Pour le nouveau collègue
Savoir quelle est la prochaine étape.
Du premier jour de travail à une tâche en attente : les bonnes explications et le bon interlocuteur au même endroit.
Onboarding avec ArchieUn bon départ.
Un bon départ.
Dès avant le premier jour.
Où dois-je me rendre ? Que dois-je encore régler ? Archie aide les nouveaux collègues à démarrer avec vos informations de démarrage, une checklist claire et la bonne personne à contacter.
Vos informations de démarrageDes étapes suivantes clairesLe pilotage par les RH
Joiner Agent · Archie pour les RH
Moins de questions isolées. Plus de repères pour bien démarrer.
L’IA pour l’onboarding aide les nouveaux collaborateurs à trouver leurs informations de démarrage et à comprendre les étapes de leur intégration. Chez Archie, c’est le domaine d’intervention du Joiner Agent. Grâce à la connexion à l’enregistrement des tâches, Archie peut également indiquer ce qui est déjà réglé et ce qui reste à faire.
Pour les RH et l’équipe
Moins de recherches et de redirections.
Répondre aux questions récurrentes liées à l’arrivée à partir de la même base de connaissances gérée. Un collègue reste disponible pour un accompagnement personnalisé.
Voici comment Archie aide un nouveau collègue
De la question de départ à l’étape suivante.
Suivez Sam dans trois situations familières. Choisissez un exemple et découvrez comment les explications, l’état disponible et l’aide humaine se combinent.
En conversation avec Archie
ArchieRéponse et étape suivante
ExempleSam · Nouveau collègueJe commence lundi. Que dois-je encore régler ?
Archie
Votre prise de contact est planifiée. Votre ordinateur portable a été demandé ; je ne vois pas encore de confirmation indiquant qu’il est prêt. Vérifiez vos coordonnées dans le portail des collaborateurs avant votre premier jour de travail.
Kit de démarrage + statut de tâche autoriséSam · Nouveau collègueOù puis-je trouver ces informations ?
Archie
Ouvrez « Mes informations » dans le portail des collaborateurs. Vous pourrez y vérifier vos coordonnées. Vous ne parvenez pas à vous connecter ? Votre personne de contact RH indiquée dans le kit de démarrage sera alors votre prochain interlocuteur.
Mode d’emploi du portail des collaborateursCe qui se passe en coulisses
Qu’est-ce qui est réglé ? Qu’est-ce qui reste à faire ?
- Choisissez la bonne checklistUtilisez la date de début, le rôle et le lieu confirmés pour trouver les informations de démarrage appropriées.
- Lisez l’avancement disponibleCombinez les explications avec le statut de la tâche que Sam est autorisé à consulter. « Demandé » ne signifie pas encore « prêt ».
- Concrétisez l’étape suivanteNommez la tâche en attente, le lieu où Sam l’effectue et le canal de contact si cela échoue.
ArchieRéponse et étape suivante
ExempleSam · Nouveau collègueJe n’ai pas encore accès au portail des employés. Pouvez-vous vérifier mes informations ?
Archie
Je ne peux pas vérifier vos données personnelles ici. Utilisez le canal de contact indiqué dans votre kit de démarrage pour demander l’accès. Ne partagez pas de mot de passe dans cette conversation.
Kit de démarrage · Demander l’accèsSam · Nouveau collègueDois-je contacter les RH ou l’IT ?
Archie
Dans ce kit de démarrage, votre contact RH est le premier interlocuteur. Indiquez que vous commencez lundi et que vous n’avez pas encore accès. Les RH coordonneront la prochaine étape avec l’IT.
Canal de contact pour les nouveaux collaborateursCe qui se passe en coulisses
Pas d’accès ? Voici la bonne procédure.
- Respectez la limite d’accèsEntamer une conversation ne donne pas accès aux données personnelles ni à d’autres systèmes.
- Utilisez le canal convenuIndiquez qui est joignable et quelles informations sont nécessaires pour prendre le problème en charge.
- Ne promettez pas une action effectuéeUne explication concernant l’accès ne signifie pas qu’un compte a été créé. Le collègue responsable confirme la solution.
ArchieRéponse et étape suivante
ExempleSam · Nouveau collègueMa date de début est reportée d’une semaine. La checklist s’adapte-t-elle en conséquence ?
Archie
Je ne peux pas encore confirmer cette modification. Demandez aux RH d’enregistrer la nouvelle date de début. Il faudra ensuite également vérifier les conséquences pour vos rendez-vous, vos accès et vos tâches.
Procédure d’intégration · Date de début modifiéeSam · Nouveau collègueQue dois-je communiquer maintenant ?
Archie
Transmettez la date de début proposée et les accords déjà conclus via votre canal de contact RH. Les RH confirmeront la modification et coordonneront le planning avec votre responsable et l’IT.
Les RH évaluent et confirment la modificationCe qui se passe en coulisses
Une autre date de début nécessite une coordination.
- Vérifiez ce qui a été confirméFaites la distinction entre une date proposée et la date enregistrée dans le système de référence.
- Regroupez les conséquencesUne autre date peut avoir des conséquences pour la prise de contact, le matériel et l’accès aux systèmes.
- Laissez le responsable approprié déciderLes RH et les équipes concernées confirment la modification. Un éventuel workflow suit vos accords.
Conversations illustratives avec des données fictives et des accords donnés à titre d’exemple. La situation personnelle et les actions nécessitent des accès, des connexions et des processus configurés de manière appropriée.
Ce qu’Archie prend en charge lors de l’intégration
Des explications au suivi ciblé.
Commencez par les informations dont les nouveaux collaborateurs ont besoin. Ajoutez l’avancement et les actions lorsque la configuration le permet.
01 · Vos connaissances
Les explications adaptées à ce nouveau collaborateur.
Indiquez clairement où la personne est attendue, ce qu’elle doit apporter et qui elle peut contacter. Archie utilise les informations de démarrage adaptées au rôle, au lieu et à la date de début.
Nécessaire : kit de démarrage à jour, checklist et canaux de contact.
Votre premier jour de travailExemple
Où dois-je me présenter ?Lieu et accueil
Que dois-je apporter ?Selon votre kit de démarrage
Qui peut m’aider ?Parrain et contact RH
Adapté à votre processus et aux informations disponibles.
02 · Données autorisées
Voir ce qui nécessite encore de l’attention.
Grâce à une gestion des tâches connectée, Archie peut expliquer ce qui est planifié, demandé ou encore ouvert. Une confirmation manquante reste visible comme point en suspens.
Nécessaire : gestion des tâches, droits appropriés et données de statut à jour.
Votre préparationExemple
PrésentationPlanifiée
Ordinateur portableDemandé
CoordonnéesÀ vérifier
Adapté à votre processus et aux informations disponibles.
03 · Workflow configuré
Un point en suspens transmis au responsable approprié.
Une fois la connexion et le workflow configurés, Archie peut accompagner une étape de suivi. Par exemple, transmettre à l’IT la demande concernant un équipement manquant, avec vos contrôles et votre confirmation.
Nécessaire : processus connecté, responsable et retour sur l’action.
De la question au suiviExemple
1. Rassembler le contexteQue manque-t-il ?
2. Contrôle convenuCette étape peut-elle être effectuée ?
3. RetourConfirmé uniquement après la réponse du système
Adapté à votre processus et aux informations disponibles.
Ce qui est nécessaire
Vos sources restent déterminantes.
Les informations de départ, l’avancement personnel et une action exécutée proviennent de sources différentes. Définissez pour chaque étape ce qu’Archie est autorisé à utiliser.
ApplicationQue connectez-vous ?Que convenez-vous ?
01Informations de départ
Kit de démarrage, checklist par rôle ou site et coordonnées des équipes concernées.
Les RH désignent un responsable chargé de maintenir le contenu à jour.
02Statut personnel
La gestion des tâches et uniquement les données nécessaires pour ce collaborateur.
Vérifier l’accès ; ne pas renseigner un statut inconnu.
03Une étape de suivi
Une connexion disponible, un workflow configuré et une équipe chargée du suivi.
Ne signaler la réussite qu’après confirmation du système connecté.
Également dans votre environnement de travail habituel.
Archie dans TeamsArchie est disponible dans Microsoft Teams. L’accès des nouveaux arrivants et les droits sur les données RH sont configurés séparément.
Lorsque les choses se passent autrement
Le démarrage personnel reste personnel.
Un buddy aide une personne à prendre ses marques. Un responsable discute des attentes. Les RH évaluent une situation inhabituelle. Archie facilite les tâches administratives et indique clairement qui doit effectuer l’étape suivante.
Comment Archie maintient la clarté
« Je vois que votre ordinateur portable a été demandé. Je ne peux pas encore confirmer s’il est prêt. »
Indiquez ce qui est connu
La demande est enregistrée. Une confirmation de disponibilité manque.
Indiquez le bon canal de contact
Suivez le canal vers l’IT ou le contact RH indiqué dans votre kit de démarrage.
Demandez au responsable de confirmer
L’IT confirme lorsque l’ordinateur portable est disponible. D’ici là, le statut reste ouvert.
Commencer petit. Étendre de manière ciblée.
Commencez par un groupe de nouveaux arrivants.
Choisissez un site ou un rôle et une checklist. Rendez-les bien opérationnels avant d’ajouter d’autres statuts ou actions.
Complétez les bases
Rassemblez les questions de démarrage récurrentes. Vérifiez les réponses, les personnes à contacter et la responsabilité des sources.
Testez le parcours normal et le parcours déviant
Essayez également avec un statut de tâche manquant, un accès refusé et une date de début modifiée. Vérifiez que le relais est clair.
Décidez sur la base de la pratique
Examinez les questions qui reviennent auprès des RH et les tâches qui restent ouvertes. Choisissez ensuite seulement la prochaine extension.
Discutez de votre onboardingUn groupe. Une checklist. Un début clair.
Bon à savoirVos questions sur l’onboarding.
Vos questions sur l’onboarding.
Des réponses claires.
Des informations de démarrage au suivi personnalisé. Voici ce que vous devez savoir avant de commencer.
Que fait le Joiner Agent lors de l’onboarding ?
Le Joiner Agent est l’agent RH d’Archie pour les nouveaux collaborateurs. Il les aide à trouver et à comprendre les informations de démarrage et les étapes de l’onboarding. Avec les intégrations appropriées, il peut également fournir le statut des tâches personnelles ou aider à leur suivi.
Pouvons-nous commencer sans intégrations système ?
Oui. Commencez par fournir les explications à partir de votre kit de démarrage et de votre checklist gérés. Pour le statut des tâches personnelles ou les actions dans d’autres systèmes, des accès, intégrations et configurations supplémentaires sont nécessaires.
Un nouveau collègue peut-il déjà utiliser Archie avant son premier jour de travail ?
Cela dépend du canal et des accès que vous mettez à disposition. Définissez à l’avance comment un nouveau collaborateur se connecte, quelles informations il peut consulter et qui l’aide si son compte ne fonctionne pas encore. L’accès à un système RH n’est pas automatiquement configuré.
Archie peut-il afficher les tâches d’onboarding personnelles ?
Lorsqu’un système d’enregistrement des tâches est connecté et que le collaborateur y est autorisé, Archie peut utiliser les données de statut disponibles. Le système d’enregistrement des tâches reste la référence. Une tâche n’est pas décrite comme terminée sans confirmation.
Archie demande-t-il automatiquement des ordinateurs portables ou des comptes ?
Ce n’est pas une conséquence standard de la réponse à une question d’onboarding. L’exécution d’une demande nécessite un workflow configuré, une intégration appropriée et des contrôles convenus. Pour chaque processus, vous déterminez quelles actions sont autorisées et qui les confirme.
Que se passe-t-il si la date de début ou le lieu change ?
Archie peut expliquer le parcours que le collaborateur doit suivre. Les RH et les équipes concernées confirment la modification et ses conséquences sur la planification. Un workflow connecté peut aider si celui-ci a été configuré à cet effet.
Archie remplace-t-il un buddy ou l’accompagnement par les RH ?
Non. Archie aide à répondre aux questions récurrentes et à gérer les tâches administratives. Le buddy, le responsable et les RH restent responsables de l’accompagnement personnel, des attentes et des exceptions.
De quoi avons-nous besoin pour une première mise en œuvre ?
D’un groupe défini de nouveaux collaborateurs, de leurs informations de démarrage et de leur checklist, d’un responsable du contenu et d’un moyen de contacter les RH. Pour le statut personnel ou les actions, ajoutez également les systèmes, droits et accords de processus nécessaires.
De votre kit de démarrage à votre ArchieDonnez des repères aux nouveaux collègues.
Donnez des repères aux nouveaux collègues.
Commencez par leur première question.
Apportez votre checklist et une question de démarrage récurrente. Nous examinerons ensemble ce qu’Archie peut prendre en charge et ce qui est nécessaire pour cela.
