Voor de medewerker
Minder zoeken naar de juiste stap.
Vind de aanvraagroute, weet welke gegevens en bewijsstukken nodig zijn en begrijp wat de status van je declaratie betekent.
Declaraties met ArchieKosten gemaakt.
Kosten gemaakt.
Helder gedeclareerd.
Waar dien ik mijn kosten in? Welke bon heb ik nodig? Is mijn declaratie al verwerkt? Archie helpt medewerkers de juiste stappen te volgen en maakt duidelijk wat nog ontbreekt.
Jullie declaratiebeleidComplete gegevensDuidelijke status
Expense Agent · Archie voor HR
Een declaratie begint met weten wat er nodig is.
AI voor declaraties helpt medewerkers de juiste procedure te vinden en hun kosten volledig aan te leveren. De Expense Agent van Archie legt jullie afspraken uit en kan met passende koppelingen een declaratie voorbereiden, na bevestiging doorzetten en de beschikbare status tonen. De beoordeling en betaling blijven onderdeel van jullie bestaande declaratieproces.
Voor HR, finance en leidinggevenden
Completere aanvragen ter beoordeling.
Help medewerkers hun kosten helder te omschrijven en ontbrekende informatie aan te vullen. De bevoegde collega beoordeelt de declaratie volgens jullie afspraken.
Zo helpt Archie bij declaraties
Van gemaakte kosten naar een complete aanvraag.
Volg Sam bij het indienen van reiskosten, een ontbrekend bewijsstuk en een vraag over de uitbetaling. Bekijk hoe de juiste informatie en vervolgstap samenkomen.
In gesprek met Archie
ArchieAntwoord & volgende stap
VoorbeeldSam · MedewerkerIk heb mijn treinkaartje voor het klantbezoek toegevoegd. Kun je de declaratie indienen?
Archie
In het concept staat € 24,40 voor de treinreis op 10 november, met als zakelijk doel een klantbezoek. Het bewijsstuk is toegevoegd. Kloppen deze gegevens en wil je de declaratie ter beoordeling indienen?
Conceptdeclaratie · Gegevens en bewijsstuk controlerenSam · MedewerkerJa, de gegevens kloppen. Dien de declaratie in.
Archie
Het declaratiesysteem heeft je aanvraag ontvangen. De status is In beoordeling. De bevoegde collega controleert de kosten volgens jullie declaratiebeleid. De aanvraag is hiermee nog niet goedgekeurd of uitbetaald.
Systeembevestiging · In beoordelingWat achter het gesprek gebeurt
Alle gegevens bij elkaar. Dan pas indienen.
- Maak de aanvraag compleetControleer het bedrag, de datum, het zakelijke doel en het benodigde bewijsstuk.
- Vraag om bevestigingDe medewerker controleert de voorgestelde gegevens voordat de aanvraag wordt doorgestuurd.
- Geef de systeemstatus terugMeld ontvangst pas na de systeemreactie. Beoordeling en betaling volgen hun eigen stappen.
ArchieAntwoord & volgende stap
VoorbeeldSam · MedewerkerIk heb kosten gemaakt voor een klantbezoek, maar ik ben de bon kwijt. Kan ik toch declareren?
Archie
In jullie instructie is voor deze kostensoort een bewijsstuk nodig. Vraag eerst een kopie bij de leverancier. Lukt dat niet, dan beoordeelt finance volgens jullie uitzonderingsroute welke informatie nodig is.
Declaratie-instructie · Ontbrekend bewijsstukSam · MedewerkerKan ik dan gewoon een bankafschrift gebruiken?
Archie
Dat kan ik op basis van deze instructie niet als vervanging goedkeuren. Vraag finance wat in jouw situatie wordt geaccepteerd en lever alleen de gevraagde informatie aan. Ik vul geen ontbrekende bongegevens in en kan de vergoeding nog niet toezeggen.
Uitzondering · Beoordeling door financeWat achter het gesprek gebeurt
Een ontbrekend bewijsstuk vraagt om de juiste route.
- Controleer jullie bewijsregelsGebruik de instructie die bij de kostensoort en de medewerker hoort.
- Maak de ontbrekende informatie duidelijkEen alternatief document wordt niet automatisch gelijkgesteld aan het vereiste bewijsstuk.
- Laat de uitzondering beoordelenDe bevoegde collega bepaalt welke aanvulling nodig is en of de aanvraag verder kan.
ArchieAntwoord & volgende stap
VoorbeeldSam · MedewerkerMijn declaratie is goedgekeurd. Wanneer krijg ik het bedrag?
Archie
Het gekoppelde declaratiesysteem toont Goedgekeurd. Ik zie in de beschikbare gegevens nog geen bevestigde betaaldatum of betaalstatus. Ik kan daarom niet aangeven wanneer het bedrag op je rekening staat.
Declaratiesysteem · Goedkeuring zichtbaar, betaalgegevens ontbrekenSam · MedewerkerDus het wordt met mijn volgende salaris betaald?
Archie
Dat kan ik voor deze declaratie niet bevestigen. Volg de betaalroute uit jullie declaratie-instructie en vraag finance om de verwachte verwerking. Goedkeuring alleen bewijst niet dat de betaling al is ingepland.
Betaalroute volgens jullie proces · Controle bij financeWat achter het gesprek gebeurt
Goedgekeurd is nog niet hetzelfde als uitbetaald.
- Lees de beschikbare statusLaat zien wat het declaratiesysteem daadwerkelijk bevestigt.
- Scheid beoordeling van betalingEen goedgekeurde aanvraag kan nog op verdere verwerking wachten.
- Gebruik een bevestigde betaalbronZonder betaaldatum of betaalbevestiging geeft Archie de juiste contactroute in plaats van een toezegging.
Illustratieve gesprekken met fictieve kosten, documenten en statussen. Persoonlijke gegevens en acties vragen passende toegang, ondersteunde koppelingen en een ingericht declaratieproces.
Wat Archie bij declaraties ondersteunt
Duidelijk wat je aanlevert. En wat er daarna gebeurt.
Begin met jullie declaratiebeleid en werkinstructies. Voeg het voorbereiden van aanvragen en statusinformatie toe wanneer de benodigde systemen en controles zijn ingericht.
01 · Jullie instructies
Weten wat je nodig hebt om kosten in te dienen.
Help medewerkers de juiste kostensoort, aanvraagroute en bewijsregels te vinden. Archie legt jullie declaratiebeleid uit en wijst bij een ontbrekend document of afwijkende situatie de juiste contactroute aan.
Nodig: actuele declaratieregels, werkinstructies en contactpersonen voor uitzonderingen.
Een complete aanvraagVoorbeeld
Welke kosten?Juiste kostensoort
Waarom gemaakt?Zakelijk doel
Welk bewijs?Volgens jullie beleid
Afgestemd op jullie proces en beschikbare informatie.
02 · Toegestane gegevens
Zien waar een declaratie staat.
Met een passende koppeling kan Archie de beschikbare declaratiestatus ophalen. De medewerker ziet of de aanvraag nog wordt beoordeeld, aanvulling vraagt of is goedgekeurd. Een betaalstatus wordt alleen getoond als de bron die beschikbaar maakt.
Nodig: toegestane statusgegevens en heldere betekenis van beoordeling, verwerking en betaling.
Jouw declaratie volgenVoorbeeld
AanvraagOntvangen
BeoordelingGoedgekeurd
BetaalstatusNiet beschikbaar
Afgestemd op jullie proces en beschikbare informatie.
03 · Ingerichte workflow
Van gecontroleerd concept naar ingediende aanvraag.
Laat Archie een ondersteunde declaratie voorbereiden en na de afgesproken controles en bevestiging doorzetten. De medewerker controleert de gegevens. De bevoegde collega beoordeelt daarna de aanvraag volgens jullie proces.
Nodig: ondersteunde koppeling, documentverwerking, bevestigingsstap en terugmelding uit het systeem.
De stappen van een declaratieVoorbeeld
Concept controlerenMedewerker
Aanvraag indienenNa bevestiging
Kosten beoordelenBevoegde collega
Afgestemd op jullie proces en beschikbare informatie.
Wat nodig is
Jullie afspraken bepalen de route.
Leg vast welke kosten medewerkers kunnen indienen, welke informatie nodig is en wie beoordeelt. Een complete aanvraag betekent niet automatisch dat de kosten worden vergoed.
ToepassingWat sluit je aan?Wat spreek je af?
01Beleid & bewijsstukken
Jullie declaratiebeleid, kostensoorten, vereiste gegevens en instructies voor documenten.
Leg vast wie de inhoud beheert en welke route geldt bij een ontbrekend bewijsstuk of uitzondering.
02Aanvragen & statussen
De beschikbare informatie uit jullie declaratiesysteem en, waar ingericht, de betaaladministratie.
Bepaal welke aanvragen de gebruiker mag zien en welke bron iedere status bevestigt.
03Indienen & beoordelen
Een ondersteunde koppeling voor declaraties, bewijsstukken en terugmeldingen.
Laat de medewerker gegevens bevestigen. Houd beoordeling en uitbetaling als aparte stappen zichtbaar.
Ook in jullie vertrouwde werkomgeving.
Archie in TeamsLaat medewerkers declaratievragen stellen in Microsoft Teams. Richt voor bewijsstukken, persoonlijke statussen en het indienen van kosten daarnaast de juiste toegang en workflow in.
Als het anders loopt
Niet iedere declaratie past binnen de standaardroute.
Een ontbrekende bon, een onduidelijke kostensoort of een vraag over de betaling kan om beoordeling vragen. Archie benoemt de beschikbare informatie en helpt de medewerker de juiste aanvulling of contactroute te vinden. De bevoegde collega beoordeelt de uitzondering.
Zo houdt Archie het duidelijk
“Je declaratie is goedgekeurd. Ik zie nog geen bevestigde betaaldatum. Finance kan de verdere verwerking controleren.”
Benoem wat bekend is
Maak duidelijk welke gegevens en statussen beschikbaar zijn en wat nog ontbreekt.
Vraag de juiste aanvulling
Laat de medewerker weten welke informatie volgens jullie instructie nodig is, zonder ontbrekende gegevens te verzinnen.
Laat de uitkomst bevestigen
Een uitzondering, vergoeding of betaaldatum wordt pas bevestigd door de bevoegde collega of het juiste systeem.
Klein beginnen. Gericht uitbreiden.
Begin met één veelvoorkomende kostensoort.
Kies een declaratie die vaak vragen oplevert en maak de route van bewijsstuk tot beoordeling compleet. Voeg acties en statusinformatie toe zodra de bronnen en controles op orde zijn.
Maak de indienroute duidelijk
Verzamel de instructie, benodigde gegevens en bewijsregels. Leg vast wie de declaratie beoordeelt en waar medewerkers de status vinden.
Test ook de ontbrekende informatie
Controleer een onleesbare bon, een ontbrekende datum, een dubbele aanvraag en een goedkeuring zonder betaalstatus.
Verbeter op basis van echte vragen
Bekijk welke aanvragen moeten worden aangevuld en waar medewerkers vastlopen. Breid daarna uit met andere kostensoorten of koppelingen.
Bespreek jullie declaratieprocesEén kostensoort. Eén duidelijke route. Een praktisch begin.
Goed om te wetenJouw vragen over declaraties.
Jouw vragen over declaraties.
Helder beantwoord.
Van bewijsstuk tot terugmelding. Dit wil je weten over indienen, beoordelen en de beschikbare betaalstatus.
Wat doet de Expense Agent?
De Expense Agent is de HR-agent van Archie voor declaratievragen en ondersteunde processtappen. Hij legt jullie beleid en aanvraagroute uit en helpt medewerkers de benodigde informatie aan te leveren. Met passende koppelingen kan hij een bevestigde declaratie indienen en de beschikbare status tonen.
Welke kosten kan Archie helpen declareren?
Dat bepalen jullie declaratiebeleid en de ingerichte toepassing. Je kunt bijvoorbeeld beginnen met één soort zakelijke reiskosten. Archie gebruikt de bijbehorende instructies. Welke aanvragen hij ook kan voorbereiden of doorzetten, hangt af van de ondersteunde koppeling en workflow.
Kunnen we beginnen zonder declaratiesysteem te koppelen?
Ja. Archie kan uitleg geven vanuit jullie declaratiebeleid en medewerkers naar de juiste indienroute leiden. Persoonlijke aanvragen ophalen, actuele statussen tonen of kosten indienen vraagt aanvullende toegang, een passende koppeling en inrichting.
Kan Archie gegevens uit een bon gebruiken?
Dat kan onderdeel zijn van een ingerichte documentworkflow, afhankelijk van de ondersteunde bestanden, verwerking en koppeling. De medewerker controleert de voorgestelde gegevens voordat een declaratie wordt ingediend. Ontbrekende of onduidelijke informatie moet worden aangevuld, niet geraden.
Wat gebeurt er als een bon ontbreekt?
Archie volgt jullie instructie voor de betreffende kostensoort. Hij kan uitleggen hoe een kopie wordt aangevraagd of wie een uitzondering beoordeelt. Een alternatief document wordt niet automatisch goedgekeurd en ontbrekende bongegevens worden niet ingevuld.
Keurt Archie een declaratie zelf goed?
In de hier beschreven werkwijze beoordeelt de bevoegde collega de aanvraag volgens jullie proces. Archie helpt bij de voorbereiding, indiening en beschikbare statusinformatie. Een complete of ontvangen aanvraag is geen automatische goedkeuring.
Kan Archie vertellen wanneer een declaratie wordt uitbetaald?
Alleen als de relevante bron een betaalstatus of bevestigde betaaldatum beschikbaar maakt en de gebruiker toegang heeft. Goedkeuring van de declaratie alleen is daarvoor niet voldoende. Zonder die informatie geeft Archie de afgesproken contactroute voor verdere controle.
Vervangt Archie onze declaratie- of financiële administratie?
Nee. Jullie systemen blijven de bron voor aanvragen, beoordeling en betaling. Archie maakt de uitleg en ondersteunde processtappen toegankelijk via een gesprek. De beoordeling van uitzonderingen en de financiële verwerking blijven binnen jullie bestaande verantwoordelijkheden.
Van jullie declaratieproces naar jullie ArchieMaak declareren overzichtelijk.
Maak declareren overzichtelijk.
Van bewijsstuk tot duidelijke status.
Neem jullie declaratiebeleid en een veelgestelde vraag mee. Samen bekijken we hoe Archie medewerkers helpt en welke gegevens, controles en koppelingen daarvoor nodig zijn.
