Het beleid blijft van jullie.
HR bepaalt welke bronnen leidend zijn en wie de informatie beheert. Een duidelijke bron helpt medewerkers en HR om antwoorden te controleren.
Archie voor HR
Meer aandacht
voor mensen.
Archie doet mee.
Van een snelle HR-vraag tot een nieuwe collega die goed begint. Archie helpt medewerkers verder en neemt terugkerend regelwerk uit handen.
Jullie kennisJullie systemenRegie bij HR
S
Sam heeft een vraag“Ik begin maandag.
Wat moet ik nog regelen?”
Wat moet ik nog regelen?”
Archie helpt je op weg
Je kennismaking staat gepland.Je laptop is aangevraagd.
Alleen je contactgegevens nog controleren.
Illustratief voorbeeld · fictieve gegevensHR, dichter bij je medewerkersEen vraag stellen.
Een vraag stellen.
Weer verder kunnen.
Een duidelijk antwoord.
De juiste uitleg uit jullie beleid en afspraken, op het moment dat iemand die nodig heeft.
Een concrete vervolgstap.
Van informatie vinden naar een aanvraag begeleiden. Met de juiste controles en goedkeuringen.
Van HR-vraag naar vervolgstapEen gewone HR-vraag.
Een gewone HR-vraag.
Een hoop werk minder.
Kies een situatie. Ontdek hoe Archie kennis en vervolgstappen bij elkaar brengt in één gesprek.
In gesprek met Archie
ArchieVoorbeeldgesprek met Sam
HR-assistentSamKan ik volgende vrijdag 8 uur vrij aanvragen?
Archie
Je hebt 48 verlofuren beschikbaar. Dat past dus binnen je saldo. Je leidinggevende moet de aanvraag nog goedkeuren. Zal ik die indienen?
Bron: Verlofregeling + persoonlijk saldoSamJa, dien maar in.
Archie
Je aanvraag is ingediend bij je leidinggevende. Zodra die is goedgekeurd, wordt je saldo bijgewerkt.
Wacht op goedkeuringAchter elk antwoord
Jullie afspraken.
Een logische volgende stap.
- Jouw gegevensAlleen het saldo tonen dat Sam mag inzien.
- Jullie afsprakenDe verlofregeling en goedkeuring meenemen.
- Een gerichte actieNa bevestiging de aanvraag indienen.
ArchieVoorbeeldgesprek met Sam
HR-assistentSamWaar vind ik de afspraken over thuiswerken?
Archie
In jullie personeelsgids. Je stemt thuiswerkdagen af met je leidinggevende. Daar staan ook de voorwaarden voor je werkplek en een eventuele vergoeding.
Bron: Personeelsgids / ThuiswerkenSamEn als ik een uitzondering nodig heb?
Archie
Bespreek je situatie met HR. Ik help je de juiste contactroute te vinden. HR beoordeelt de uitzondering.
De juiste route naar HRAchter elk antwoord
Jullie afspraken.
Een logische volgende stap.
- De vraag begrijpenHerkennen welke afspraak Sam zoekt.
- De bron erbijAntwoorden vanuit jullie personeelsgids.
- Ruimte voor een mensEen uitzondering bij HR laten beoordelen.
ArchieVoorbeeldgesprek met Sam
HR-assistentSamIk begin maandag. Wat moet ik nog regelen?
Archie
Je kennismaking staat gepland en je laptop is aangevraagd. Er staat nog een taak open: je contactgegevens controleren.
Bron: Onboardingchecklist + taakstatusSamWaar doe ik dat?
Archie
In het medewerkersportaal, bij je persoonlijke gegevens. Kun je er nog niet in? Dan helpt je HR-contactpersoon je verder.
Klaar voor de volgende stapAchter elk antwoord
Jullie afspraken.
Een logische volgende stap.
- De juiste contextStartdatum en toegestane gegevens bepalen.
- De stand van zakenBeschikbare taken en voortgang raadplegen.
- Gericht verderDe open taak en juiste contactroute tonen.
Interactieve voorbeelden met fictieve gegevens. Persoonlijke informatie en acties vragen passende autorisaties, ingerichte processen en beschikbare koppelingen.
Archie HR AgentsEén vertrouwd gezicht.
Eén vertrouwd gezicht.
Zeven HR-specialisten erachter.
Van beleid uitleggen tot een aanvraag begeleiden. Kies een agent en ontdek welk terugkerend werk je ermee kunt aanpakken.
HR Knowledge Agent
Het antwoord begint bij jullie kennis.
Maak beleid, cao-afspraken en procedures toegankelijk via één gesprek. Archie helpt de relevante informatie te vinden en toont waar een antwoord op is gebaseerd.
Zo begint het gesprek“Hoe vraag ik ouderschapsverlof aan?”
De procedure uitleggen, de bron tonen en duidelijk maken welke stappen de medewerker zelf of met HR moet zetten.
Leave Agent
Van verlofvraag naar een duidelijke status.
Combineer uitleg over de regeling met persoonlijk saldo en een aanvraagproces. Welke controles en goedkeuringen nodig zijn, bepalen jullie vooraf.
Zo begint het gesprek“Kan ik volgende vrijdag vrij aanvragen?”
Saldo en regels raadplegen, de aanvraag voorbereiden en via de ingerichte route verder brengen.
Joiner Agent
Een nieuwe collega weet waar die aan toe is.
Maak vragen, documenten en onboardingstappen overzichtelijk. Met aangesloten taakstatus kan Archie aangeven wat al geregeld is en wat nog aandacht vraagt.
Zo begint het gesprek“Wat moet ik vóór mijn eerste werkdag doen?”
De juiste checklist en contactpersonen tonen, met voortgang waar die beschikbaar is.
Leaver Agent
De laatste werkdag vraagt om goede afspraken.
Help medewerkers en betrokken teams door het offboardingproces. Breng inleveren, overdracht en open taken bij elkaar, met de juiste verantwoordelijken.
Zo begint het gesprek“Waar lever ik mijn laptop in?”
De procedure uitleggen en de volgende stap begeleiden. Gevoelige besluiten en uitzonderingen blijven bij de verantwoordelijke mensen.
Employee Change Agent
Een wijziging met de juiste controles.
Begeleid aanvragen rond uren, rol of contract. Archie kan helpen informatie te verzamelen en een ingerichte workflow te starten, met afgesproken goedkeuringen.
Zo begint het gesprek“Ik wil minder uren werken. Hoe vraag ik dat aan?”
Benodigde informatie en voorwaarden duidelijk maken en de aanvraag naar de juiste beoordelaar brengen.
Payroll Agent
Duidelijkheid bij vragen over salaris.
Help bij vragen over salarisprocedures en mutaties. Persoonlijke gegevens vragen extra toegangscontrole; een inhoudelijke afwijking kan worden overgedragen aan salarisadministratie.
Zo begint het gesprek“Hoe geef ik een salariswijziging door?”
De afgesproken procedure uitleggen, gegevens veilig laten aanleveren en de verantwoordelijke afdeling betrekken.
Expense Agent
Een declaratie begint met heldere voorwaarden.
Laat medewerkers vinden wat ze mogen declareren en wat daarvoor nodig is. Breid uit met controles, indienen of statusinformatie waar de koppelingen dat ondersteunen.
Zo begint het gesprek“Hoe declareer ik mijn zakelijke reiskosten?”
De regeling en benodigde bewijsstukken uitleggen en helpen bij de juiste vervolgstap.
We bepalen samen welke agents en handelingen passen bij jullie processen. De inzet hangt af van kennis, systeemtoegang, autorisaties en benodigde inrichting.
Past in jullie HR-landschapAlles hoeft niet anders.
Alles hoeft niet anders.
De ingang wel.
De kennis staat in een handboek. Het saldo in jullie HR-systeem. De aanvraag weer ergens anders. Archie verbindt de stappen achter één gesprek.
Jullie bronsystemen blijven leidend. Samen bepalen we welke informatie Archie mag raadplegen en welke acties en koppelingen nodig zijn.
Waar je medewerkers werken
Microsoft TeamsIn je vertrouwde werkplek
WebomgevingDirect bereikbaar
Archie voor HRDe juiste kennis. De volgende stap.
HR-kennisBeleid & cao
HR-systemenGegevens & saldo
WorkflowsTaken & aanvragen
HR houdt de regieSlim geregeld.
Slim geregeld.
Met aandacht voor wat menselijk blijft.
Een goed antwoord en een correcte actie beginnen met duidelijke afspraken. Daarom horen kennisbeheer, toegang en menselijke controle bij de inrichting.
De juiste informatie, voor de juiste persoon.
Een algemene beleidsvraag vraagt iets anders dan een persoonlijk saldo. We richten toegang en systeemacties in op basis van rollen en rechten.
Een uitzondering krijgt aandacht.
Ontbrekende informatie of een gevoelige situatie vraagt om een mens. Archie helpt de vraag met relevante context over te dragen aan HR.
Archie voor HR bouwt op dezelfde platformbasis voor knowledge, gesprekken, ondersteuning, automation en insights.
Beveiliging & privacyKlein beginnen. Gericht uitbreiden.Eerst één vraag goed oplossen.
Eerst één vraag goed oplossen.
Dan samen verder.
Maak het concreet. Bijvoorbeeld met de vragen die nieuwe collega's stellen voordat ze beginnen.
Jullie eerste toepassingEen goede start.
Een goede start.
Al vóór dag één.
Dezelfde vragen over de eerste werkdag komen steeds bij HR terecht. Daar beginnen we.
Een nieuwe collega vraagt“Maandag begin ik.
Waar moet ik zijn en
wat neem ik mee?”
Voorbeeld van een afgebakende start, afgestemd op jullie organisatie.Waar moet ik zijn en
wat neem ik mee?”
Samen scherpstellen
Welke vragen krijgt HR elke week?
We verzamelen de meest gestelde startvragen en de antwoorden die jullie al hebben. Jullie wijzen aan wie de kennis actueel houdt.
Een duidelijke scope en de juiste bronnen.
In de praktijk proberen
Laat een eerste groep ermee werken.
Archie helpt met jullie startinformatie. We testen ook wat er gebeurt als kennis ontbreekt of iemand een persoonlijke vraag stelt.
Antwoorden die kloppen, met een route naar HR.
Verder op wat werkt
Breid uit waar het echt helpt.
Bekijk welke vragen overblijven. Daarna bepalen we of bijvoorbeeld taakstatus of een aanvraag toevoegen zinvol is, en welke koppelingen daarvoor nodig zijn.
Een volgende stap op basis van echte vragen.
Welk terugkerend werk zou jij als eerste willen aanpakken?
Bespreek jullie eerste HR-procesGoed om te wetenJouw HR-vragen.
Jouw HR-vragen.
Helder beantwoord.
Van de eerste toepassing tot de dagelijkse praktijk. Dit wil je weten voordat je met Archie voor HR begint.
Wat is Archie voor HR?
Archie voor HR is een toepassing van het Archie-platform voor HR-vragen en terugkerende aanvragen. Medewerkers krijgen één ingang voor kennis en ondersteuning. Gespecialiseerde HR-agents kunnen, afhankelijk van de inrichting, informatie raadplegen en stappen uitvoeren in gekoppelde systemen.
Vervangt Archie ons HR- of salarissysteem?
Jullie bestaande systemen blijven de bron voor personeelsgegevens, salaris en vastgelegde wijzigingen. Archie vormt een ingang voor medewerkers en verbindt beschikbare kennis en systeemfuncties. Per toepassing bepalen we welke koppelingen nodig en mogelijk zijn.
Wat is het verschil tussen een HR-chatbot en een HR-agent?
Een chatbot is de gespreksinterface. Daarachter kan een toepassing alleen vragen beantwoorden, maar ook gegevens ophalen of acties uitvoeren. Bij Archie HR Agents staat het HR-proces centraal: welke informatie is nodig, welke handeling is toegestaan en wanneer moet een mens goedkeuren of overnemen?
Kunnen medewerkers Archie in Microsoft Teams gebruiken?
Archie is beschikbaar in een één-op-éénchat in Microsoft Teams. De Teams-assistent gebruikt een bestaande Chatbot- of Agent Assist-configuratie. Persoonlijke HR-gegevens en procesacties vragen daarnaast passende koppelingen en autorisaties. Toegang tot Teams alleen geeft geen onbeperkte toegang tot HR-gegevens.
Moeten we meteen alle zeven HR-agents gebruiken?
Je kunt beginnen met één afgebakende toepassing, zoals vragen over beleid of een verlofproces. Samen bepalen we welke agent past en wat nodig is aan kennis, systeemtoegang en inrichting. Uitbreiding volgt op basis van gebruik, resultaten en prioriteiten.
Hoe gaan we om met vertrouwelijke of gevoelige vragen?
We spreken vooraf af welke informatie Archie mag raadplegen en welke situaties worden overgedragen. Persoonlijke gegevens vragen passende toegangscontrole. Medische inhoud, klachten en beslissingen met gevolgen voor medewerkers vragen een afzonderlijke beoordeling en duidelijke menselijke verantwoordelijkheid.
Wat hebben we nodig om te starten?
Een eerste HR-proces, de bijbehorende kennis en iemand die verantwoordelijk is voor de inhoud. Voor persoonlijke informatie of acties brengen we ook de systemen, beschikbare koppelingen, rechten en goedkeuringen in kaart. Daarna bepalen we samen de scope, testaanpak en invoering.
Hoe meten we of het werkt?
Leg eerst vast hoeveel vragen of aanvragen binnenkomen, welke handmatige stappen nodig zijn en wat een goede uitkomst is. Vergelijk daarna bijvoorbeeld doorlooptijd, inhoudelijke juistheid, afgeronde aanvragen, overdrachten en medewerkerstevredenheid. Een gesprek zonder overdracht is op zichzelf nog geen bewijs dat de vraag is opgelost.
Van jullie praktijk naar jullie ArchieGeef HR meer ruimte.
Geef HR meer ruimte.
Begin met één vraag.
Welke vraag komt bij jullie steeds terug? Neem die mee.
Dan laten we zien hoe Archie kan helpen.
