Pour le collaborateur
De la question sur les congés à une demande claire.
Comprenez les règles, vérifiez les données disponibles et sachez si une demande doit encore être confirmée ou approuvée.
Les congés avec ArchiePrendre un congé.
Prendre un congé.
Bien organisé.
Comment demander un congé ? Combien d'heures me reste-t-il ? Archie aide les collaborateurs à répondre à leurs questions sur les congés et peut, grâce aux intégrations appropriées, préparer et transmettre une demande.
Votre politique de congésVotre système RHVous gardez le contrôle
Leave Agent · Archie pour les RH
Moins d'étapes isolées. Plus de visibilité sur les congés.
L'IA pour les demandes de congé aide les collaborateurs à trouver la bonne règle et la procédure de demande appropriée. Le Leave Agent d'Archie peut également afficher le solde disponible et le statut de la demande si votre système RH est connecté. Avec un workflow configuré, Archie peut transmettre une demande confirmée. Votre système et votre processus d'approbation restent déterminants.
Pour les RH et les responsables
Moins de recherches pour les mêmes questions.
Clarifiez la procédure de demande et permettez aux collaborateurs de fournir les bonnes informations. La personne habilitée garde une vue d'ensemble sur l'évaluation et les exceptions.
Voici comment Archie aide pour les congés
Un jour de congé commence par la clarté.
Suivez Sam lors d'une demande, d'une question sur le solde et d'une modification. Découvrez comment la politique, les données du système et la confirmation se combinent.
En conversation avec Archie
ArchieRéponse et étape suivante
ExempleSam · CollaborateurJe voudrais prendre toute ma journée de travail du vendredi 20 novembre. Pouvez-vous faire la demande ?
Archie
Selon votre planning, cela correspond à 8 heures. Votre solde de congés disponible est de 32 heures. Souhaitez-vous demander 8 heures de congé pour le vendredi 20 novembre auprès de votre responsable ?
Système RH connecté · Planning et solde disponibleSam · CollaborateurOui, envoyez cette demande de 8 heures de congé.
Archie
Votre demande a été reçue par le système RH et est en attente d'approbation de votre responsable. Le jour de congé n'est donc pas encore approuvé. Vous pouvez suivre le statut de la demande dans le portail collaborateur.
Confirmation du système · En attente d'approbationCe qui se passe en coulisses
Vérifier d'abord. Envoyer ensuite la demande.
- Récupérez les bonnes donnéesUtilisez uniquement le planning et le solde du collaborateur qui dispose de l'accès requis.
- Demandez au collaborateur de confirmerAffichez la date, le type de congé et le nombre d'heures avant de soumettre la demande.
- Renvoyez le statut reçuNe signalez la réception qu'après la réponse du système. L'approbation reste une étape distincte.
ArchieRéponse et étape suivante
ExempleSam · CollaborateurCombien d'heures de congé me reste-t-il ?
Archie
Le système RH connecté affiche un solde de congés disponible de 32 heures. Une demande de 8 heures est également en cours. Je ne peux pas déterminer si cette demande a déjà été déduite du solde affiché.
Système RH connecté · Solde et demande en attenteSam · EmployéAprès approbation, me restera-t-il donc 24 heures ?
Archie
Je ne peux pas le confirmer sur la base de ces informations. Vérifiez le calcul du solde dans le portail des employés ou demandez aux RH comment les demandes en attente sont traitées. Je ne déduirai pas à nouveau les 8 heures sans ces informations.
Calcul du solde peu clair · Vérification par les RHCe qui se passe en coulisses
Un solde avec le bon contexte.
- Afficher les données sources disponiblesIndiquez clairement le solde et la demande en attente renvoyés par le système RH.
- Vérifier la signification du soldeLe solde disponible peut déjà tenir compte des réservations. Définissez ce traitement à l’avance.
- Éviter un calcul incorrectSi le contexte est absent, indiquez la marche à suivre vers le portail ou les RH.
ArchieRéponse et étape suivante
ExempleSam · EmployéJ’ai demandé un congé pour vendredi, mais je préférerais être en congé lundi.
Archie
Votre demande pour vendredi est toujours en attente. Dans cet exemple, vous modifiez la demande via le portail des employés. La nouvelle date doit à nouveau être examinée par votre responsable.
Statut de la demande + instructions pour modifier un congéSam · EmployéVendredi a-t-il maintenant été automatiquement annulé ?
Archie
Non, rien n’a encore été modifié dans cette conversation. Modifiez la demande via la procédure convenue et vérifiez la confirmation dans le système RH. D’ici là, l’enregistrement existant reste la référence.
Modification pas encore effectuéeCe qui se passe en coulisses
Les projets changent. L’enregistrement doit suivre.
- Vérifier la demande existanteUne demande en attente peut suivre une procédure de modification différente de celle d’un congé déjà approuvé.
- Suivre votre processus de modificationExpliquez où l’employé effectue la modification et qui l’évalue.
- Rendre explicite le statut de l’enregistrementUne modification évoquée n’est pas une modification effectuée. Utilisez la confirmation du système.
Conversations illustratives avec des soldes, horaires et demandes fictifs. Les données personnelles et les actions nécessitent des accès appropriés, une intégration prise en charge et des contrôles configurés.
Ce qu’Archie prend en charge pour les congés
De la règle à la demande.
Commencez par expliquer votre politique de congés. Ajoutez les données personnelles et la soumission des demandes lorsque vos systèmes et processus le permettent.
01 · Vos règles
Savoir comment demander un congé.
Aidez les employés à trouver la procédure de demande et à comprendre les conditions de votre politique de congés. Archie explique quelles informations sont nécessaires et qui évalue la demande.
Nécessaire : réglementations à jour, instructions de demande et coordonnées utiles.
Une procédure de demande claireExemple
Quelle règle s’applique ?Votre politique de congés
Que dois-je indiquer ?Date, type et nombre d’heures
Qui évalue ?Selon votre processus
Adapté à votre processus et aux informations disponibles.
02 · Données autorisées
Voir ce qui figure dans le système.
Avec une intégration appropriée, Archie peut récupérer le solde de congés disponible et le statut d’une demande. L’employé voit ce qui est enregistré et quelle étape reste à effectuer.
Nécessaire : intégration RH, contrôle des accès et définition claire des soldes et des statuts.
Votre aperçu des congésExemple
Solde disponible32 heures
Demande ouverte8 heures
ÉvaluationEncore en cours de traitement
Adapté à votre processus et aux informations disponibles.
03 · Workflow configuré
De la confirmation à la demande soumise.
Laissez Archie préparer une demande et, après les contrôles et la confirmation convenus, la soumettre dans le système connecté. Le statut de ce système détermine ce qu’Archie vous communique.
Nécessaire : une instruction de rédaction prise en charge, la confirmation du collaborateur et votre circuit d’approbation.
Les étapes d’une demandeExemple
1. Vérifier les donnéesCollaborateur
2. Soumettre la demandeAprès confirmation
3. Évaluer le congéCollègue habilité
Adapté à votre processus et aux informations disponibles.
Ce qui est nécessaire
Votre processus de congé reste la base.
La politique, le solde et l’approbation ont chacun leur propre source. Définissez les informations qu’Archie peut utiliser et le moment auquel une demande peut être transmise au système RH.
ApplicationQue connectez-vous ?Que convenez-vous ?
01Politique et instructions de travail
Les règles de congé, le processus de demande et les accords concernant la modification ou l’annulation.
Définissez quels collaborateurs sont concernés par la règle et qui évalue les questions ou les exceptions.
02Solde et statut de la demande
Les données disponibles dans votre système RH, y compris le planning si nécessaire.
Déterminez ce que le collaborateur peut voir et comment le système comptabilise les demandes ouvertes dans le solde.
03Soumission et approbation
Une intégration prise en charge, le workflow de demande et le retour d’information du système RH.
Demandez au collaborateur de confirmer la demande. Gardez la réception et l’approbation visibles comme des statuts distincts.
Également dans votre environnement de travail habituel.
Archie dans TeamsPermettez aux collaborateurs de poser leurs questions sur les congés depuis Microsoft Teams. Pour consulter leur solde personnel ou soumettre une demande, configurez également les accès appropriés et l’intégration RH.
Lorsque les choses se passent autrement
Toutes les questions sur les congés ne sont pas des demandes standard.
Un solde peu clair, une situation particulière ou une différence entre les accords nécessite parfois une concertation. Archie indique les informations disponibles et oriente vers le bon interlocuteur, les RH ou le responsable.
Comment Archie maintient la clarté
« Votre demande a bien été reçue. Je ne peux pas encore confirmer si le jour de congé a été approuvé. »
Indiquez le statut enregistré
Montrez si une demande est prête, a été reçue ou est encore en attente d’évaluation.
Expliquez ce qui manque encore
Un calcul inconnu ou une approbation manquante ne doit pas être complété par une supposition.
Faites évaluer la situation par le collègue habilité
Les RH ou le responsable traitent l’exception et confirment le résultat via votre processus.
Commencer petit. Étendre de manière ciblée.
Commencez par un processus de congé clairement défini.
Choisissez un type de congé et un premier groupe de collaborateurs. Commencez par fournir de bonnes explications, puis ajoutez le solde et les demandes lorsque les intégrations nécessaires sont prêtes.
Complétez le processus de demande
Rassemblez la politique, les instructions de travail et les données nécessaires. Convenez de la personne chargée de l’évaluation et de l’endroit où le collaborateur peut consulter le statut.
Testez également ce qui ne se fait pas automatiquement
Vérifiez les demandes ouvertes, un solde peu clair, les dates modifiées et un système qui ne renvoie aucune confirmation.
Développez sur la base de la pratique
Identifiez les points de blocage pour les collaborateurs et vérifiez si les demandes sont reçues dans leur intégralité. Améliorez ces étapes avant d’ajouter d’autres types de congé.
Discutez de votre processus de congésUn type de congé. Un processus de demande. Un début clair.
Bon à savoirVos questions sur les congés.
Vos questions sur les congés.
Des réponses claires.
De la première question à une demande confirmée. Voici ce que vous devez savoir sur le solde, les intégrations et l’approbation.
Que fait l’agent Congés ?
L’agent Congés est l’agent RH d’Archie dédié aux questions et aux processus de congés. Il explique vos règles et votre processus de demande. Grâce aux intégrations appropriées, il peut consulter le solde et le statut d’une demande, puis soumettre une demande confirmée conformément à votre workflow configuré.
Pouvons-nous commencer sans intégration avec le système RH ?
Oui. Archie peut aider les collaborateurs en leur fournissant des explications basées sur votre politique de congés et vos instructions de travail. La consultation d’un solde personnel, l’affichage du statut d’une demande ou la soumission d’une demande nécessitent un accès supplémentaire, une intégration adaptée et une configuration appropriée.
Archie peut-il voir combien de congés il reste à une personne ?
Si le système RH est connecté et que le collaborateur a accès à ces données, Archie peut consulter le solde disponible. Lors de la configuration, précisez le type de congé concerné et indiquez si les demandes en cours sont déjà déduites de ce solde.
Archie soumet-il immédiatement une demande ?
Dans le processus décrit ici, le collaborateur vérifie et confirme d’abord la date, le type de congé et le nombre d’heures. Le workflow configuré peut ensuite soumettre la demande. Archie n’indique que la demande a été reçue qu’après confirmation du système connecté.
Une demande soumise signifie-t-elle que le congé a été approuvé ?
Non. La réception et l’approbation sont deux étapes distinctes. Votre processus d’approbation existant détermine qui évalue la demande. Archie utilise le statut du système RH et indique clairement lorsqu’une demande est encore en cours de traitement.
Un collaborateur peut-il modifier ou retirer une demande de congé ?
Archie peut expliquer la procédure appropriée. Effectuer lui-même une modification ou un retrait n’est possible que si l’intégration et le workflow prennent cette action en charge. Là encore, les contrôles convenus, la confirmation et le retour d’information du système sont nécessaires.
Comment Archie gère-t-il les situations particulières de congé ?
Archie peut fournir des explications à partir des règles disponibles et préciser qui évalue la situation. Un droit individuel ou une exception n’est pas présumé sur la base d’une question incomplète. Le collaborateur est orienté vers la procédure convenue auprès des RH ou d’un collègue habilité.
Archie remplace-t-il notre système RH ou de gestion des congés ?
Non. Votre système reste la source de référence pour les soldes, les demandes et les statuts d’approbation. Archie rend les informations et les étapes de processus prises en charge accessibles via une conversation. Les actions disponibles dépendent de l’intégration et de la configuration.
De votre processus de congés à votre ArchieSimplifiez les questions sur les congés.
Simplifiez les questions sur les congés.
Commencez par votre processus de demande.
Apportez votre politique de congés et une question fréquente. Nous examinerons ensemble comment Archie aide les collaborateurs, quelles données sont nécessaires et où une intégration apporte une réelle valeur.
