden Prozess und Ihren Anbindungen ab. Eine Änderung im HR-System beweist nicht, dass jedes andere System aktualisiert wurde. Archie kann einen Folgestatus nur bestätigen, wenn dieser aus der betreffenden Quelle verfügbar ist und der Nutzer Zugriff darauf hat.
Wie stellen wir sicher, dass personenbezogene Daten dem richtigen Mitarbeitenden zugeordnet sind?
Richten Sie Identifikation, Zugriffsrechte und die für die jeweilige Aktion zulässigen Daten ein. Verwenden Sie nur die Informationen, die für diese Änderung erforderlich sind, und legen Sie fest, wo der Mitarbeitende sie eingibt und bestätigt. Ein Gespräch in Teams gewährt nicht automatisch Zugriff auf alle HR-Daten oder Änderungsrechte.
Von Ihrem Änderungsprozess zu Ihrem ArchieMachen Sie Änderungen einfacher.
Machen Sie Änderungen einfacher.
Von der ersten Frage bis zum klaren Status.
Bringen Sie eine häufige Änderung und Ihre Arbeitsanweisung mit. Gemeinsam betrachten wir, wie Archie Mitarbeitende unterstützt und welche Daten, Prüfungen und Anbindungen dafür erforderlich sind.
