Für Mitarbeitende
Von der Urlaubsfrage zum klaren Antrag.
Verstehen Sie die Regelungen, prüfen Sie die verfügbaren Daten und erfahren Sie, ob ein Antrag noch eine Bestätigung oder Genehmigung benötigt.
Urlaub mit ArchieUrlaub nehmen.
Urlaub nehmen.
Gut geregelt.
Wie beantrage ich Urlaub? Wie viele Stunden habe ich noch? Archie unterstützt Mitarbeitende bei Fragen zum Urlaub und kann mit den richtigen Integrationen einen Antrag vorbereiten und weiterleiten.
Ihre UrlaubsregelungIhr HR-SystemSie behalten die Kontrolle
Leave Agent · Archie für HR
Weniger einzelne Schritte. Mehr Überblick über den Urlaub.
KI für Urlaubsanträge hilft Mitarbeitenden, die richtige Regelung und den richtigen Antragsweg zu finden. Der Leave Agent von Archie kann außerdem verfügbares Guthaben und den Antragsstatus anzeigen, wenn Ihr HR-System angebunden ist. Mit einem eingerichteten Workflow kann Archie einen bestätigten Antrag weiterleiten. Ihr System und Ihr Genehmigungsprozess bleiben maßgeblich.
Für HR und Führungskräfte
Weniger Rechercheaufwand bei wiederkehrenden Fragen.
Machen Sie den Antragsweg klar und lassen Sie Mitarbeitende die richtigen Angaben bereitstellen. Die zuständige Person behält den Überblick über Prüfung und Ausnahmen.
So unterstützt Archie beim Urlaub
Ein freier Tag beginnt mit Klarheit.
Begleiten Sie Sam bei einem Antrag, einer Frage zum Guthaben und einer Änderung. Sehen Sie, wie Regelungen, Systemdaten und Bestätigung zusammenkommen.
Im Gespräch mit Archie
ArchieAntwort & nächster Schritt
BeispielSam · Mitarbeitende:rIch möchte am Freitag, den 20. November, meinen ganzen Arbeitstag frei nehmen. Können Sie das beantragen?
Archie
Laut Ihrem Dienstplan sind das 8 Stunden. Ihr verfügbares Urlaubsguthaben beträgt 32 Stunden. Möchten Sie für Freitag, den 20. November, 8 Stunden Urlaub bei Ihrer Führungskraft beantragen?
Verbundenes HR-System · Dienstplan und verfügbares GuthabenSam · Mitarbeitende:rJa, reichen Sie den Antrag auf 8 Stunden Urlaub ein.
Archie
Ihr Antrag wurde vom HR-System empfangen und wartet auf die Genehmigung Ihrer Führungskraft. Der freie Tag ist daher noch nicht genehmigt. Sie können den Antragsstatus im Mitarbeitendenportal verfolgen.
Systembestätigung · Genehmigung ausstehendWas hinter dem Gespräch passiert
Erst prüfen. Dann den Antrag absenden.
- Rufen Sie die richtigen Daten abVerwenden Sie nur den Dienstplan und das Guthaben der Mitarbeitenden, die dafür Zugriffsberechtigung haben.
- Lassen Sie die Mitarbeitenden bestätigenZeigen Sie Datum, Urlaubsart und Stunden an, bevor der Antrag eingereicht wird.
- Geben Sie den erhaltenen Status zurückMelden Sie den Eingang erst nach der Systemantwort. Die Genehmigung bleibt ein separater Schritt.
ArchieAntwort & nächster Schritt
BeispielSam · Mitarbeitende:rWie viele Urlaubsstunden habe ich noch?
Archie
Das verbundene HR-System zeigt 32 Stunden verfügbares Urlaubsguthaben an. Außerdem ist ein Antrag über 8 Stunden offen. Ich kann nicht feststellen, ob dieser Antrag bereits im angezeigten Guthaben berücksichtigt ist.
Verbundenes HR-System · Saldo und offener AntragSam · MitarbeiterHabe ich nach der Genehmigung dann noch 24 Stunden übrig?
Archie
Das kann ich anhand dieser Angaben nicht bestätigen. Prüfen Sie die Saldo-Berechnung im Mitarbeiterportal oder fragen Sie die Personalabteilung, wie offene Anträge verarbeitet werden. Ohne diese Informationen ziehe ich die 8 Stunden nicht noch einmal ab.
Unklare Saldo-Berechnung · Prüfung durch die PersonalabteilungWas hinter dem Gespräch passiert
Ein Saldo mit dem richtigen Kontext.
- Zeigen Sie die verfügbaren Quelldaten anMachen Sie deutlich, welches Saldo und welcher offene Antrag vom HR-System zurückgegeben werden.
- Prüfen Sie die Bedeutung des SaldosDas verfügbare Saldo kann Reservierungen bereits berücksichtigen. Legen Sie diese Verarbeitung im Voraus fest.
- Vermeiden Sie eine fehlerhafte BerechnungWenn der Kontext fehlt, verweisen Sie auf das Portal oder die Personalabteilung.
ArchieAntwort & nächster Schritt
BeispielSam · MitarbeiterIch habe für Freitag Urlaub beantragt, möchte aber lieber am Montag frei haben.
Archie
Ihr Antrag für Freitag ist noch offen. In diesem Beispiel ändern Sie den Antrag über das Mitarbeiterportal. Das geänderte Datum muss erneut von Ihrer Führungskraft geprüft werden.
Antragsstatus + Arbeitsanweisung zum Ändern von UrlaubSam · MitarbeiterWurde Freitag jetzt automatisch zurückgezogen?
Archie
Nein, in diesem Gespräch wurde noch nichts geändert. Passen Sie den Antrag über den vereinbarten Weg an und prüfen Sie die Bestätigung im HR-System. Bis dahin ist der bestehende Eintrag maßgeblich.
Änderung noch nicht durchgeführtWas hinter dem Gespräch passiert
Pläne ändern sich. Der Eintrag muss angepasst werden.
- Prüfen Sie den bestehenden AntragFür einen offenen Antrag kann ein anderer Änderungsweg gelten als für bereits genehmigten Urlaub.
- Befolgen Sie Ihren ÄnderungsprozessErklären Sie, wo der Mitarbeiter die Änderung vornimmt und wer sie prüft.
- Machen Sie den Erfassungsstatus deutlichEine besprochene Änderung ist keine durchgeführte Änderung. Verwenden Sie die Bestätigung aus dem System.
Illustrative Gespräche mit fiktiven Salden, Dienstplänen und Anträgen. Personenbezogene Daten und Aktionen erfordern einen geeigneten Zugriff, eine unterstützte Verbindung und eingerichtete Kontrollen.
Was Archie bei Urlaub unterstützt
Von der Vereinbarung zum Antrag.
Beginnen Sie mit Erklärungen zu Ihrer Urlaubsregelung. Fügen Sie persönliche Daten und das Einreichen von Anträgen hinzu, sofern Ihre Systeme und Prozesse dies unterstützen.
01 · Ihre Vereinbarungen
Wissen, wie Sie Urlaub beantragen.
Unterstützen Sie Mitarbeiter dabei, den Antragsweg zu finden und die Bedingungen Ihrer Urlaubsregelung zu verstehen. Archie erklärt, welche Informationen benötigt werden und wer den Antrag prüft.
Benötigt: aktuelle Regelungen, Anweisungen zur Antragstellung und Kontaktwege.
Ein klarer AntragswegBeispiel
Welche Regelung?Ihre Urlaubsregelung
Was soll ich angeben?Datum, Art und Stunden
Wer prüft?Gemäß Ihrem Prozess
Abgestimmt auf Ihren Prozess und die verfügbaren Informationen.
02 · Zulässige Daten
Sehen, was im System steht.
Mit einer passenden Verbindung kann Archie das verfügbare Urlaubssaldo und den Status eines Antrags abrufen. Der Mitarbeiter sieht, was erfasst ist und welcher Schritt noch aussteht.
Benötigt: HR-Verbindung, Zugriffskontrolle und eine klare Bedeutung von Salden und Statusangaben.
Ihre UrlaubsübersichtBeispiel
Verfügbares Saldo32 Stunden
Offener Antrag8 Stunden
BewertungNoch in Bearbeitung
Abgestimmt auf Ihren Prozess und die verfügbaren Informationen.
03 · Eingerichteter Workflow
Von der Bestätigung zum eingereichten Antrag.
Lassen Sie Archie einen Antrag vorbereiten und ihn nach den vereinbarten Prüfungen und der Bestätigung im angebundenen System einreichen. Der Status aus diesem System bestimmt, was Archie zurückmeldet.
Erforderlich: unterstützte Schreibaufgabe, Bestätigung durch den Mitarbeitenden und Ihr Genehmigungsprozess.
Die Schritte eines AntragsBeispiel
1. Daten prüfenMitarbeitender
2. Antrag einreichenNach Bestätigung
3. Urlaub bewertenBevollmächtigte Person
Abgestimmt auf Ihren Prozess und die verfügbaren Informationen.
Was benötigt wird
Ihr Urlaubsprozess bleibt die Grundlage.
Richtlinien, Urlaubssaldo und Genehmigung haben jeweils ihre eigene Quelle. Legen Sie fest, welche Informationen Archie verwenden darf und wann ein Antrag an das HR-System übermittelt werden darf.
AnwendungWas binden Sie an?Was vereinbaren Sie?
01Richtlinien & Arbeitsanweisungen
Die Urlaubsregelungen, der Antragsweg und die Vereinbarungen zur Änderung oder Stornierung.
Legen Sie fest, für welche Mitarbeitenden die Regelung gilt und wer Fragen oder Ausnahmen bewertet.
02Urlaubssaldo & Antragsstatus
Die verfügbaren Daten aus Ihrem HR-System, einschließlich des Dienstplans, sofern erforderlich.
Legen Sie fest, was der Mitarbeitende sehen darf und wie das System offene Anträge im Urlaubssaldo verarbeitet.
03Einreichen & genehmigen
Eine unterstützte Anbindung, der Antragsworkflow und Rückmeldungen aus dem HR-System.
Lassen Sie den Mitarbeitenden den Antrag bestätigen. Machen Sie den Eingang und die Genehmigung als separate Status sichtbar.
Auch in Ihrer vertrauten Arbeitsumgebung.
Archie in TeamsLassen Sie Mitarbeitende Urlaubsfragen über Microsoft Teams stellen. Für den persönlichen Urlaubssaldo oder das Einreichen eines Antrags richten Sie zusätzlich den richtigen Zugriff und die HR-Anbindung ein.
Wenn es anders läuft
Nicht jede Urlaubsfrage ist ein Standardantrag.
Ein unklarer Urlaubssaldo, eine besondere Situation oder eine Abweichung zwischen Vereinbarungen erfordert manchmal eine Abstimmung. Archie nennt die verfügbaren Informationen und weist den richtigen Weg zu HR oder zur Führungskraft.
So sorgt Archie für Klarheit
„Ihr Antrag ist eingegangen. Ob der freie Tag genehmigt wurde, kann ich noch nicht bestätigen.“
Nennen Sie den erfassten Status
Zeigen Sie, ob ein Antrag bereitsteht, eingegangen ist oder noch auf eine Bewertung wartet.
Erklären Sie, was noch fehlt
Eine unbekannte Berechnung oder fehlende Genehmigung wird nicht durch eine Annahme ersetzt.
Lassen Sie die zuständige Person bewerten
HR oder die Führungskraft bearbeitet die Ausnahme und bestätigt das Ergebnis über Ihren Prozess.
Klein anfangen. Gezielte Erweiterung.
Beginnen Sie mit einem klaren Urlaubsweg.
Wählen Sie eine Urlaubsart und eine erste Gruppe von Mitarbeitenden. Beginnen Sie mit einer guten Erklärung und ergänzen Sie Urlaubssaldo und Anträge, sobald die erforderlichen Anbindungen bereitstehen.
Vervollständigen Sie den Antragsweg
Sammeln Sie die Richtlinie, die Arbeitsanweisung und die benötigten Daten. Vereinbaren Sie, wer bewertet und wo der Mitarbeitende den Status findet.
Testen Sie auch, was nicht automatisch funktioniert
Prüfen Sie offene Anträge, einen unklaren Urlaubssaldo, geänderte Daten und ein System, das keine Bestätigung zurückgibt.
Erweitern Sie auf Grundlage der Praxis
Prüfen Sie, wo Mitarbeitende nicht weiterkommen und ob Anträge vollständig eingehen. Verbessern Sie diese Schritte, bevor Sie weitere Urlaubsarten hinzufügen.
Besprechen Sie Ihren UrlaubsprozessEine Urlaubsart. Ein Antragsweg. Ein klarer Anfang.
Gut zu wissenIhre Fragen zum Urlaub.
Ihre Fragen zum Urlaub.
Klar beantwortet.
Von der ersten Frage bis zum bestätigten Antrag. Das sollten Sie über Saldo, Schnittstellen und Genehmigung wissen.
Was macht der Leave Agent?
Der Leave Agent ist Archies HR-Agent für Urlaubsfragen und Urlaubsprozesse. Er erläutert Ihre Vereinbarungen und den Antragsweg. Mit passenden Schnittstellen kann er den Saldo und den Antragsstatus abrufen und gemäß Ihrem eingerichteten Workflow einen bestätigten Antrag einreichen.
Können wir ohne Schnittstelle zum HR-System beginnen?
Ja. Archie kann Ihre Mitarbeiter anhand Ihrer Urlaubsregelung und Arbeitsanweisungen unterstützen. Das Abrufen des persönlichen Saldos, die Anzeige eines Antragsstatus oder das Einreichen eines Antrags erfordern zusätzlichen Zugriff, eine passende Schnittstelle und eine entsprechende Einrichtung.
Kann Archie sehen, wie viel Urlaub jemand noch hat?
Wenn das HR-System angebunden ist und der Mitarbeiter Zugriff auf diese Daten hat, kann Archie den verfügbaren Saldo abrufen. Legen Sie bei der Einrichtung fest, um welche Urlaubsart es sich handelt und ob offene Anträge bereits in diesem Saldo berücksichtigt sind.
Reicht Archie einen Antrag sofort ein?
In der hier beschriebenen Vorgehensweise prüft und bestätigt der Mitarbeiter zunächst Datum, Urlaubsart und Stunden. Danach kann der eingerichtete Workflow den Antrag einreichen. Archie meldet den Antrag erst dann als eingegangen, wenn das angebundene System dies bestätigt.
Bedeutet ein eingereichter Antrag, dass der Urlaub genehmigt ist?
Nein. Eingang und Genehmigung sind unterschiedliche Schritte. Ihr bestehender Genehmigungsprozess bestimmt, wer den Antrag prüft. Archie verwendet den Status aus dem HR-System und macht deutlich, wenn ein Antrag noch in Bearbeitung ist.
Kann ein Mitarbeiter Urlaub ändern oder zurückziehen?
Archie kann den richtigen Weg erläutern. Eine Änderung oder ein Zurückziehen selbst durchzuführen ist nur möglich, wenn die Schnittstelle und der Workflow diese Handlung unterstützen. Auch dabei sind die vereinbarten Prüfungen, die Bestätigung und die Rückmeldung aus dem System erforderlich.
Wie geht Archie mit besonderen Urlaubssituationen um?
Archie kann anhand der verfügbaren Regelung Auskunft geben und benennen, wer die Situation prüft. Ein persönlicher Anspruch oder eine Ausnahme wird nicht aufgrund einer unvollständigen Frage angenommen. Der Mitarbeiter erhält den vereinbarten Weg zu HR oder einem zuständigen Kollegen.
Ersetzt Archie unser HR- oder Urlaubssystem?
Nein. Ihr System bleibt die Quelle für Salden, Anträge und Genehmigungsstatus. Archie macht die Informationen und die unterstützten Prozessschritte über ein Gespräch zugänglich. Welche Handlungen verfügbar sind, hängt von der Schnittstelle und der Einrichtung ab.
Von Ihrem Urlaubsprozess zu Ihrem ArchieMachen Sie Fragen zum Urlaub einfacher.
Machen Sie Fragen zum Urlaub einfacher.
Beginnen Sie mit Ihrem Antragsweg.
Bringen Sie Ihre Urlaubsregelung und eine häufig gestellte Frage mit. Gemeinsam sehen wir uns an, wie Archie Ihre Mitarbeiter unterstützt, welche Daten erforderlich sind und wo eine Schnittstelle einen Mehrwert bietet.
