Pour le collaborateur
Savoir ce qu’il faut transmettre.
Trouvez la bonne procédure, vérifiez les données nécessaires et comprenez si votre modification doit encore être confirmée, évaluée ou traitée.
Les modifications avec ArchieUne modification.
Une modification.
Bien transmise.
Une nouvelle adresse, d’autres coordonnées ou une demande de réduction du temps de travail. Archie aide les collaborateurs à suivre la bonne procédure et indique clairement ce qui a été traité et ce qui est encore en attente d’évaluation.
Votre processus RHConfirmation réfléchieStatut clair
Employee Change Agent · Archie pour les RH
Quelque chose change ? Vous voulez alors savoir par où commencer.
L’IA dédiée aux modifications des données du personnel aide les collaborateurs à trouver la procédure adéquate pour modifier leurs données ou demander un changement. L’Employee Change Agent d’Archie explique vos étapes et peut, grâce à des intégrations appropriées, transmettre une demande de modification ou afficher le statut disponible. Votre système RH, vos contrôles et votre circuit d’approbation restent déterminants.
Pour les RH et les responsables
Des demandes plus complètes. Moins de recherches.
Indiquez clairement quelles informations sont nécessaires et qui évalue une modification. Ainsi, un collaborateur doit moins souvent réexpliquer ce qui change.
Voici comment Archie aide pour les modifications
D’un changement à l’enregistrement adéquat.
Découvrez comment Sam modifie son adresse, prépare une demande concernant son temps de travail et vérifie le statut d’une modification.
En conversation avec Archie
ArchieRéponse et étape suivante
ExempleSam · CollaborateurJ’ai déménagé. Comment transmettre ma nouvelle adresse ?
Archie
Conformément à votre instruction de travail, vous modifiez votre adresse dans le portail collaborateurs. Ouvrez-y les Données personnelles, vérifiez la nouvelle adresse et choisissez la date de prise d’effet. Confirmez ensuite la modification.
Instruction de travail · Modifier l’adresseSam · CollaborateurJe l’ai confirmée. Est-elle maintenant correctement enregistrée ?
Archie
Je ne peux pas le vérifier dans le système RH dans cet exemple. Consultez la confirmation et la date de prise d’effet enregistrée dans le portail. Si la confirmation est absente ou si quelque chose est incorrect, contactez les RH. Je n’ai modifié aucune donnée dans cette conversation.
Aucun statut de traitement associé · Vérification dans le portailCe qui se passe en coulisses
Vérifiez d’abord. Confirmez ensuite la modification.
- Utilisez la bonne instruction de travailExpliquez où le collaborateur modifie son adresse et quelles données sont nécessaires.
- Laissez le collaborateur vérifierLa nouvelle adresse et la date de prise d’effet sont confirmées consciemment dans l’environnement convenu.
- Confirmez uniquement ce qui est connuSans visibilité sur l’enregistrement dans le système, la modification n’est pas signalée comme traitée.
ArchieRéponse et étape suivante
ExempleSam · CollaborateurÀ partir du 1er décembre, je souhaite passer de 40 à 32 heures. Comment en faire la demande ?
Archie
Selon votre procédure, votre responsable en discute avec vous et les RH évaluent la demande. Je peux enregistrer une demande avec 32 heures comme durée de travail souhaitée et le 1er décembre comme date de prise d’effet souhaitée. Voulez-vous que je la transmette ?
Workflow configuré · Demande de modification du temps de travailSam · CollaborateurOui, transmets cette demande pour évaluation.
Archie
Le système RH a reçu votre demande. Son statut est En cours de traitement. Vos horaires de travail actuels n’ont donc pas encore été modifiés. Votre responsable et les RH suivent le processus d’évaluation convenu et vous confirment le résultat.
Confirmation système · Demande en cours de traitementCe qui se passe en coulisses
Transmettre une demande. La décision vous appartient.
- Précisez clairement la modification souhaitéeVérifiez les horaires et la date souhaités avant l’envoi de la demande.
- Enregistrez la demande après confirmationUtilisez une intégration prise en charge et attendez le retour du système RH.
- Ne confondez pas demande et décisionUne demande reçue ne modifie pas automatiquement les horaires de travail enregistrés.
ArchieRéponse et étape suivante
ExempleSam · CollaborateurMa modification à 32 heures a été approuvée, mais je vois encore 40 heures. Comment est-ce possible ?
Archie
Le système RH connecté affiche 32 heures comme modification approuvée, avec une date de prise d’effet au 1er décembre. Jusqu’à cette date, votre semaine de travail actuelle reste fixée à 40 heures. Il s’agit de deux enregistrements différents : vos horaires actuels et la modification future.
Système RH connecté · Enregistrement actuel et futurSam · CollaborateurMon planning et mon salaire ont donc déjà été modifiés eux aussi ?
Archie
Je ne peux pas le confirmer avec ces informations. Je ne vois ici aucun statut de traitement provenant de la gestion des plannings ou de la paie. Vérifiez ces étapes ultérieures en suivant la procédure convenue auprès de votre responsable ou des RH.
Traitement ultérieur non visible · Vérification auprès du responsable concernéCe qui se passe en coulisses
Comprendre pourquoi une modification n’est pas encore visible.
- Lisez le statut et la date de prise d’effetUne modification future approuvée peut coexister avec l’enregistrement actuel.
- Expliquez clairement la différenceMontrez ce qui s’applique actuellement et quelle modification est enregistrée pour plus tard.
- Ne tirez pas de conclusion sur les autres systèmesLa confirmation des RH ne prouve pas que chaque administration concernée a déjà été mise à jour.
Conversations illustratives avec des collaborateurs, modifications et statuts fictifs. Les données personnelles et les actions nécessitent un accès approprié, des intégrations prises en charge et des contrôles configurés.
Ce qu’Archie prend en charge pour les modifications
La bonne procédure pour chaque modification.
Commencez par des explications claires. Ajoutez les statuts disponibles et la transmission des demandes lorsque vos systèmes et processus le permettent.
01 · Vos instructions
Savoir où signaler une modification.
Aidez les collaborateurs à trouver la bonne procédure pour leurs données personnelles, leurs coordonnées ou une demande concernant leur travail. Archie indique clairement quelles informations sont nécessaires et qui doit effectuer l’étape suivante.
Nécessaire : instructions de travail à jour, procédures de demande et personnes à contacter.
De la question au bon interlocuteurExemple
Nouvelle adressePortail collaborateurs
Autres horaires de travailDemande à évaluer
Une exceptionContacter les RH
Adapté à votre processus et aux informations disponibles.
02 · Données autorisées
Voir ce qui est enregistré et quand cela prend effet.
Grâce à des intégrations appropriées, Archie peut récupérer le statut de modification et la date de prise d’effet disponibles. Le collaborateur voit si une demande est encore en attente d’évaluation ou si elle a été enregistrée comme modification future.
Nécessaire : intégration RH, contrôle des accès et signification claire de chaque statut.
Une modification futureExemple
Semaine de travail actuelle40 heures
Modification approuvée32 heures
Date d’entrée en vigueur1er décembre
Adapté à votre processus et aux informations disponibles.
03 · Workflow configuré
D’une demande claire à une requête complète.
Laissez Archie préparer une demande de modification assistée et la transmettre après les contrôles convenus et la confirmation. Votre processus détermine l’évaluation nécessaire et le moment où les données sont effectivement modifiées.
Nécessaire : une tâche d’écriture assistée, une confirmation et un retour d’information du système destinataire.
Suivre une demande de modificationExemple
Confirmer les donnéesCollaborateur
Évaluer la demandeCollègue habilité
Contrôler le traitementSystème source
Adapté à votre processus et aux informations disponibles.
Ce qui est nécessaire
Vos données. Votre processus de modification.
Pour chaque modification, précisez quelle source fait foi, qui peut confirmer et quand une évaluation est nécessaire. Une modification d’adresse peut suivre un parcours différent d’une demande concernant les heures de travail.
ApplicationQue connectez-vous ?Que convenez-vous ?
01Procédures et circuits de contact
Vos instructions pour modifier les données et soumettre des demandes.
Pour chaque type de modification, indiquez les données nécessaires et la personne qui évalue ou aide en cas d’écart.
02Données et statut de modification
Les informations autorisées provenant de votre système RH, y compris les dates d’entrée en vigueur pertinentes.
Déterminez ce que le collaborateur peut voir et distinguez les données actuelles, demandées et futures.
03Confirmer et traiter
Une intégration assistée pour les demandes ou modifications convenues.
Convenez de la personne qui confirme, de celle qui approuve et de la réponse système nécessaire pour pouvoir signaler le traitement.
Également dans votre environnement de travail habituel.
Archie dans TeamsPermettez aux collaborateurs de formuler leur demande de modification dans Microsoft Teams. Pour les données personnelles, utilisez le circuit convenu et configurez séparément l’accès aux données et aux actions RH.
Lorsque les choses se passent autrement
Tout changement n’est pas une simple modification.
Parfois, une donnée enregistrée est incorrecte, une date d’entrée en vigueur manque ou une modification nécessite une appréciation personnelle. Archie indique ce qui est connu et oriente le collaborateur vers la bonne personne. Les RH et le responsable gardent le contrôle des accords et des exceptions.
Comment Archie maintient la clarté
« Votre demande a bien été reçue. Vos heures de travail n’ont toutefois pas encore été modifiées. L’évaluation passe par les RH et votre responsable. »
Clarifiez ce qui est établi
Indiquez le statut enregistré et la date d’entrée en vigueur disponible sans compléter les informations manquantes.
Indiquez le bon canal de contact
Une donnée enregistrée divergente est transmise à l’administrateur. Un accord personnel est adressé aux RH ou au responsable.
Faites confirmer le résultat
Utilisez le retour d’information du système approprié avant de présenter une modification comme traitée.
Commencer petit. Étendre de manière ciblée.
Commencez par une modification fréquente.
Choisissez une modification qui suscite souvent des questions et cartographiez le parcours, du collaborateur à l’enregistrement. Ajoutez les informations de statut et les actions une fois les bases établies.
Complétez le parcours et les données
Rassemblez les instructions de travail et déterminez les champs nécessaires, l’endroit où le collaborateur confirme et la personne qui évalue une demande.
Testez également les situations ambiguës
Vérifiez une date d’entrée en vigueur future, une évaluation en cours, une confirmation système manquante et une donnée enregistrée divergente.
Améliorez avant d’élargir
Examinez les points de blocage des collaborateurs et les demandes qui reviennent pour être complétées. Utilisez ces enseignements pour le prochain type de modification.
Discutez de votre processus de modificationUn type de modification. Un parcours clair. Un début ciblé.
Bon à savoirVos questions sur les modifications.
Vos questions sur les modifications.
Des réponses claires.
De nouvelles données à une demande encore en attente d’évaluation. Voici ce que vous devez savoir sur la confirmation, le traitement et les responsabilités.
Que fait l’Employee Change Agent ?
L’Employee Change Agent est l’agent RH d’Archie pour les questions et les étapes de processus liées aux modifications concernant le personnel. Il explique aux collaborateurs comment modifier leurs données ou demander un changement. Grâce à des connexions adaptées, il peut afficher les statuts disponibles et transmettre les demandes confirmées selon votre workflow.
Quelles modifications Archie peut-il prendre en charge ?
Il peut notamment expliquer comment modifier une adresse, d’autres coordonnées ou suivre la procédure pour une demande concernant les horaires de travail. Les données qu’Archie peut consulter ou modifier dépendent de vos sources, de vos droits d’accès et de vos connexions. Les actions disponibles sont configurées pour chaque type de modification.
Pouvons-nous commencer sans connexion avec les RH ?
Oui. Archie peut expliquer aux collaborateurs la procédure à suivre à partir de vos instructions de travail. La vérification des données personnelles, la récupération d’un statut de traitement à jour ou la transmission d’une modification nécessitent un accès supplémentaire, une connexion adaptée et une configuration appropriée.
Archie modifie-t-il directement les données après un message ?
Un message ne constitue pas en soi une modification confirmée. Dans le processus décrit ici, le collaborateur vérifie et confirme d’abord les données via la procédure convenue. Ensuite, un workflow pris en charge peut traiter une demande ou une modification, avec une éventuelle évaluation selon votre processus.
Qui approuve une modification des horaires de travail ?
Cela dépend de vos accords et de votre procédure d’évaluation. Archie peut expliquer la procédure et, grâce à un workflow adapté, enregistrer une demande confirmée. Le responsable hiérarchique, les RH ou un autre collègue habilité évalue la demande. Un accusé de réception ne constitue pas une approbation.
Comment Archie gère-t-il une date d’entrée en vigueur future ?
Si la source connectée met cette information à disposition, Archie peut expliquer quelles données sont actuellement valables et quelle modification a été enregistrée pour une date ultérieure. Une modification approuvée n’est pas nécessairement encore active. La date d’entrée en vigueur et le statut du système source restent déterminants.
Les systèmes de planification et de paie sont-ils mis à jour automatiquement ?
Cela dépend de votre processus existant et de vos connexions. Une modification dans le système RH ne prouve pas que tous les autres systèmes ont été mis à jour. Archie ne peut confirmer un statut ultérieur que s’il est disponible depuis la source concernée et que l’utilisateur y a accès.
Comment associer les données personnelles au bon collaborateur ?
Configurez l’identification, les droits d’accès et les données autorisées pour chaque action. Utilisez uniquement les informations nécessaires à cette modification et déterminez où le collaborateur les saisit et les confirme. Une conversation dans Teams ne donne pas automatiquement accès à toutes les données RH ni aux droits de modification.
De votre processus de modification à votre ArchieSimplifiez les changements.
Simplifiez les changements.
De la première question à un statut clair.
Apportez une modification courante et vos instructions de travail. Nous examinerons ensemble comment Archie aide les collaborateurs et quelles données, vérifications et connexions sont nécessaires.
