Pour le collaborateur
Moins de recherches pour trouver la bonne étape.
Trouvez le circuit de demande, sachez quelles informations et quels justificatifs sont nécessaires et comprenez ce que signifie le statut de votre note de frais.
Notes de frais avec ArchieDes frais engagés.
Des frais engagés.
Une note de frais claire.
Où dois-je saisir mes frais ? Quel justificatif me faut-il ? Ma note de frais a-t-elle déjà été traitée ? Archie aide les collaborateurs à suivre les bonnes étapes et clarifie ce qui manque encore.
Votre politique de notes de fraisInformations complètesStatut clair
Expense Agent · Archie pour les RH
Une note de frais commence par savoir ce qui est nécessaire.
L’IA pour les notes de frais aide les collaborateurs à trouver la bonne procédure et à fournir toutes les informations relatives à leurs frais. L’Expense Agent d’Archie explique vos règles et peut, grâce à des intégrations adaptées, préparer une note de frais, la transmettre après confirmation et afficher le statut disponible. La validation et le paiement restent intégrés à votre processus existant de notes de frais.
Pour les RH, la finance et les managers
Des demandes plus complètes à évaluer.
Aidez les collaborateurs à décrire clairement leurs frais et à compléter les informations manquantes. La personne habilitée évalue la note de frais conformément à vos règles.
Comment Archie aide pour les notes de frais
Des frais engagés à une demande complète.
Suivez Sam lors de la soumission de frais de déplacement, d’un justificatif manquant et d’une question sur le paiement. Découvrez comment les bonnes informations et l’étape suivante se rejoignent.
En conversation avec Archie
ArchieRéponse et étape suivante
ExempleSam · CollaborateurJ’ai ajouté mon billet de train pour la visite chez le client. Peux-tu soumettre la note de frais ?
Archie
Le brouillon indique 24,40 € pour le trajet en train du 10 novembre, avec comme motif professionnel une visite chez un client. Le justificatif a été ajouté. Ces informations sont-elles correctes et souhaitez-vous soumettre la note de frais pour évaluation ?
Brouillon de note de frais · Vérifier les informations et le justificatifSam · CollaborateurOui, les informations sont correctes. Soumets la note de frais.
Archie
Le système de notes de frais a reçu votre demande. Le statut est En cours d’évaluation. La personne habilitée vérifie les frais conformément à votre politique de notes de frais. La demande n’est donc pas encore approuvée ni payée.
Confirmation du système · En cours d’évaluationCe qui se passe en coulisses
Toutes les informations réunies. Soumettre seulement ensuite.
- Complétez la demandeVérifiez le montant, la date, le motif professionnel et le justificatif requis.
- Demandez une confirmationLe collaborateur vérifie les informations proposées avant la transmission de la demande.
- Renvoyez le statut du systèmeNe confirmez la réception qu’après la réponse du système. L’évaluation et le paiement suivent leurs propres étapes.
ArchieRéponse et étape suivante
ExempleSam · CollaborateurJ’ai engagé des frais pour une visite client, mais j’ai perdu le reçu. Puis-je quand même les déclarer ?
Archie
Selon vos instructions, cette catégorie de frais nécessite un justificatif. Demandez d’abord une copie au fournisseur. Si cela n’est pas possible, la finance évaluera, selon votre procédure d’exception, quelles informations sont nécessaires.
Instructions de déclaration · Justificatif manquantSam · CollaborateurPuis-je simplement utiliser un relevé bancaire ?
Archie
Je ne peux pas approuver ce document comme remplacement sur la base de ces instructions. Demandez à la finance ce qui est accepté dans votre situation et fournissez uniquement les informations demandées. Je ne complète pas les informations manquantes du reçu et ne peux pas encore garantir le remboursement.
Exception · Évaluation par la financeCe qui se passe en coulisses
Un justificatif manquant nécessite de suivre la procédure appropriée.
- Vérifiez vos règles en matière de justificatifsUtilisez les instructions correspondant à la catégorie de frais et au collaborateur concernés.
- Clarifiez les informations manquantesUn document alternatif n’est pas automatiquement considéré comme équivalent au justificatif requis.
- Faites évaluer l’exceptionLe collègue habilité détermine quel complément est nécessaire et si la demande peut poursuivre son traitement.
ArchieRéponse et étape suivante
ExempleSam · CollaborateurMa note de frais a été approuvée. Quand vais-je recevoir le montant ?
Archie
Le système de notes de frais connecté affiche Approuvée. Dans les données disponibles, je ne vois encore aucune date de paiement ni aucun statut de paiement confirmé. Je ne peux donc pas indiquer quand le montant sera crédité sur votre compte.
Système de notes de frais · Approbation visible, données de paiement manquantesSam · CollaborateurDonc le montant sera payé avec mon prochain salaire ?
Archie
Je ne peux pas le confirmer pour cette note de frais. Suivez la procédure de paiement décrite dans vos instructions de déclaration et demandez à la finance quel est le délai de traitement prévu. Une approbation seule ne prouve pas que le paiement a déjà été programmé.
Procédure de paiement selon votre processus · Vérification auprès de la financeCe qui se passe en coulisses
Approuvé ne signifie pas encore payé.
- Lisez le statut disponibleMontrez ce que le système de notes de frais confirme réellement.
- Distinguez l’évaluation du paiementUne demande approuvée peut encore être en attente d’un traitement supplémentaire.
- Utilisez une source de paiement confirméeSans date ni confirmation de paiement, Archie indique le bon interlocuteur au lieu de faire une promesse.
Conversations illustratives avec des frais, documents et statuts fictifs. Les données personnelles et les actions nécessitent des accès appropriés, des connexions prises en charge et une procédure de notes de frais configurée.
Ce qu’Archie prend en charge pour les notes de frais
Sachez clairement ce que vous fournissez. Et ce qui se passe ensuite.
Commencez par vos règles et instructions de travail relatives aux notes de frais. Ajoutez la préparation des demandes et les informations de statut lorsque les systèmes et contrôles nécessaires sont configurés.
01 · Vos instructions
Savoir ce dont vous avez besoin pour soumettre des frais.
Aidez les collaborateurs à trouver la bonne catégorie de frais, la procédure de demande et les règles en matière de justificatifs. Archie explique vos règles de notes de frais et indique le bon interlocuteur en cas de document manquant ou de situation exceptionnelle.
Nécessaire : règles de notes de frais à jour, instructions de travail et interlocuteurs pour les exceptions.
Une demande complèteExemple
Quels frais ?Catégorie de frais appropriée
Pourquoi engagés ?Objectif professionnel
Quel justificatif ?Selon vos règles
Adapté à votre processus et aux informations disponibles.
02 · Données autorisées
Voir où en est une note de frais.
Grâce à une connexion appropriée, Archie peut récupérer le statut de note de frais disponible. Le collaborateur voit si la demande est encore en cours d’évaluation, nécessite un complément ou a été approuvée. Un statut de paiement n’est affiché que si la source le rend disponible.
Nécessaire : données de statut autorisées et signification claire de l’évaluation, du traitement et du paiement.
Suivre votre note de fraisExemple
DemandeReçue
ÉvaluationApprouvée
Statut du paiementNon disponible
Adapté à votre processus et aux informations disponibles.
03 · Workflow configuré
D’un brouillon vérifié à une demande soumise.
Laissez Archie préparer une note de frais assistée et la transmettre après les contrôles convenus et confirmation. Le collaborateur vérifie les données. Le collègue habilité évalue ensuite la demande conformément à votre processus.
Nécessaire : une intégration prise en charge, le traitement des documents, une étape de confirmation et un retour d’information du système.
Les étapes d’une note de fraisExemple
Vérifier le brouillonCollaborateur
Soumettre la demandeAprès confirmation
Évaluer les fraisCollègue habilité
Adapté à votre processus et aux informations disponibles.
Ce qui est nécessaire
Vos accords déterminent le parcours.
Définissez les frais que les collaborateurs peuvent soumettre, les informations nécessaires et la personne chargée de l’évaluation. Une demande complète ne signifie pas automatiquement que les frais seront remboursés.
ApplicationQue connectez-vous ?Que convenez-vous ?
01Politique & justificatifs
Votre politique de notes de frais, les catégories de frais, les informations requises et les instructions relatives aux documents.
Définissez qui gère le contenu et quel parcours s’applique en cas de justificatif manquant ou d’exception.
02Demandes & statuts
Les informations disponibles dans votre système de notes de frais et, si configurée, dans votre gestion des paiements.
Déterminez quelles demandes l’utilisateur peut consulter et quelle source confirme chaque statut.
03Soumettre et évaluer
Une intégration prise en charge pour les notes de frais, les justificatifs et les retours d’information.
Faites confirmer les données par le collaborateur. Gardez l’évaluation et le paiement visibles comme deux étapes distinctes.
Également dans votre environnement de travail habituel.
Archie dans TeamsPermettez aux collaborateurs de poser leurs questions sur les notes de frais dans Microsoft Teams. Pour les justificatifs, les statuts personnels et la soumission des frais, configurez également les accès et le workflow appropriés.
Lorsque les choses se passent autrement
Toutes les notes de frais ne suivent pas le parcours standard.
Un reçu manquant, une catégorie de frais peu claire ou une question concernant le paiement peut nécessiter une évaluation. Archie indique les informations disponibles et aide le collaborateur à trouver le complément d’information ou le canal de contact approprié. Le collègue habilité évalue l’exception.
Comment Archie maintient la clarté
« Votre note de frais a été approuvée. Je ne vois pas encore de date de paiement confirmée. La Finance peut vérifier la suite du traitement. »
Indiquez ce qui est connu
Indiquez clairement quelles données et quels statuts sont disponibles et ce qui manque encore.
Demandez le complément approprié
Informez le collaborateur des informations requises selon vos instructions, sans inventer les données manquantes.
Faites confirmer le résultat
Une exception, un remboursement ou une date de paiement n’est confirmé que par le collègue habilité ou le système approprié.
Commencer petit. Étendre de manière ciblée.
Commencez par une catégorie de frais courante.
Choisissez une note de frais qui suscite souvent des questions et complétez le parcours, du justificatif à l’évaluation. Ajoutez des actions et des informations de statut dès que les sources et les contrôles sont en place.
Clarifiez le parcours de soumission
Rassemblez les instructions, les données nécessaires et les règles relatives aux justificatifs. Définissez qui évalue la note de frais et où les collaborateurs peuvent consulter son statut.
Testez également les informations manquantes
Vérifiez un reçu illisible, une date manquante, une demande en double et une approbation sans statut de paiement.
Améliorez-vous sur la base de questions réelles
Examinez quelles demandes doivent être complétées et où les collaborateurs rencontrent des difficultés. Élargissez ensuite à d’autres catégories de frais ou intégrations.
Discutez de votre processus de notes de fraisUn type de dépense. Un parcours clair. Un début concret.
Bon à savoirVos questions sur les notes de frais.
Vos questions sur les notes de frais.
Des réponses claires.
Du justificatif au retour d’information. Voici ce que vous devez savoir sur la soumission, l’évaluation et le statut de paiement disponible.
Que fait l’Expense Agent ?
L’Expense Agent est l’agent RH d’Archie pour les questions relatives aux notes de frais et les étapes de processus prises en charge. Il explique votre politique et votre parcours de demande, et aide les collaborateurs à fournir les informations nécessaires. Grâce aux intégrations appropriées, il peut soumettre une note de frais confirmée et afficher le statut disponible.
Pour quelles dépenses Archie peut-il aider à soumettre une note de frais ?
Cela dépend de votre politique de notes de frais et de l’application configurée. Vous pouvez par exemple commencer par un seul type de frais professionnels de déplacement. Archie utilise les instructions correspondantes. Les demandes qu’il peut également préparer ou transmettre dépendent de l’intégration et du workflow pris en charge.
Pouvons-nous commencer sans connecter de système de notes de frais ?
Oui. Archie peut fournir des explications à partir de votre politique de notes de frais et orienter les collaborateurs vers le parcours de soumission approprié. La récupération des demandes personnelles, l’affichage des statuts actuels ou la soumission des dépenses nécessitent un accès supplémentaire, une intégration adaptée et une configuration appropriée.
Archie peut-il utiliser les données d’un reçu ?
Cela peut faire partie d’un workflow documentaire configuré, selon les fichiers, le traitement et l’intégration pris en charge. Le collaborateur vérifie les données proposées avant de soumettre une note de frais. Les informations manquantes ou ambiguës doivent être complétées, et non devinées.
Que se passe-t-il si un reçu manque ?
Archie suit vos instructions pour le type de dépense concerné. Il peut expliquer comment demander une copie ou qui évalue une exception. Un autre document n’est pas automatiquement approuvé et les informations manquantes du reçu ne sont pas complétées.
Archie approuve-t-il lui-même une note de frais ?
Dans le processus décrit ici, le collègue habilité évalue la demande conformément à votre procédure. Archie aide à la préparation, à la soumission et à l’affichage des informations de statut disponibles. Une demande complète ou reçue ne constitue pas une approbation automatique.
Archie peut-il indiquer quand une note de frais sera payée ?
Uniquement si la source concernée fournit un statut de paiement ou une date de paiement confirmée, et si l’utilisateur y a accès. L’approbation de la note de frais seule ne suffit pas. Sans cette information, Archie indique le parcours de contact convenu pour effectuer des vérifications supplémentaires.
Archie remplace-t-il notre gestion des notes de frais ou notre administration financière ?
Non. Vos systèmes restent la source pour les demandes, l’évaluation et le paiement. Archie rend les explications et les étapes de processus prises en charge accessibles par le dialogue. L’évaluation des exceptions et le traitement financier restent sous votre responsabilité, dans le cadre de vos processus existants.
De votre processus de notes de frais à votre ArchieSimplifiez la gestion des notes de frais.
Simplifiez la gestion des notes de frais.
Du justificatif à un statut clair.
Apportez votre politique de notes de frais et une question fréquente. Nous examinerons ensemble comment Archie aide les collaborateurs et quelles données, vérifications et intégrations sont nécessaires.
