Die Richtlinien bleiben in Ihrer Hand.
HR legt fest, welche Quellen maßgeblich sind und wer die Informationen verwaltet. Eine klare Quelle hilft Mitarbeitenden und HR, Antworten zu überprüfen.
Archie für HR
Mehr Zeit
für Menschen.
Archie ist dabei.
Von einer schnellen HR-Frage bis zu einem neuen Kollegen, der gut startet. Archie hilft Mitarbeitenden weiter und nimmt Ihnen wiederkehrende Routineaufgaben ab.
Ihr WissenIhre SystemeSteuerung durch HR
S
Sam hat eine Frage„Ich fange am Montag an.
Was muss ich noch erledigen?“
Was muss ich noch erledigen?“
Archie hilft Ihnen weiter
Ihr Kennenlernen ist geplant.Ihr Laptop ist angefordert.
Nur Ihre Kontaktdaten müssen noch überprüft werden.
Illustratives Beispiel · fiktive DatenHR, näher an Ihren MitarbeitendenEine Frage stellen.
Eine Frage stellen.
Weiterkommen.
Eine klare Antwort.
Die passende Erklärung aus Ihren Richtlinien und Vereinbarungen – genau dann, wenn jemand sie braucht.
Ein konkrester nächster Schritt.
Informationen finden und einen Antrag begleiten. Mit den richtigen Prüfungen und Genehmigungen.
Von der HR-Frage zum nächsten SchrittEine ganz normale HR-Frage.
Eine ganz normale HR-Frage.
Eine Menge Arbeit weniger.
Wählen Sie eine Situation aus. Entdecken Sie, wie Archie Wissen und nächste Schritte in einem Gespräch zusammenführt.
Im Gespräch mit Archie
ArchieBeispielgespräch mit Sam
HR-AssistentSamKann ich für nächsten Freitag 8 Stunden Urlaub beantragen?
Archie
Sie haben noch 48 Urlaubsstunden verfügbar. Das liegt also innerhalb Ihres Resturlaubs. Ihre Führungskraft muss den Antrag noch genehmigen. Soll ich ihn einreichen?
Quelle: Urlaubsregelung + persönliches UrlaubsguthabenSamJa, reichen Sie ihn bitte ein.
Archie
Ihr Antrag wurde bei Ihrer Führungskraft eingereicht. Sobald er genehmigt wurde, wird Ihr Urlaubsguthaben aktualisiert.
Warten auf GenehmigungHinter jeder Antwort
Ihre Vereinbarungen.
Ein logischer nächster Schritt.
- Ihre DatenNur den Saldo anzeigen, den Sam einsehen darf.
- Ihre VereinbarungenDie Urlaubsregelung und Genehmigung berücksichtigen.
- Eine gezielte AktionNach der Bestätigung den Antrag einreichen.
ArchieBeispielgespräch mit Sam
HR-AssistentSamWo finde ich die Vereinbarungen zum Arbeiten von zu Hause?
Archie
In Ihrem Personalhandbuch. Sie stimmen die Tage im Homeoffice mit Ihrer Führungskraft ab. Dort finden Sie auch die Bedingungen für Ihren Arbeitsplatz und eine mögliche Vergütung.
Quelle: Personalhandbuch / Arbeiten von zu HauseSamUnd wenn ich eine Ausnahme benötige?
Archie
Besprechen Sie Ihre Situation mit der Personalabteilung. Ich helfe Ihnen, den richtigen Kontaktweg zu finden. Die Personalabteilung prüft die Ausnahme.
Der richtige Weg zur PersonalabteilungHinter jeder Antwort
Ihre Vereinbarungen.
Ein logischer nächster Schritt.
- Die Frage verstehenErkennen, nach welcher Vereinbarung Sam sucht.
- Die Quelle einbeziehenAntworten auf Grundlage Ihres Personalhandbuchs geben.
- Raum für einen MenschenEine Ausnahme von der Personalabteilung prüfen lassen.
ArchieBeispielgespräch mit Sam
HR-AssistentSamIch beginne am Montag. Was muss ich noch erledigen?
Archie
Ihre Einarbeitung ist geplant und Ihr Laptop wurde angefordert. Eine Aufgabe ist noch offen: Ihre Kontaktdaten überprüfen.
Quelle: Onboarding-Checkliste + AufgabenstatusSamWo erledige ich das?
Archie
Im Mitarbeiterportal unter Ihren persönlichen Daten. Können Sie noch nicht darauf zugreifen? Dann hilft Ihnen Ihre Ansprechperson in der Personalabteilung weiter.
Bereit für den nächsten SchrittHinter jeder Antwort
Ihre Vereinbarungen.
Ein logischer nächster Schritt.
- Der richtige KontextStartdatum und zulässige Daten bestimmen.
- Der aktuelle StandVerfügbare Aufgaben und Fortschritt abrufen.
- Gezielt weitermachenDie offene Aufgabe und den richtigen Kontaktweg anzeigen.
Interaktive Beispiele mit fiktiven Daten. Personenbezogene Informationen und Aktionen erfordern geeignete Berechtigungen, eingerichtete Prozesse und verfügbare Schnittstellen.
Archie HR AgentsEin vertrautes Gesicht.
Ein vertrautes Gesicht.
Sieben HR-Spezialisten dahinter.
Von der Erläuterung von Richtlinien bis zur Begleitung eines Antrags. Wählen Sie einen Agenten und entdecken Sie, welche wiederkehrenden Aufgaben Sie damit bearbeiten können.
HR Knowledge Agent
Die Antwort beginnt bei Ihrem Wissen.
Machen Sie Richtlinien, Tarifvereinbarungen und Verfahren über ein einziges Gespräch zugänglich. Archie hilft Ihnen, die relevanten Informationen zu finden, und zeigt, worauf eine Antwort basiert.
So beginnt das Gespräch„Wie beantrage ich Elternzeit?“
Das Verfahren erklären, die Quelle anzeigen und deutlich machen, welche Schritte die Mitarbeitenden selbst oder gemeinsam mit HR unternehmen müssen.
Leave Agent
Von der Urlaubsfrage zu einem klaren Status.
Kombinieren Sie Erläuterungen zur Regelung mit dem persönlichen Urlaubssaldo und einem Antragsprozess. Welche Prüfungen und Genehmigungen erforderlich sind, legen Sie im Voraus fest.
So beginnt das Gespräch„Kann ich für nächsten Freitag Urlaub beantragen?“
Saldo und Regeln prüfen, den Antrag vorbereiten und über den eingerichteten Weg weiterleiten.
Joiner Agent
Ein neues Teammitglied weiß, woran es ist.
Machen Sie Fragen, Dokumente und Onboarding-Schritte übersichtlich. Mit angebundener Aufgabenstatusanzeige kann Archie angeben, was bereits erledigt ist und was noch Aufmerksamkeit erfordert.
So beginnt das Gespräch„Was muss ich vor meinem ersten Arbeitstag erledigen?“
Die richtige Checkliste und die zuständigen Ansprechpartner anzeigen, mit Fortschrittsanzeige, sofern verfügbar.
Leaver Agent
Der letzte Arbeitstag erfordert klare Vereinbarungen.
Unterstützen Sie Mitarbeitende und beteiligte Teams beim Offboarding. Bringen Sie Rückgabe, Übergabe und offene Aufgaben zusammen – mit den richtigen Verantwortlichen.
So beginnt das Gespräch„Wo gebe ich meinen Laptop zurück?“
Das Verfahren erklären und beim nächsten Schritt begleiten. Sensible Entscheidungen und Ausnahmen bleiben bei den zuständigen Personen.
Employee Change Agent
Eine Änderung mit den richtigen Prüfungen.
Begleiten Sie Anträge zu Arbeitszeit, Rolle oder Vertrag. Archie kann dabei helfen, Informationen zu sammeln und einen eingerichteten Workflow mit den vereinbarten Genehmigungen zu starten.
So beginnt das Gespräch„Ich möchte weniger Stunden arbeiten. Wie beantrage ich das?“
Erforderliche Informationen und Voraussetzungen klar darstellen und den Antrag an die zuständige prüfende Person weiterleiten.
Payroll Agent
Klarheit bei Fragen zum Gehalt.
Unterstützung bei Fragen zu Gehaltsverfahren und Änderungen. Persönliche Daten erfordern eine zusätzliche Zugriffskontrolle; eine inhaltliche Abweichung kann an die Lohnbuchhaltung übergeben werden.
So beginnt das Gespräch„Wie melde ich eine Gehaltsänderung?“
Das vereinbarte Verfahren erklären, Daten sicher übermitteln lassen und die zuständige Abteilung einbeziehen.
Expense Agent
Eine Spesenabrechnung beginnt mit klaren Voraussetzungen.
Lassen Sie Mitarbeitende herausfinden, welche Ausgaben sie abrechnen dürfen und was dafür erforderlich ist. Erweitern Sie dies um Prüfungen, Einreichung oder Statusinformationen, sofern die Schnittstellen dies unterstützen.
So beginnt das Gespräch„Wie reiche ich meine geschäftlichen Reisekosten ein?“
Die Regelung und erforderlichen Belege erklären und beim richtigen nächsten Schritt unterstützen.
Gemeinsam bestimmen wir, welche Agents und Aktionen zu Ihren Prozessen passen. Der Einsatz hängt von Wissen, Systemzugriff, Berechtigungen und dem erforderlichen Setup ab.
Passt in Ihre HR-LandschaftNicht alles muss anders werden.
Nicht alles muss anders werden.
Der Zugang schon.
Das Wissen steht in einem Handbuch. Der Saldo in Ihrem HR-System. Der Antrag wiederum an einem anderen Ort. Archie verbindet die Schritte hinter einem einzigen Gespräch.
Ihre Quellsysteme bleiben maßgeblich. Gemeinsam bestimmen wir, welche Informationen Archie abrufen darf und welche Aktionen und Schnittstellen erforderlich sind.
Dort, wo Ihre Mitarbeitenden arbeiten
Microsoft TeamsIn Ihrer vertrauten Arbeitsumgebung
WebumgebungDirekt erreichbar
Archie für HRDas richtige Wissen. Der nächste Schritt.
HR-WissenRichtlinien & Tarifvertrag
HR-SystemeDaten & Saldo
WorkflowsAufgaben & Anträge
HR behält die KontrolleIntelligent geregelt.
Intelligent geregelt.
Mit Aufmerksamkeit für das, was menschlich bleibt.
Eine gute Antwort und eine korrekte Aktion beginnen mit klaren Vereinbarungen. Deshalb gehören Wissensmanagement, Zugriffsrechte und menschliche Kontrolle zur Einrichtung.
Die richtigen Informationen für die richtige Person.
Eine allgemeine Frage zu Richtlinien erfordert etwas anderes als eine persönliche Saldoabfrage. Wir richten Zugriffe und Systemaktionen auf Grundlage von Rollen und Berechtigungen ein.
Eine Ausnahme erhält Aufmerksamkeit.
Fehlende Informationen oder eine sensible Situation erfordern einen Menschen. Archie hilft dabei, die Frage mit relevantem Kontext an HR weiterzugeben.
Archie für HR baut auf derselben Plattformbasis für Wissen, Gespräche, Support, Automatisierung und Insights auf.
Sicherheit & DatenschutzKlein anfangen. Gezielte Erweiterung.Zuerst eine Frage gut lösen.
Zuerst eine Frage gut lösen.
Dann gemeinsam weitermachen.
Machen Sie es konkret. Zum Beispiel mit den Fragen, die neue Kolleginnen und Kollegen vor ihrem Start stellen.
Ihre erste AnwendungEin guter Start.
Ein guter Start.
Schon vor dem ersten Tag.
Die gleichen Fragen zum ersten Arbeitstag landen immer wieder bei HR. Dort beginnen wir.
Eine neue Kollegin oder ein neuer Kollege fragt„Am Montag fange ich an.
Wo muss ich hin und
was soll ich mitbringen?“
Beispiel für einen klar abgegrenzten Start, abgestimmt auf Ihre Organisation.Wo muss ich hin und
was soll ich mitbringen?“
Gemeinsam präzisieren
Welche Fragen erhält HR jede Woche?
Wir sammeln die häufigsten Einstiegsfragen und die Antworten, die Sie bereits haben. Sie bestimmen, wer das Wissen aktuell hält.
Ein klarer Umfang und die richtigen Quellen.
In der Praxis ausprobieren
Lassen Sie eine erste Gruppe damit arbeiten.
Archie unterstützt Sie mit Ihren Einstiegsinformationen. Wir testen außerdem, was passiert, wenn Wissen fehlt oder jemand eine persönliche Frage stellt.
Richtige Antworten mit einem Weg zu HR.
Auf dem aufbauen, was funktioniert
Erweitern Sie dort, wo es wirklich hilft.
Sehen Sie sich an, welche Fragen offenbleiben. Danach entscheiden wir, ob es beispielsweise sinnvoll ist, den Aufgabenstatus oder einen Antrag hinzuzufügen und welche Schnittstellen dafür erforderlich sind.
Ein nächster Schritt auf Basis echter Fragen.
Welche wiederkehrende Aufgabe würden Sie als Erstes angehen wollen?
Besprechen Sie Ihren ersten HR-ProzessGut zu wissenIhre HR-Fragen.
Ihre HR-Fragen.
Klar beantwortet.
Von der ersten Anwendung bis zur täglichen Praxis. Das sollten Sie wissen, bevor Sie mit Archie für HR beginnen.
Was ist Archie für HR?
Archie für HR ist eine Anwendung der Archie-Plattform für HR-Fragen und wiederkehrende Anfragen. Mitarbeitende erhalten einen zentralen Zugang zu Wissen und Unterstützung. Je nach Konfiguration können spezialisierte HR-Agents Informationen abrufen und Schritte in angebundenen Systemen ausführen.
Ersetzt Archie unser HR- oder Lohnabrechnungssystem?
Ihre bestehenden Systeme bleiben die Quelle für Personaldaten, Gehaltsabrechnungen und dokumentierte Änderungen. Archie dient als Zugang für Mitarbeitende und verbindet verfügbares Wissen mit Systemfunktionen. Für jede Anwendung bestimmen wir, welche Anbindungen erforderlich und möglich sind.
Was ist der Unterschied zwischen einem HR-Chatbot und einem HR-Agent?
Ein Chatbot ist die Gesprächsschnittstelle. Dahinter kann eine Anwendung nicht nur Fragen beantworten, sondern auch Daten abrufen oder Aktionen ausführen. Bei Archie HR Agents steht der HR-Prozess im Mittelpunkt: Welche Informationen werden benötigt, welche Handlung ist zulässig und wann muss ein Mensch genehmigen oder übernehmen?
Können Mitarbeitende Archie in Microsoft Teams nutzen?
Archie ist in einem Einzelchat in Microsoft Teams verfügbar. Der Teams-Assistent nutzt eine bestehende Chatbot- oder Agent-Assist-Konfiguration. Für persönliche HR-Daten und Prozessaktionen sind außerdem passende Anbindungen und Berechtigungen erforderlich. Der Zugriff auf Teams allein gewährt keinen uneingeschränkten Zugriff auf HR-Daten.
Müssen wir sofort alle sieben HR-Agents nutzen?
Sie können mit einer klar abgegrenzten Anwendung beginnen, etwa Fragen zu Richtlinien oder einem Urlaubsprozess. Gemeinsam bestimmen wir, welcher Agent geeignet ist und welches Wissen, welcher Systemzugriff und welche Konfiguration erforderlich sind. Die Erweiterung erfolgt auf Basis von Nutzung, Ergebnissen und Prioritäten.
Wie gehen wir mit vertraulichen oder sensiblen Fragen um?
Wir legen im Voraus fest, welche Informationen Archie abrufen darf und welche Situationen weitergeleitet werden. Für personenbezogene Daten sind angemessene Zugriffskontrollen erforderlich. Medizinische Inhalte, Beschwerden und Entscheidungen mit Auswirkungen auf Mitarbeitende erfordern eine gesonderte Prüfung und eine klare menschliche Verantwortung.
Was benötigen wir für den Start?
Einen ersten HR-Prozess, das dazugehörige Wissen und eine Person, die für die Inhalte verantwortlich ist. Für persönliche Informationen oder Aktionen erfassen wir außerdem die Systeme, verfügbaren Anbindungen, Berechtigungen und Genehmigungen. Anschließend legen wir gemeinsam den Umfang, den Testansatz und die Einführung fest.
Wie messen wir, ob es funktioniert?
Halten Sie zunächst fest, wie viele Fragen oder Anfragen eingehen, welche manuellen Schritte erforderlich sind und was ein gutes Ergebnis ausmacht. Vergleichen Sie anschließend beispielsweise Bearbeitungszeit, inhaltliche Richtigkeit, abgeschlossene Anfragen, Weiterleitungen und Mitarbeitendenzufriedenheit. Ein Gespräch ohne Weiterleitung ist allein noch kein Beleg dafür, dass die Frage gelöst wurde.
Von Ihrer Praxis zu Ihrem ArchieGeben Sie HR mehr Freiraum.
Geben Sie HR mehr Freiraum.
Beginnen Sie mit einer Frage.
Welche Frage kommt bei Ihnen immer wieder? Bringen Sie sie mit.
Dann zeigen wir Ihnen, wie Archie helfen kann.
