Für Mitarbeitende
Weniger nach dem richtigen Schritt suchen.
Finden Sie den richtigen Einreichungsweg, erfahren Sie, welche Angaben und Belege benötigt werden, und verstehen Sie, was der Status Ihrer Spesenabrechnung bedeutet.
Spesenabrechnungen mit ArchieKosten entstanden.
Kosten entstanden.
Klar abgerechnet.
Wo reiche ich meine Ausgaben ein? Welchen Beleg benötige ich? Wurde meine Spesenabrechnung bereits bearbeitet? Archie hilft Mitarbeitenden, die richtigen Schritte zu befolgen, und macht deutlich, was noch fehlt.
Ihre SpesenrichtlinieVollständige AngabenKlarer Status
Expense Agent · Archie für HR
Eine Spesenabrechnung beginnt damit, zu wissen, was benötigt wird.
KI für Spesenabrechnungen hilft Mitarbeitenden, das richtige Verfahren zu finden und ihre Ausgaben vollständig einzureichen. Der Expense Agent von Archie erklärt Ihre Vereinbarungen und kann mit passenden Integrationen eine Spesenabrechnung vorbereiten, sie nach Ihrer Bestätigung weiterleiten und den verfügbaren Status anzeigen. Prüfung und Auszahlung bleiben Teil Ihres bestehenden Spesenabrechnungsprozesses.
Für HR, Finance und Führungskräfte
Vollständigere Anträge zur Prüfung.
Helfen Sie Mitarbeitenden, ihre Ausgaben klar zu beschreiben und fehlende Informationen zu ergänzen. Die zuständige Person prüft die Spesenabrechnung gemäß Ihren Vereinbarungen.
So hilft Archie bei Spesenabrechnungen
Von entstandenen Kosten zum vollständigen Antrag.
Begleiten Sie Sam beim Einreichen von Reisekosten, bei einem fehlenden Beleg und bei einer Frage zur Auszahlung. Sehen Sie, wie die richtigen Informationen und der nächste Schritt zusammenkommen.
Im Gespräch mit Archie
ArchieAntwort & nächster Schritt
BeispielSam · MitarbeitendeIch habe meine Fahrkarte für den Kundenbesuch hinzugefügt. Können Sie die Spesenabrechnung einreichen?
Archie
Im Entwurf sind € 24,40 für die Zugfahrt am 10. November mit dem geschäftlichen Zweck „Kundenbesuch“ angegeben. Der Beleg wurde hinzugefügt. Stimmen diese Angaben und möchten Sie die Spesenabrechnung zur Prüfung einreichen?
Entwurf einer Spesenabrechnung · Angaben und Beleg prüfenSam · MitarbeitendeJa, die Angaben stimmen. Reichen Sie die Spesenabrechnung ein.
Archie
Das Spesenabrechnungssystem hat Ihren Antrag erhalten. Der Status lautet „In Prüfung“. Die zuständige Person prüft die Kosten gemäß Ihrer Spesenrichtlinie. Der Antrag wurde damit noch nicht genehmigt oder ausgezahlt.
Systembestätigung · In PrüfungWas hinter dem Gespräch passiert
Alle Angaben zusammen. Erst dann einreichen.
- Vervollständigen Sie den AntragPrüfen Sie Betrag, Datum, geschäftlichen Zweck und den erforderlichen Beleg.
- Bitten Sie um BestätigungDie Mitarbeitenden prüfen die vorgeschlagenen Angaben, bevor der Antrag weitergeleitet wird.
- Geben Sie den Systemstatus zurückMelden Sie den Eingang erst nach der Systemantwort. Prüfung und Auszahlung folgen ihren eigenen Schritten.
ArchieAntwort & nächster Schritt
BeispielSam · MitarbeiterIch hatte Ausgaben für einen Kundenbesuch, habe aber den Beleg verloren. Kann ich sie trotzdem einreichen?
Archie
Gemäß Ihrer Anweisung ist für diese Kostenart ein Beleg erforderlich. Fragen Sie zuerst beim Lieferanten nach einer Kopie. Falls das nicht möglich ist, prüft die Finanzabteilung gemäß Ihrem Ausnahmeverfahren, welche Informationen benötigt werden.
Anweisung zur Spesenabrechnung · Fehlender BelegSam · MitarbeiterKann ich stattdessen einfach einen Kontoauszug verwenden?
Archie
Auf Grundlage dieser Anweisung kann ich ihn nicht als Ersatz genehmigen. Fragen Sie die Finanzabteilung, was in Ihrer Situation akzeptiert wird, und reichen Sie nur die angeforderten Informationen ein. Ich ergänze keine fehlenden Belegdaten und kann die Erstattung noch nicht zusagen.
Ausnahme · Prüfung durch die FinanzabteilungWas hinter dem Gespräch passiert
Ein fehlender Beleg erfordert den richtigen Prozess.
- Prüfen Sie Ihre BelegregelnVerwenden Sie die für die Kostenart und den Mitarbeiter geltende Anweisung.
- Stellen Sie die fehlenden Informationen klarEin alternatives Dokument wird nicht automatisch als gleichwertiger Ersatz für den erforderlichen Beleg anerkannt.
- Lassen Sie die Ausnahme prüfenDie zuständige Person entscheidet, welche Ergänzung erforderlich ist und ob der Antrag weiterbearbeitet werden kann.
ArchieAntwort & nächster Schritt
BeispielSam · MitarbeiterMeine Spesenabrechnung wurde genehmigt. Wann erhalte ich den Betrag?
Archie
Das verknüpfte Spesenabrechnungssystem zeigt „Genehmigt“ an. In den verfügbaren Daten sehe ich noch kein bestätigtes Zahlungsdatum und keinen Zahlungsstatus. Daher kann ich nicht angeben, wann der Betrag auf Ihrem Konto eingeht.
Spesenabrechnungssystem · Genehmigung sichtbar, Zahlungsdaten fehlenSam · MitarbeiterWird der Betrag also mit meinem nächsten Gehalt ausgezahlt?
Archie
Das kann ich für diese Spesenabrechnung nicht bestätigen. Folgen Sie dem Zahlungsprozess aus Ihrer Spesenabrechnungsanweisung und fragen Sie die Finanzabteilung nach dem voraussichtlichen Bearbeitungszeitpunkt. Die Genehmigung allein beweist nicht, dass die Zahlung bereits eingeplant ist.
Zahlungsprozess gemäß Ihrem Verfahren · Prüfung durch die FinanzabteilungWas hinter dem Gespräch passiert
Genehmigt bedeutet noch nicht ausgezahlt.
- Lesen Sie den verfügbaren StatusZeigen Sie, was das Spesenabrechnungssystem tatsächlich bestätigt.
- Trennen Sie Prüfung und ZahlungEin genehmigter Antrag kann noch auf die weitere Bearbeitung warten.
- Verwenden Sie eine bestätigte ZahlungsquelleOhne Zahlungsdatum oder Zahlungsbestätigung nennt Archie den richtigen Ansprechpartner, statt eine Zusage zu machen.
Beispielhafte Gespräche mit fiktiven Kosten, Dokumenten und Statusangaben. Personenbezogene Daten und Aktionen erfordern geeignete Zugriffsrechte, unterstützte Schnittstellen und einen eingerichteten Spesenabrechnungsprozess.
Was Archie bei Spesenabrechnungen unterstützt
Klarheit darüber, was Sie einreichen. Und was danach passiert.
Beginnen Sie mit Ihren Spesenabrechnungsrichtlinien und Arbeitsanweisungen. Fügen Sie die Vorbereitung von Anträgen und Statusinformationen hinzu, sobald die erforderlichen Systeme und Prüfungen eingerichtet sind.
01 · Ihre Anweisungen
Wissen, was Sie benötigen, um Kosten einzureichen.
Helfen Sie Mitarbeitern, die richtige Kostenart, den Antragsweg und die Belegregeln zu finden. Archie erläutert Ihre Spesenabrechnungsrichtlinien und nennt bei einem fehlenden Dokument oder einer abweichenden Situation den richtigen Ansprechpartner.
Erforderlich: aktuelle Spesenabrechnungsregeln, Arbeitsanweisungen und Ansprechpartner für Ausnahmen.
Ein vollständiger AntragBeispiel
Welche Kosten?Richtige Kostenart
Warum entstanden?Geschäftlicher Zweck
Welcher Beleg?Gemäß Ihren Richtlinien
Abgestimmt auf Ihren Prozess und die verfügbaren Informationen.
02 · Zulässige Daten
Sehen, wo sich eine Spesenabrechnung befindet.
Mit einer geeigneten Schnittstelle kann Archie den verfügbaren Status einer Spesenabrechnung abrufen. Der Mitarbeiter sieht, ob der Antrag noch geprüft wird, eine Ergänzung erfordert oder genehmigt wurde. Ein Zahlungsstatus wird nur angezeigt, wenn die Quelle ihn bereitstellt.
Erforderlich: zulässige Statusdaten und eine klare Bedeutung von Prüfung, Bearbeitung und Zahlung.
Ihre Spesenabrechnung verfolgenBeispiel
AnfrageEingegangen
PrüfungGenehmigt
ZahlungsstatusNicht verfügbar
Abgestimmt auf Ihren Prozess und die verfügbaren Informationen.
03 · Eingerichteter Workflow
Vom geprüften Entwurf zur eingereichten Anfrage.
Lassen Sie Archie eine unterstützte Abrechnung vorbereiten und sie nach den vereinbarten Prüfungen und Ihrer Bestätigung weiterleiten. Der Mitarbeitende prüft die Angaben. Anschließend bewertet die zuständige Person die Anfrage gemäß Ihrem Prozess.
Erforderlich: unterstützte Anbindung, Dokumentenverarbeitung, Bestätigungsschritt und Rückmeldung aus dem System.
Die Schritte einer AbrechnungBeispiel
Entwurf prüfenMitarbeitende
Anfrage einreichenNach Bestätigung
Kosten bewertenZuständige Person
Abgestimmt auf Ihren Prozess und die verfügbaren Informationen.
Was benötigt wird
Ihre Vereinbarungen bestimmen den Ablauf.
Legen Sie fest, welche Kosten Mitarbeitende einreichen können, welche Informationen erforderlich sind und wer die Prüfung übernimmt. Eine vollständige Anfrage bedeutet nicht automatisch, dass die Kosten erstattet werden.
AnwendungWas binden Sie an?Was vereinbaren Sie?
01Richtlinien & Belege
Ihre Abrechnungsrichtlinien, Kostenarten, erforderlichen Angaben und Anweisungen für Dokumente.
Legen Sie fest, wer die Inhalte verwaltet und welcher Ablauf bei einem fehlenden Beleg oder einer Ausnahme gilt.
02Anfragen & Status
Die verfügbaren Informationen aus Ihrem Abrechnungssystem und, sofern eingerichtet, der Zahlungsverwaltung.
Bestimmen Sie, welche Anfragen der Nutzer sehen darf und welche Quelle jeden Status bestätigt.
03Einreichen & prüfen
Eine unterstützte Anbindung für Abrechnungen, Belege und Rückmeldungen.
Lassen Sie die Mitarbeitenden die Angaben bestätigen. Machen Sie Prüfung und Auszahlung als separate Schritte sichtbar.
Auch in Ihrer vertrauten Arbeitsumgebung.
Archie in TeamsLassen Sie Mitarbeitende Abrechnungsfragen in Microsoft Teams stellen. Richten Sie für Belege, persönliche Statusinformationen und das Einreichen von Kosten außerdem den richtigen Zugriff und Workflow ein.
Wenn es anders läuft
Nicht jede Abrechnung passt in den Standardablauf.
Ein fehlender Beleg, eine unklare Kostenart oder eine Frage zur Zahlung kann eine Prüfung erfordern. Archie nennt die verfügbaren Informationen und hilft den Mitarbeitenden, die richtige Ergänzung oder Kontaktmöglichkeit zu finden. Die zuständige Person prüft die Ausnahme.
So sorgt Archie für Klarheit
„Ihre Abrechnung wurde genehmigt. Ich sehe noch kein bestätigtes Zahlungsdatum. Finance kann die weitere Verarbeitung prüfen.“
Benennen Sie, was bekannt ist
Machen Sie deutlich, welche Angaben und Status verfügbar sind und was noch fehlt.
Die richtige Ergänzung anfordern
Teilen Sie den Mitarbeitenden mit, welche Informationen gemäß Ihren Anweisungen erforderlich sind, ohne fehlende Angaben zu erfinden.
Lassen Sie das Ergebnis bestätigen
Eine Ausnahme, Erstattung oder ein Zahlungsdatum wird erst durch die zuständige Person oder das richtige System bestätigt.
Klein anfangen. Gezielte Erweiterung.
Beginnen Sie mit einer häufig vorkommenden Kostenart.
Wählen Sie eine Abrechnung aus, zu der häufig Fragen entstehen, und vervollständigen Sie den Ablauf vom Beleg bis zur Prüfung. Fügen Sie Aktionen und Statusinformationen hinzu, sobald Quellen und Kontrollen eingerichtet sind.
Machen Sie den Einreichungsprozess klar
Sammeln Sie die Anweisungen, erforderlichen Angaben und Belegregeln. Legen Sie fest, wer die Abrechnung prüft und wo Mitarbeitende den Status finden.
Testen Sie auch fehlende Informationen
Prüfen Sie einen unleserlichen Beleg, ein fehlendes Datum, eine doppelte Anfrage und eine Genehmigung ohne Zahlungsstatus.
Verbessern Sie auf Grundlage echter Fragen
Sehen Sie sich an, welche Anfragen ergänzt werden müssen und wo Mitarbeitende nicht weiterkommen. Erweitern Sie den Prozess anschließend um weitere Kostenarten oder Anbindungen.
Besprechen Sie Ihren AbrechnungsprozessEine Kostenart. Ein klarer Weg. Ein praktischer Anfang.
Gut zu wissenIhre Fragen zu Abrechnungen.
Ihre Fragen zu Abrechnungen.
Klar beantwortet.
Vom Beleg bis zur Rückmeldung. Das sollten Sie über das Einreichen, Prüfen und den verfügbaren Zahlungsstatus wissen.
Was macht der Expense Agent?
Der Expense Agent ist der HR-Agent von Archie für Fragen zu Abrechnungen und unterstützte Prozessschritte. Er erläutert Ihre Richtlinien und den Antragsweg und hilft Mitarbeitenden, die erforderlichen Informationen bereitzustellen. Mit passenden Integrationen kann er eine bestätigte Abrechnung einreichen und den verfügbaren Status anzeigen.
Bei welchen Kosten kann Archie Sie bei der Abrechnung unterstützen?
Das bestimmen Ihre Abrechnungsrichtlinien und die eingerichtete Anwendung. Sie können beispielsweise mit einer Art geschäftlicher Reisekosten beginnen. Archie verwendet die dazugehörigen Anweisungen. Welche Anträge er außerdem vorbereiten oder weiterleiten kann, hängt von der unterstützten Integration und dem Workflow ab.
Können wir beginnen, ohne ein Abrechnungssystem zu integrieren?
Ja. Archie kann Ihre Abrechnungsrichtlinien erläutern und Mitarbeitende zum richtigen Einreichungsweg führen. Das Abrufen persönlicher Anträge, das Anzeigen aktueller Statusangaben oder das Einreichen von Kosten erfordert zusätzlichen Zugriff, eine passende Integration und eine entsprechende Einrichtung.
Kann Archie Daten aus einem Beleg verwenden?
Das kann Bestandteil eines eingerichteten Dokumenten-Workflows sein, abhängig von den unterstützten Dateien, der Verarbeitung und der Integration. Der Mitarbeitende überprüft die vorgeschlagenen Daten, bevor eine Abrechnung eingereicht wird. Fehlende oder unklare Informationen müssen ergänzt und dürfen nicht erraten werden.
Was passiert, wenn ein Beleg fehlt?
Archie folgt Ihrer Anweisung für die betreffende Kostenart. Er kann erläutern, wie eine Kopie angefordert wird oder wer eine Ausnahme prüft. Ein alternatives Dokument wird nicht automatisch genehmigt, und fehlende Belegdaten werden nicht ergänzt.
Genehmigt Archie eine Abrechnung selbst?
In der hier beschriebenen Vorgehensweise prüft die zuständige Person den Antrag gemäß Ihrem Prozess. Archie unterstützt bei der Vorbereitung, Einreichung und den verfügbaren Statusinformationen. Ein vollständiger oder eingegangener Antrag stellt keine automatische Genehmigung dar.
Kann Archie mitteilen, wann eine Abrechnung ausgezahlt wird?
Nur wenn die relevante Quelle einen Zahlungsstatus oder ein bestätigtes Zahlungsdatum bereitstellt und der Benutzer Zugriff darauf hat. Die Genehmigung der Abrechnung allein reicht dafür nicht aus. Ohne diese Informationen nennt Archie den vereinbarten Kontaktweg für eine weitere Prüfung.
Ersetzt Archie Ihre Abrechnungs- oder Finanzverwaltung?
Nein. Ihre Systeme bleiben die Quelle für Anträge, Prüfung und Zahlung. Archie macht die Erläuterungen und unterstützten Prozessschritte über ein Gespräch zugänglich. Die Prüfung von Ausnahmen und die finanzielle Abwicklung bleiben in Ihrer bestehenden Verantwortung.
Von Ihrem Abrechnungsprozess zu Ihrem ArchieMachen Sie das Abrechnen übersichtlich.
Machen Sie das Abrechnen übersichtlich.
Vom Beleg bis zum klaren Status.
Bringen Sie Ihre Abrechnungsrichtlinien und eine häufig gestellte Frage mit. Gemeinsam sehen wir uns an, wie Archie Mitarbeitende unterstützt und welche Daten, Prüfungen und Integrationen dafür erforderlich sind.
