Für neue Kolleginnen und Kollegen
Wissen, was der nächste Schritt ist.
Vom ersten Arbeitstag bis zu einer offenen Aufgabe: die richtige Erklärung und der passende Kontaktweg an einem Ort.
Onboarding mit ArchieEin guter Start.
Ein guter Start.
Noch vor dem ersten Tag.
Wo muss ich sein? Was muss ich noch erledigen? Archie unterstützt neue Kolleginnen und Kollegen mit Ihren Startinformationen, einer klaren Checkliste und der richtigen Ansprechperson.
Ihre StartinformationenKlare nächste SchritteSteuerung durch HR
Joiner Agent · Archie für HR
Weniger einzelne Fragen. Mehr Orientierung zum Start.
KI für Onboarding hilft neuen Mitarbeitenden, ihre Startinformationen zu finden und Onboarding-Schritte zu verstehen. Bei Archie ist dies der Aufgabenbereich des Joiner Agent. Mit angebundener Aufgabenerfassung kann Archie außerdem anzeigen, was bereits erledigt ist und was noch offensteht.
Für HR und das Team
Weniger suchen und weiterleiten.
Wiederkehrende Fragen zum Start mit demselben gepflegten Wissen beantworten. Eine Kollegin oder ein Kollege bleibt für persönliche Unterstützung verfügbar.
So unterstützt Archie neue Kolleginnen und Kollegen
Von der Startfrage zum nächsten Schritt.
Begleiten Sie Sam durch drei typische Situationen. Wählen Sie ein Beispiel und sehen Sie, wie Erklärungen, der verfügbare Status und menschliche Unterstützung zusammenwirken.
Im Gespräch mit Archie
ArchieAntwort & nächster Schritt
BeispielSam · Neue Kollegin bzw. neuer KollegeIch fange am Montag an. Was muss ich noch erledigen?
Archie
Ihre Einarbeitung ist geplant. Ihr Laptop wurde angefordert; ich sehe noch keine Bestätigung, dass er bereitsteht. Überprüfen Sie vor Ihrem ersten Arbeitstag Ihre Kontaktdaten im Mitarbeitendenportal.
Startpaket + zulässiger AufgabenstatusSam · Neue Kollegin bzw. neuer KollegeWo finde ich diese Daten?
Archie
Öffnen Sie im Mitarbeitendenportal „Meine Daten“. Dort können Sie Ihre Kontaktdaten überprüfen. Können Sie sich nicht anmelden? Dann ist Ihre HR-Ansprechperson aus dem Startpaket die nächste Kontaktperson für Sie.
Arbeitsanweisung für das MitarbeitendenportalWas hinter dem Gespräch passiert
Was ist erledigt? Was steht noch offen?
- Wählen Sie die richtige ChecklisteVerwenden Sie das bestätigte Startdatum, die Rolle und den Standort, um die passenden Startinformationen zu finden.
- Lesen Sie den verfügbaren FortschrittVerbinden Sie die Erklärung mit dem Aufgabenstatus, den Sam einsehen darf. „Angefordert“ bedeutet noch nicht „bereit“.
- Den nächsten Schritt konkret machenBenennen Sie die offene Aufgabe, den Ort, an dem Sam sie erledigt, und den Kontaktweg, falls dies nicht gelingt.
ArchieAntwort & nächster Schritt
BeispielSam · Neue Kollegin / neuer KollegeIch kann noch nicht auf das Mitarbeiterportal zugreifen. Können Sie meine Daten überprüfen?
Archie
Ich kann Ihre persönlichen Daten hier nicht überprüfen. Nutzen Sie den Kontaktweg in Ihrem Starterpaket, um Zugriff anzufordern. Teilen Sie in diesem Gespräch kein Passwort.
Starterpaket · Zugriff anfordernSam · Neue Kollegin / neuer KollegeSoll ich mich an HR oder die IT wenden?
Archie
In diesem Starterpaket ist Ihre HR-Ansprechperson die erste Anlaufstelle. Geben Sie an, dass Sie am Montag beginnen und noch keinen Zugriff haben. HR stimmt den nächsten Schritt mit der IT ab.
Kontaktweg für neue MitarbeitendeWas hinter dem Gespräch passiert
Kein Zugriff? Aber ein klarer Weg.
- Die Zugriffsgrenze einhaltenEin Gespräch zu beginnen, gewährt keinen Zugriff auf persönliche Daten oder andere Systeme.
- Den vereinbarten Weg nutzenZeigen Sie, wer erreichbar ist und welche Informationen benötigt werden, um das Problem zu bearbeiten.
- Keine abgeschlossene Aktion versprechenEine Erklärung zum Zugriff ist kein angelegtes Konto. Die zuständige Kollegin oder der zuständige Kollege bestätigt die Lösung.
ArchieAntwort & nächster Schritt
BeispielSam · Neue Kollegin / neuer KollegeMein Startdatum verschiebt sich um eine Woche. Passt sich die Checkliste dann an?
Archie
Ich kann diese Änderung noch nicht bestätigen. Lassen Sie das neue Startdatum von HR erfassen. Anschließend muss ebenfalls geprüft werden, was dies für Ihre Termine, Ihren Zugriff und Ihre Aufgaben bedeutet.
Onboardingverfahren · Geändertes StartdatumSam · Neue Kollegin / neuer KollegeWas sollte ich jetzt am besten mitteilen?
Archie
Geben Sie das vorgeschlagene Startdatum und die bereits getroffenen Vereinbarungen über Ihren HR-Kontaktweg weiter. HR bestätigt die Änderung und stimmt die Planung mit Ihrer Führungskraft und der IT ab.
HR prüft und bestätigt die ÄnderungWas hinter dem Gespräch passiert
Ein anderes Startdatum erfordert Abstimmung.
- Prüfen Sie, was bestätigt istUnterscheiden Sie zwischen einem vorgeschlagenen Datum und dem Datum im führenden System.
- Die Auswirkungen zusammenführenEin anderes Datum kann Auswirkungen auf Kennenlernen, Arbeitsmittel und Systemzugriff haben.
- Die richtige verantwortliche Stelle entscheiden lassenHR und die beteiligten Teams bestätigen die Änderung. Ein etwaiger Workflow richtet sich nach Ihren Vereinbarungen.
Beispielhafte Gespräche mit fiktiven Daten und Beispielvereinbarungen. Persönlicher Status und Aktionen erfordern passende Zugriffsrechte, Anbindungen und eingerichtete Prozesse.
Was Archie beim Onboarding unterstützt
Von der Erklärung zur gezielten Nachverfolgung.
Beginnen Sie mit den Informationen, die neue Mitarbeitende benötigen. Ergänzen Sie Fortschritt und Aktionen dort, wo die Einrichtung dies unterstützt.
01 · Ihr Wissen
Die richtige Erklärung für diese neue Mitarbeiterin oder diesen neuen Mitarbeiter.
Machen Sie deutlich, wo jemand erwartet wird, was mitzubringen ist und wer erreichbar ist. Archie verwendet die Startinformationen, die zur Rolle, zum Standort und zum Startdatum passen.
Erforderlich: aktuelles Starterpaket, Checkliste und Kontaktwege.
Ihr erster ArbeitstagBeispiel
Wo soll ich mich melden?Standort & Empfang
Was soll ich mitbringen?Gemäß Ihrem Starterpaket
Wer hilft mir weiter?Buddy & HR-Ansprechperson
Abgestimmt auf Ihren Prozess und die verfügbaren Informationen.
02 · Zulässige Daten
Sehen, was noch Aufmerksamkeit erfordert.
Mit einer angebundenen Aufgabenerfassung kann Archie erklären, was geplant, angefragt oder noch offen ist. Eine fehlende Bestätigung bleibt als offener Punkt sichtbar.
Erforderlich: Aufgabenerfassung, passende Berechtigungen und aktuelle Statusdaten.
Ihre VorbereitungBeispiel
KennenlernenGeplant
LaptopAngefordert
KontaktdatenNoch überprüfen
Abgestimmt auf Ihren Prozess und die verfügbaren Informationen.
03 · Eingerichteter Workflow
Ein offener Punkt beim richtigen Verantwortlichen.
Wenn die Anbindung und der Workflow eingerichtet sind, kann Archie einen nächsten Schritt unterstützen. Zum Beispiel kann ein fehlendes Arbeitsmittel mit Ihren Kontrollen und Ihrer Bestätigung an die IT weitergeleitet werden.
Erforderlich: angebundener Prozess, Verantwortlicher und Rückmeldung zur Aktion.
Von der Frage zur NachverfolgungBeispiel
1. Kontext erfassenWas fehlt?
2. Vereinbarte PrüfungDarf dieser Schritt ausgeführt werden?
3. RückmeldungErst nach einer Systemreaktion bestätigt
Abgestimmt auf Ihren Prozess und die verfügbaren Informationen.
Was benötigt wird
Ihre Quellen bleiben maßgeblich.
Die Startinformationen, der persönliche Fortschritt und eine ausgeführte Aktion stammen aus verschiedenen Quellen. Legen Sie für jeden Schritt fest, was Archie verwenden darf.
AnwendungWas binden Sie an?Was vereinbaren Sie?
01Startinformationen
Starterpaket, Checkliste je Rolle oder Standort und Kontaktdaten der beteiligten Teams.
HR benennt einen Verantwortlichen, der die Inhalte pflegt.
02Persönlicher Status
Die Aufgabenerfassung und nur die Daten, die für diesen Mitarbeiter erforderlich sind.
Zugriff prüfen; einen unbekannten Status nicht ausfüllen.
03Ein nächster Schritt
Eine verfügbare Anbindung, ein eingerichteter Workflow und ein Team, das die Nachverfolgung übernimmt.
Erfolg erst nach einer Bestätigung aus dem angebundenen System melden.
Auch in Ihrer vertrauten Arbeitsumgebung.
Archie in TeamsArchie ist in Microsoft Teams verfügbar. Den Zugang für neue Mitarbeiter und die Berechtigungen für HR-Daten richten wir getrennt ein.
Wenn es anders läuft
Der persönliche Start bleibt persönlich.
Ein Buddy hilft jemandem, sich einzuleben. Eine Führungskraft bespricht die Erwartungen. HR beurteilt eine abweichende Situation. Archie unterstützt die organisatorischen Aufgaben und macht deutlich, wer den nächsten Schritt übernimmt.
So sorgt Archie für Klarheit
„Ich sehe, dass Ihr Laptop angefragt wurde. Ob er bereitsteht, kann ich noch nicht bestätigen.“
Benennen Sie, was bekannt ist
Die Anfrage ist registriert. Eine Fertigmeldung fehlt.
Geben Sie den richtigen Kontaktweg an
Folgen Sie dem Weg zur IT oder zum HR-Ansprechpartner aus Ihrem Starterpaket.
Lassen Sie den Verantwortlichen bestätigen
Die IT bestätigt, sobald der Laptop verfügbar ist. Bis dahin bleibt der Status offen.
Klein anfangen. Gezielte Erweiterung.
Beginnen Sie mit einer Gruppe neuer Mitarbeiter.
Wählen Sie einen Standort oder eine Rolle und eine Checkliste. Sorgen Sie dafür, dass diese gut nutzbar ist, bevor Sie weitere Statusangaben oder Aktionen hinzufügen.
Vervollständigen Sie die Grundlage
Sammeln Sie die wiederkehrenden Einstiegsfragen. Prüfen Sie Antworten, Ansprechpartner und die Zuständigkeit für die Quellen.
Testen Sie den normalen und den abweichenden Ablauf
Probieren Sie auch einen fehlenden Aufgabenstatus, fehlenden Zugriff und ein geändertes Startdatum aus. Prüfen Sie, ob die Übergabe eindeutig ist.
Entscheiden Sie auf Grundlage der Praxis
Prüfen Sie, welche Fragen bei HR wiederkehren und welche Aufgaben offenbleiben. Entscheiden Sie erst danach über die nächste Erweiterung.
Besprechen Sie Ihr OnboardingEine Gruppe. Eine Checkliste. Ein klarer Anfang.
Gut zu wissenIhre Onboarding-Fragen.
Ihre Onboarding-Fragen.
Klar beantwortet.
Von den Startinformationen bis zum persönlichen Fortschritt. Das sollten Sie wissen, bevor Sie beginnen.
Was macht der Joiner Agent beim Onboarding?
Der Joiner Agent ist der HR-Agent von Archie für neue Mitarbeitende. Er hilft dabei, Startinformationen und Onboarding-Schritte zu finden und zu verstehen. Mit passenden Integrationen können außerdem der persönliche Aufgabenstatus oder die Unterstützung bei der Nachverfolgung hinzukommen.
Können wir ohne Systemintegrationen beginnen?
Ja. Beginnen Sie mit Erklärungen aus Ihrem verwalteten Startpaket und Ihrer Checkliste. Für den persönlichen Aufgabenstatus oder Aktionen in anderen Systemen sind zusätzliche Zugriffsrechte, Integrationen und Konfigurationen erforderlich.
Kann ein neuer Kollege Archie bereits vor dem ersten Arbeitstag nutzen?
Das hängt vom Kanal und den Zugriffsrechten ab, die Sie bereitstellen. Legen Sie vorab fest, wie neue Mitarbeitende sich anmelden, welche Informationen sie sehen dürfen und wer hilft, wenn ein Konto noch nicht funktioniert. Der Zugriff auf ein HR-System ist nicht automatisch eingerichtet.
Kann Archie persönliche Onboarding-Aufgaben anzeigen?
Wenn eine Aufgabenerfassung angebunden ist und die betreffende Person dafür autorisiert wurde, kann Archie verfügbare Statusdaten verwenden. Die Aufgabenerfassung bleibt maßgeblich. Eine Aufgabe wird nicht ohne Bestätigung als abgeschlossen beschrieben.
Fordert Archie automatisch Laptops oder Konten an?
Das ist keine standardmäßige Folge der Beantwortung einer Onboarding-Frage. Für die Ausführung eines Antrags sind ein eingerichteter Workflow, eine passende Integration und vereinbarte Kontrollen erforderlich. Sie legen für jeden Prozess fest, welche Handlungen zulässig sind und wer sie bestätigt.
Was passiert, wenn sich das Startdatum oder der Standort ändert?
Archie kann erklären, welchen Ablauf die betreffende Person befolgen muss. HR und die beteiligten Teams bestätigen die Änderung und ihre Auswirkungen auf die Planung. Ein angebundener Workflow kann dabei unterstützen, sofern er dafür eingerichtet wurde.
Ersetzt Archie einen Buddy oder die Betreuung durch HR?
Nein. Archie unterstützt bei wiederkehrenden Fragen und organisatorischen Aufgaben. Der Buddy, die Führungskraft und HR bleiben für die persönliche Betreuung, Erwartungen und Ausnahmen verantwortlich.
Was benötigen wir für eine erste Anwendung?
Eine klar abgegrenzte Gruppe neuer Mitarbeitender, deren Startinformationen und Checkliste, eine inhaltlich verantwortliche Person und einen Kontaktweg zu HR. Fügen Sie für den persönlichen Status oder Aktionen außerdem die erforderlichen Systeme, Berechtigungen und Prozessvereinbarungen hinzu.
Von Ihrem Startpaket zu Ihrem ArchieGeben Sie neuen Mitarbeitenden Orientierung.
Geben Sie neuen Mitarbeitenden Orientierung.
Beginnen Sie mit ihrer ersten Frage.
Bringen Sie Ihre Checkliste und eine wiederkehrende Einstiegsfrage mit. Gemeinsam prüfen wir, wobei Archie unterstützen kann und was dafür erforderlich ist.
