Voor de medewerker
Weten wat je moet doorgeven.
Vind de juiste route, controleer de benodigde gegevens en begrijp of je wijziging nog bevestiging, beoordeling of verwerking nodig heeft.
Wijzigingen met ArchieEen wijziging.
Een wijziging.
Goed doorgegeven.
Een nieuw adres, andere contactgegevens of een verzoek om minder te werken. Archie helpt medewerkers de juiste route te volgen en maakt duidelijk wat al is verwerkt en wat nog op beoordeling wacht.
Jullie HR-procesBewuste bevestigingDuidelijke status
Employee Change Agent · Archie voor HR
Verandert er iets? Dan wil je weten waar je begint.
AI voor personeelswijzigingen helpt medewerkers de juiste procedure te vinden voor het wijzigen van gegevens of het aanvragen van een verandering. De Employee Change Agent van Archie legt jullie stappen uit en kan met passende koppelingen een wijzigingsverzoek doorzetten of de beschikbare status tonen. Jullie HR-systeem, controles en goedkeuringsroute blijven leidend.
Voor HR en leidinggevenden
Completere verzoeken. Minder uitzoekwerk.
Maak duidelijk welke informatie nodig is en wie een wijziging beoordeelt. Zo hoeft een medewerker minder vaak opnieuw uit te leggen wat er verandert.
Zo helpt Archie bij wijzigingen
Van een verandering naar de juiste registratie.
Bekijk hoe Sam een adreswijziging regelt, een verzoek over werkuren voorbereidt en de status van een wijziging controleert.
In gesprek met Archie
ArchieAntwoord & volgende stap
VoorbeeldSam · MedewerkerIk ben verhuisd. Hoe geef ik mijn nieuwe adres door?
Archie
Volgens jullie werkinstructie wijzig je je adres in het medewerkersportaal. Open daar Persoonlijke gegevens, controleer het nieuwe adres en kies de ingangsdatum. Bevestig daarna de wijziging.
Werkinstructie · Adres wijzigenSam · MedewerkerIk heb het daar bevestigd. Staat het nu goed?
Archie
Dat kan ik in dit voorbeeld niet in het HR-systeem controleren. Bekijk de bevestiging en de geregistreerde ingangsdatum in het portaal. Ontbreekt die bevestiging of klopt er iets niet, neem dan contact op met HR. In dit gesprek heb ik geen gegevens aangepast.
Geen gekoppelde verwerkingsstatus · Controle in het portaalWat achter het gesprek gebeurt
Eerst controleren. Dan de wijziging bevestigen.
- Gebruik de juiste werkinstructieLeg uit waar de medewerker het adres aanpast en welke gegevens nodig zijn.
- Laat de medewerker controlerenEen nieuw adres en de ingangsdatum worden bewust bevestigd in de afgesproken omgeving.
- Bevestig alleen wat bekend isZonder zicht op de systeemregistratie wordt de wijziging niet als verwerkt gemeld.
ArchieAntwoord & volgende stap
VoorbeeldSam · MedewerkerIk wil vanaf 1 december van 40 naar 32 uur werken. Hoe vraag ik dat aan?
Archie
Volgens jullie procedure bespreekt je leidinggevende dit met je en beoordeelt HR het verzoek. Ik kan een verzoek vastleggen met 32 uur als gewenste werkweek en 1 december als gewenste ingangsdatum. Wil je dat ik het doorzet?
Ingerichte workflow · Verzoek wijziging werkurenSam · MedewerkerJa, zet dat verzoek door voor beoordeling.
Archie
Het HR-systeem heeft je verzoek ontvangen. Het staat op In behandeling. Je huidige werkuren zijn hiermee nog niet aangepast. Je leidinggevende en HR volgen de afgesproken beoordelingsroute en bevestigen de uitkomst.
Systeembevestiging · Verzoek in behandelingWat achter het gesprek gebeurt
Een verzoek doorzetten. De beslissing bij jullie.
- Maak de gewenste wijziging explicietControleer de gewenste uren en datum voordat het verzoek wordt verstuurd.
- Leg het verzoek vast na bevestigingGebruik een ondersteunde koppeling en wacht op de terugmelding van het HR-systeem.
- Houd verzoek en besluit uit elkaarEen ontvangen verzoek verandert de geregistreerde werkuren niet automatisch.
ArchieAntwoord & volgende stap
VoorbeeldSam · MedewerkerMijn wijziging naar 32 uur is goedgekeurd, maar ik zie nog 40 uur staan. Hoe kan dat?
Archie
Het gekoppelde HR-systeem toont 32 uur als goedgekeurde wijziging met ingangsdatum 1 december. Tot die datum staat je huidige werkweek op 40 uur. Dat zijn twee verschillende registraties: je huidige uren en de toekomstige wijziging.
Gekoppeld HR-systeem · Huidige en toekomstige registratieSam · MedewerkerDus mijn rooster en salaris zijn dan ook al aangepast?
Archie
Dat kan ik met deze gegevens niet bevestigen. Ik zie hier geen verwerkingsstatus uit de rooster- of salarisadministratie. Controleer die vervolgstappen via jullie afgesproken route bij je leidinggevende of HR.
Vervolgverwerking niet zichtbaar · Controle bij de verantwoordelijke collegaWat achter het gesprek gebeurt
Weten waarom een wijziging nog niet zichtbaar is.
- Lees status én ingangsdatumEen goedgekeurde toekomstige wijziging kan naast de huidige registratie bestaan.
- Leg het verschil begrijpelijk uitLaat zien wat nu geldt en welke verandering voor later is vastgelegd.
- Trek geen conclusie over andere systemenDe bevestiging uit HR is geen bewijs dat iedere vervolgadministratie al is bijgewerkt.
Illustratieve gesprekken met fictieve medewerkers, wijzigingen en statussen. Persoonlijke gegevens en acties vragen passende toegang, ondersteunde koppelingen en ingerichte controles.
Wat Archie bij wijzigingen ondersteunt
De juiste route voor iedere verandering.
Begin met heldere uitleg. Voeg beschikbare statussen en het doorzetten van verzoeken toe waar jullie systemen en processen dat ondersteunen.
01 · Jullie instructies
Weten waar je een wijziging doorgeeft.
Help medewerkers de juiste procedure te vinden voor persoonlijke gegevens, contactinformatie of een verzoek over hun werk. Archie maakt duidelijk welke informatie nodig is en wie de volgende stap zet.
Nodig: actuele werkinstructies, aanvraagroutes en contactpersonen.
Van vraag naar de juiste plekVoorbeeld
Nieuw adresMedewerkersportaal
Andere werkurenVerzoek ter beoordeling
Een uitzonderingContact met HR
Afgestemd op jullie proces en beschikbare informatie.
02 · Toegestane gegevens
Zien wat geregistreerd is en wanneer het ingaat.
Met passende koppelingen kan Archie de beschikbare wijzigingsstatus en ingangsdatum ophalen. De medewerker ziet of iets nog op beoordeling wacht of als toekomstige wijziging is vastgelegd.
Nodig: HR-koppeling, toegangscontrole en duidelijke betekenis van iedere status.
Een toekomstige wijzigingVoorbeeld
Huidige werkweek40 uur
Goedgekeurde wijziging32 uur
Ingangsdatum1 december
Afgestemd op jullie proces en beschikbare informatie.
03 · Ingerichte workflow
Van duidelijke wens naar compleet verzoek.
Laat Archie een ondersteund wijzigingsverzoek voorbereiden en na de afgesproken controles en bevestiging doorzetten. Jullie proces bepaalt welke beoordeling nodig is en wanneer gegevens daadwerkelijk worden aangepast.
Nodig: ondersteunde schrijfopdracht, bevestiging en terugmelding vanuit het ontvangende systeem.
Een wijzigingsverzoek volgenVoorbeeld
Gegevens bevestigenMedewerker
Verzoek beoordelenBevoegde collega
Verwerking controlerenBronsysteem
Afgestemd op jullie proces en beschikbare informatie.
Wat nodig is
Jullie gegevens. Jullie wijzigingsproces.
Maak per wijziging duidelijk welke bron leidend is, wie mag bevestigen en wanneer beoordeling nodig is. Een adreswijziging kan een andere route volgen dan een verzoek over werkuren.
ToepassingWat sluit je aan?Wat spreek je af?
01Procedures & contactroutes
Jullie instructies voor het wijzigen van gegevens en het indienen van verzoeken.
Leg per wijzigingstype vast welke gegevens nodig zijn en wie beoordeelt of helpt bij een afwijking.
02Gegevens & wijzigingsstatus
De toegestane informatie uit jullie HR-systeem, inclusief relevante ingangsdata.
Bepaal wat de medewerker mag zien en maak onderscheid tussen huidige, aangevraagde en toekomstige gegevens.
03Bevestigen & verwerken
Een ondersteunde koppeling voor de afgesproken verzoeken of wijzigingen.
Spreek af wie bevestigt, wie goedkeurt en welke systeemreactie nodig is om verwerking te kunnen melden.
Ook in jullie vertrouwde werkomgeving.
Archie in TeamsLaat medewerkers hun wijzigingsvraag stellen in Microsoft Teams. Gebruik voor persoonlijke gegevens de afgesproken route en richt toegang tot HR-gegevens en acties afzonderlijk in.
Als het anders loopt
Niet iedere verandering is een simpele aanpassing.
Soms klopt een registratie niet, ontbreekt een ingangsdatum of vraagt een wijziging om een persoonlijke afweging. Archie benoemt wat bekend is en brengt de medewerker bij de juiste collega. HR en de leidinggevende houden de regie over afspraken en uitzonderingen.
Zo houdt Archie het duidelijk
“Je verzoek is ontvangen. Je werkuren zijn daarmee nog niet aangepast. De beoordeling loopt via HR en je leidinggevende.”
Maak duidelijk wat vaststaat
Benoem de geregistreerde status en de beschikbare ingangsdatum zonder ontbrekende informatie in te vullen.
Geef de juiste contactroute
Een afwijkende registratie gaat naar de beheerder. Een persoonlijke afspraak naar HR of de leidinggevende.
Laat de uitkomst bevestigen
Gebruik de terugmelding uit het juiste systeem voordat je een wijziging als verwerkt presenteert.
Klein beginnen. Gericht uitbreiden.
Begin met één veelvoorkomende wijziging.
Kies een wijziging die vaak vragen oplevert en breng de route van medewerker tot registratie in kaart. Voeg statusinformatie en acties toe zodra de basis klopt.
Maak de route en gegevens compleet
Verzamel de werkinstructie en bepaal welke velden nodig zijn, waar de medewerker bevestigt en wie een verzoek beoordeelt.
Test ook de onduidelijke situaties
Controleer een toekomstige ingangsdatum, een open beoordeling, een ontbrekende systeembevestiging en een afwijkende registratie.
Verbeter voordat je uitbreidt
Bekijk waar medewerkers vastlopen en welke verzoeken terugkomen voor aanvulling. Gebruik die inzichten voor het volgende wijzigingstype.
Bespreek jullie wijzigingsprocesEén wijzigingstype. Eén duidelijke route. Een gericht begin.
Goed om te wetenJouw vragen over wijzigingen.
Jouw vragen over wijzigingen.
Helder beantwoord.
Van nieuwe gegevens tot een verzoek dat nog op beoordeling wacht. Dit wil je weten over bevestiging, verwerking en verantwoordelijkheden.
Wat doet de Employee Change Agent?
De Employee Change Agent is de HR-agent van Archie voor vragen en processtappen rond personeelswijzigingen. Hij legt uit hoe medewerkers gegevens wijzigen of een verandering aanvragen. Met passende koppelingen kan hij beschikbare statussen tonen en bevestigde verzoeken doorzetten volgens jullie workflow.
Welke wijzigingen kan Archie ondersteunen?
Denk aan uitleg over een adreswijziging, andere contactgegevens of de route voor een verzoek over werkuren. Welke gegevens Archie kan ophalen of aanpassen, hangt af van jullie bronnen, toegangsrechten en koppelingen. De beschikbare handelingen worden per wijzigingstype ingericht.
Kunnen we beginnen zonder HR-koppeling?
Ja. Archie kan medewerkers de juiste route uitleggen vanuit jullie werkinstructies. Persoonlijke gegevens controleren, een actuele verwerkingsstatus ophalen of een wijziging doorzetten vraagt aanvullende toegang, een passende koppeling en inrichting.
Past Archie gegevens direct aan na een bericht?
Een bericht is op zichzelf geen bevestigde wijziging. In de hier beschreven werkwijze controleert en bevestigt de medewerker eerst de gegevens via de afgesproken route. Daarna kan een ondersteunde workflow een verzoek of wijziging verwerken, met eventuele beoordeling volgens jullie proces.
Wie keurt een wijziging in werkuren goed?
Dat bepalen jullie afspraken en beoordelingsroute. Archie kan de procedure uitleggen en met een passende workflow een bevestigd verzoek vastleggen. De leidinggevende, HR of een andere bevoegde collega beoordeelt het verzoek. Een ontvangstbevestiging is geen goedkeuring.
Hoe gaat Archie om met een toekomstige ingangsdatum?
Als de gekoppelde bron die informatie beschikbaar maakt, kan Archie uitleggen welke gegevens nu gelden en welke wijziging voor een latere datum is vastgelegd. Een goedgekeurde wijziging hoeft nog niet actief te zijn. De ingangsdatum en status uit het bronsysteem blijven leidend.
Worden rooster- en salarissystemen automatisch bijgewerkt?
Dat hangt af van jullie bestaande proces en koppelingen. Een wijziging in het HR-systeem bewijst niet dat ieder ander systeem is bijgewerkt. Archie kan alleen een vervolgstatus bevestigen wanneer die beschikbaar is vanuit de betreffende bron en de gebruiker toegang heeft.
Hoe houden we persoonlijke gegevens bij de juiste medewerker?
Richt identificatie, toegangsrechten en de toegestane gegevens per handeling in. Gebruik alleen de informatie die voor die wijziging nodig is en bepaal waar de medewerker deze invoert en bevestigt. Een gesprek in Teams geeft niet automatisch toegang tot alle HR-gegevens of wijzigingsrechten.
Van jullie wijzigingsproces naar jullie ArchieMaak veranderingen eenvoudiger.
Maak veranderingen eenvoudiger.
Van eerste vraag tot duidelijke status.
Neem een veelvoorkomende wijziging en jullie werkinstructie mee. Samen bekijken we hoe Archie medewerkers helpt en welke gegevens, controles en koppelingen daarvoor nodig zijn.
