Für Mitarbeitende
Wissen, was eine Vereinbarung bedeutet.
Stellen Sie eine Frage in Ihren eigenen Worten und erhalten Sie eine Erklärung zur relevanten Regelung, den Voraussetzungen und dem nächsten Schritt.
Wissen & Richtlinien mit ArchieIhre HR-Richtlinien.
Ihre HR-Richtlinien.
Klar für alle.
Wie vereinbaren wir das Arbeiten von zu Hause? Wo finde ich die passende Regelung? Archie macht Ihr HR-Wissen in einem Gespräch zugänglich – mit klaren Erklärungen und einem konkreten nächsten Schritt.
Ihr HR-WissenVerwaltete QuellenSteuerung durch HR
HR Knowledge Agent · Archie für HR
Die Richtlinie ist da. Jetzt fehlt nur noch die Antwort.
Eine KI-Wissensdatenbank für HR hilft Mitarbeitenden, Personalinformationen zu finden und zu verstehen. Der HR Knowledge Agent von Archie beantwortet wiederkehrende Fragen auf Grundlage Ihres verwalteten Wissens. Dazu gehören beispielsweise das Mitarbeitendenhandbuch, interne Regelungen und Arbeitsanweisungen. HR bestimmt, welche Informationen verfügbar sind und wer die Inhalte pflegt.
Für HR und Führungskräfte
Dieselbe Grundlage für jede Antwort.
Machen Sie häufig benötigtes Wissen zugänglich und schaffen Sie Raum für Fragen, die persönlichen Kontakt oder eine Beurteilung erfordern.
So unterstützt Archie bei HR-Fragen
Von der Suche zum Verständnis.
Begleiten Sie Sam bei einer Frage zu einer Richtlinie, einer geänderten Regelung und einer Ausnahme. Sehen Sie, wie eine Antwort zu Ihren Quellen und zur Rolle von HR passt.
Im Gespräch mit Archie
ArchieAntwort & nächster Schritt
BeispielSam · MitarbeiterIch möchte am Freitag von zu Hause arbeiten. Wie vereinbaren wir das?
Archie
Nach dieser Beispielrichtlinie stimmen Sie Ihren Homeoffice-Tag mit Ihrer Führungskraft ab. Berücksichtigen Sie dabei die Besetzung und die Vereinbarungen Ihres Teams.
Mitarbeitendenhandbuch · Arbeiten von zu HauseSam · MitarbeiterBedeutet das, dass Freitag bereits genehmigt ist?
Archie
Nein, die Erklärung ist noch keine Genehmigung. Besprechen Sie Freitag über den vereinbarten Weg mit Ihrer Führungskraft. Diese bestätigt, ob der Tag zu den Vereinbarungen Ihres Teams passt.
Homeoffice-Richtlinie · Abstimmung mit der FührungskraftWas hinter dem Gespräch passiert
Eine klare Vereinbarung. Ein konkreter nächster Schritt.
- Die relevante Vereinbarung findenSuchen Sie im veröffentlichten HR-Wissen nach der Regelung, die zur Frage passt.
- Die Voraussetzungen erklärenBenennen Sie die Abstimmung mit der Führungskraft und die Vereinbarungen des Teams aus der Quelle.
- Den nächsten Schritt klar machenUnterscheiden Sie zwischen der Erklärung einer Regelung und einer persönlichen Genehmigung.
ArchieAntwort & nächster Schritt
BeispielSam · Mitarbeitende:rIch lese in einer alten PDF etwas anderes über das Arbeiten von zu Hause. Welche Vereinbarung gilt?
Archie
In den verfügbaren Informationen ist die veröffentlichte Regelung zum Arbeiten von zu Hause enthalten. Verwenden Sie diese als Ausgangspunkt. Ich kann nicht bestätigen, um welche Version es sich bei Ihrer separaten PDF handelt.
Veröffentlichte Regelung zum Arbeiten von zu HauseSam · Mitarbeitende:rIn meiner PDF steht eine Ausnahme für unser Team. Gilt diese noch?
Archie
Diese Ausnahme kann ich anhand der verfügbaren Quelle nicht bestätigen. Legen Sie die betreffende Passage über Ihren HR-Kontaktweg vor. HR kann prüfen, ob eine gültige ergänzende Vereinbarung besteht.
Unterschied zwischen Quellen · HR prüftWas hinter dem Gespräch passiert
Neue Vereinbarungen. Die richtige Version als Grundlage.
- Verwenden Sie die verwaltete VersionLassen Sie Antworten an die Veröffentlichung und den Geltungsbereich Ihres Wissensartikels anschließen.
- Benennen Sie den fehlenden KontextEine separate PDF oder eine ältere Vereinbarung ist nicht automatisch dieselbe Quelle.
- Lassen Sie die verantwortliche Person den Unterschied klärenHR prüft die Ausnahme und aktualisiert die Informationen, wo dies erforderlich ist.
ArchieAntwort & nächster Schritt
BeispielSam · Mitarbeitende:rFür meine Situation möchte ich von den Vereinbarungen zum Arbeiten von zu Hause abweichen. Ist das möglich?
Archie
Die verfügbare Regelung enthält die allgemeinen Vereinbarungen. Ob Sie davon abweichen können, muss Ihre Führungskraft und gegebenenfalls HR prüfen. Ich kann diese Ausnahme nicht genehmigen.
Richtlinie zum Arbeiten von zu Hause · AusnahmenSam · Mitarbeitende:rWas ist dann mein nächster Schritt?
Archie
Nehmen Sie über den vereinbarten HR-Kontaktweg Kontakt auf. Geben Sie an, auf welche Vereinbarung sich Ihre Frage bezieht. Besprechen Sie persönliche Details direkt mit der zuständigen Person.
Kontaktweg für eine persönliche PrüfungWas hinter dem Gespräch passiert
Eine persönliche Situation erfordert einen Menschen.
- Erkennen Sie die Grenzen der RegelungEine allgemeine Richtlinie gibt nicht für jede persönliche Situation eine eindeutige Antwort.
- Vermeiden Sie eine unbestätigte ZusageArchie erklärt, welche Prüfung noch erforderlich ist und wer sie durchführen muss.
- Geben Sie einen passenden Kontaktweg anDie zuständige Person bespricht die Situation und bestätigt das Ergebnis.
Beispielhafte Gespräche mit fiktiven Beispielvereinbarungen. Der Inhalt Ihrer Richtlinien, Zugriffsrechte und Kontaktwege bestimmt die Antwort.
Was Archie bei Wissen & Richtlinien unterstützt
Wissen, das in der Praxis funktioniert.
Machen Sie HR-Informationen auffindbar, geben Sie Mitarbeitenden Kontext und nutzen Sie wiederkehrende Fragen, um Ihr Wissen weiter zu verbessern.
01 · Verständliche Erklärungen
Von der Richtlinie zur hilfreichen Antwort.
Mitarbeitende müssen nicht wissen, in welchem Dokument eine Vereinbarung steht. Sie stellen ihre Frage in eigenen Worten. Archie nutzt die verfügbaren Informationen, um die Regelung und den nächsten Schritt zu erklären.
Erforderlich: veröffentlichte HR-Artikel, klare Bedingungen und eine passende Zielgruppe.
Von der Frage zur ErklärungBeispiel
Was ist die Vereinbarung?Die relevante Regelung
Was muss ich tun?Der nächste Schritt
Wo steht das?Die verwendete Quelle
Abgestimmt auf Ihren Prozess und die verfügbaren Informationen.
02 · Verwaltetes HR-Wissen
Behalten Sie den Überblick darüber, was Mitarbeitende sehen.
Führen Sie HR-Artikel und Arbeitsanweisungen zusammen. Legen Sie fest, wer sie verwenden darf, und lassen Sie Änderungen vor der Veröffentlichung prüfen. Wissen aus unterstützten Quellen kann importiert oder synchronisiert werden.
Erforderlich: inhaltliche Verantwortung, Zugriffsrechte und ein vereinbarter Veröffentlichungsprozess.
Von der Änderung zur VeröffentlichungBeispiel
1. Inhalte anpassenWissensverantwortliche Person
2. Kontrolle durchführenZweite prüfende Person
3. Verfügbar machenNach der Veröffentlichung
Abgestimmt auf Ihren Prozess und die verfügbaren Informationen.
03 · Aus Fragen lernen
Erkennen, wo die Erklärung noch besser werden kann.
Fragen von Mitarbeitenden zeigen, wo Richtlinien unklar sind oder Informationen fehlen. Nutzen Sie Feedback und Erkenntnisse aus Gesprächen, um diese Punkte zu besprechen und das Wissen gezielt zu ergänzen.
Erforderlich: regelmäßige Überprüfungen, eine verantwortliche Person pro Thema und die Nachverfolgung von Verbesserungsmaßnahmen.
Von der Frage zu besserem WissenBeispiel
SignalUnklare Teamvereinbarung
BewertungHR prüft die Quelle
VerbesserungErklärung ergänzen
Abgestimmt auf Ihren Prozess und die verfügbaren Informationen.
Was benötigt wird
Eine gute Antwort beginnt bei Ihrer Quelle.
Bringen Sie das relevante HR-Wissen, die Zielgruppen und die Vereinbarungen zur Verwaltung zusammen. Legen Sie vorab fest, welche Version maßgeblich ist und wer Unklarheiten klärt.
AnwendungWas binden Sie an?Was vereinbaren Sie?
01HR-Informationen
Mitarbeiterhandbuch, interne Regelungen, häufig gestellte Fragen und praktische Arbeitsanweisungen.
Halten Sie für jedes Thema fest, welche Quelle maßgeblich ist und wer die Inhalte verwaltet.
02Zielgruppe & Zugriff
Die Abteilungen, Standorte oder Gruppen, für die eine Regelung verfügbar sein soll.
Legen Sie fest, wer welches Wissen nutzen darf und wie Unterschiede in den Richtlinien gekennzeichnet werden.
03Verwaltung & Nachverfolgung
Ein Veröffentlichungsprozess, regelmäßige Kontrollen und ein Kontaktweg für Fragen ohne eindeutige Antwort.
Benennen Sie eine inhaltlich verantwortliche Person, die Änderungen prüft und Unklarheiten klärt.
Auch in Ihrer vertrauten Arbeitsumgebung.
Archie in TeamsLassen Sie Mitarbeitende HR-Fragen in Microsoft Teams stellen. Stimmen Sie das verfügbare Wissen und den Zugriff auf Ihre Teams-Umgebung und die Einrichtung von Archie ab.
Wenn es anders läuft
Richtlinien geben Orientierung. HR behält die Kontrolle.
Nicht jede Frage lässt sich durch eine allgemeine Vereinbarung beantworten. Eine Ausnahme, eine widersprüchliche Quelle oder eine persönliche Situation erfordert manchmal eine Rücksprache. Archie macht deutlich, was das verfügbare Wissen besagt und wer weiterhelfen kann.
So sorgt Archie für Klarheit
„Die allgemeine Vereinbarung kann ich erklären. Besprechen Sie mit HR, ob für Ihre Situation eine Ausnahme möglich ist.“
Benennen Sie, was die Quelle besagt
Machen Sie deutlich, welche Regelung verfügbar ist und was sie beantwortet oder nicht beantwortet.
Machen Sie Unsicherheit sichtbar
Füllen Sie eine fehlende Voraussetzung oder eine persönliche Ausnahme nicht selbst aus.
Verweisen Sie an die richtige Ansprechperson
HR oder die Führungskraft bewertet die Situation und bestätigt die Vereinbarung.
Klein anfangen. Gezielte Erweiterung.
Beginnen Sie mit Ihren am häufigsten gestellten HR-Fragen.
Wählen Sie ein Thema, zum Beispiel mobiles Arbeiten. Sammeln Sie die zugehörigen Vereinbarungen und testen Sie sie mit den Personen, die diese Fragen stellen und beantworten.
Vervollständigen Sie das Wissen
Sammeln Sie die Regelung, Voraussetzungen und Kontaktwege. Entfernen Sie veraltete oder widersprüchliche Erklärungen aus der ausgewählten Wissensbasis.
Testen Sie verschiedene Fragen
Probieren Sie andere Formulierungen, Unterschiede zwischen Teams und eine Frage aus, die die Quelle nicht beantwortet. Prüfen Sie auch den Verweis an HR.
Gezielt verbessern und erweitern
Besprechen Sie die Ergebnisse mit Mitarbeitenden und der verantwortlichen Person für die Wissensbasis. Aktualisieren Sie die Erläuterung, bevor Sie ein weiteres Richtlinienthema hinzufügen.
Besprechen Sie Ihr HR-WissenEin Thema. Aktuelle Quellen. Klare Antworten.
Gut zu wissenIhre Fragen zu HR-Wissen.
Ihre Fragen zu HR-Wissen.
Klar beantwortet.
Vom Mitarbeiterhandbuch bis zu einer Frage, die ein Gespräch erfordert. Das sollten Sie wissen, bevor Sie beginnen.
Was macht der HR Knowledge Agent?
Der HR Knowledge Agent macht Ihr HR-Wissen über Fragen und Antworten zugänglich. Mitarbeitende erhalten Erläuterungen aus den verfügbaren Regelungen, Artikeln und Arbeitsanweisungen. Die Konfiguration legt fest, welches Wissen sie nutzen dürfen und wann die Frage an HR weitergeleitet wird.
Was ist der Unterschied zu Archie Knows?
Archie Knows ist die Skill zum Verwalten und Bereitstellen von Wissen. Der HR Knowledge Agent wendet dieses Wissen auf HR-Fragen an. Wissensbasis und die Art und Weise, wie Mitarbeitende Fragen stellen, arbeiten so zusammen.
Können wir unser bestehendes Mitarbeiterhandbuch verwenden?
Ja, bestehende HR-Informationen können als Ausgangspunkt dienen. Prüfen Sie zunächst, ob die Inhalte aktuell, verständlich und für die Zielgruppe geeignet sind. Legen Sie anschließend fest, wie das Wissen aufgenommen und gepflegt wird. Für Import oder Synchronisierung hängt das Vorgehen von der unterstützten Quelle und der Konfiguration ab.
Wie gehen wir mit unterschiedlichen Regelungen pro Team oder Standort um?
Machen Sie den Geltungsbereich im Wissen ausdrücklich kenntlich und richten Sie den Zugriff entsprechend ein. Wenn nicht klar ist, welche Regelung gilt, sollte Archie um eine Klarstellung bitten oder die Mitarbeitenden an HR verweisen. Ein persönlicher Anspruch wird nicht allein aus einer allgemeinen Vereinbarung abgeleitet.
Was passiert, wenn sich eine HR-Richtlinie ändert?
Die für die Wissensbasis verantwortliche Person verarbeitet und prüft die Änderung. Veröffentlichen Sie die aktualisierte Erläuterung zum richtigen Zeitpunkt und legen Sie fest, was mit den alten Informationen geschieht. Prüfen Sie außerdem verwandte Artikel und testen Sie die Fragen, die durch die Änderung eine andere Antwort erhalten.
Kann eine mitarbeitende Person dies über Microsoft Teams nutzen?
Ja, Archie ist in Microsoft Teams verfügbar. Mitarbeitende können dort über die eingerichtete Chatbot- oder Agent-Assist-Konfiguration Fragen stellen. Das verfügbare Wissen, die Zugriffsrechte und mögliche zusätzliche Integrationen stimmen Sie auf Ihre Umgebung ab.
Genehmigt Archie Ausnahmen oder persönliche Anträge?
Eine Erläuterung von Richtlinien ist keine Genehmigung eines Antrags oder einer Ausnahme. Eine befugte Person prüft persönliche Situationen. Wenn Sie später Aktionen unterstützen möchten, erfordert dies einen separat eingerichteten Prozess mit geeigneten Zugriffsrechten, Kontrollen und Bestätigungen.
Was benötigen wir für den Start?
Ein klar abgegrenztes Richtlinienthema, aktuelle Quellen, eine inhaltlich verantwortliche Person und eine eindeutige Kontaktmöglichkeit zu HR. Wählen Sie außerdem eine erste Zielgruppe und vereinbaren Sie, wie Sie Antworten prüfen und fehlendes Wissen ergänzen.
Von Ihrem HR-Wissen zu Ihrem ArchieMachen Sie Ihre Richtlinien zugänglich.
Machen Sie Ihre Richtlinien zugänglich.
Beginnen Sie mit einer HR-Frage.
Bringen Sie eine Regelung und einige häufig gestellte Fragen mit. Gemeinsam sehen wir uns an, wie Archie Mitarbeitende unterstützt und was Sie für einen guten Start benötigen.
