Voor de medewerker
Weten wat er nog van je wordt verwacht.
Vind de afspraken over overdracht, spullen inleveren en contact na vertrek. Zie welke stap nog openstaat en bij wie je terechtkunt.
Uitdiensttreding met ArchieEen goed vertrek.
Een goed vertrek.
Tot de laatste stap.
Wat draag ik over? Waar lever ik mijn laptop in? Archie helpt medewerkers hun vertrek zorgvuldig af te ronden en maakt duidelijk wie de volgende stap zet.
Jullie afsprakenDuidelijke eigenarenRegie bij HR
Leaver Agent · Archie voor HR
Een vertrek raakt meer dan één team.
AI voor offboarding helpt medewerkers de praktische stappen rond uitdiensttreding te vinden en te volgen. De Leaver Agent van Archie maakt jullie instructies toegankelijk en kan met passende koppelingen taakstatussen tonen of een vervolgtaak aanmaken. HR, de leidinggevende en IT houden ieder de regie over hun eigen deel van het vertrekproces.
Voor HR, leidinggevenden en IT
Duidelijk wie welke stap afrondt.
Breng de instructies en beschikbare taakstatussen samen. Een overdracht of inlevering is pas afgerond wanneer de verantwoordelijke collega dat bevestigt.
Zo helpt Archie bij vertrek
De laatste werkdag. De juiste vervolgstap.
Volg Sam bij de laatste voorbereidingen, een inleverafspraak en een taak die nog openstaat. Bekijk hoe Archie helpt zonder vooruit te lopen op de bevestiging.
In gesprek met Archie
ArchieAntwoord & volgende stap
VoorbeeldSam · MedewerkerVrijdag is mijn laatste werkdag. Wat moet ik nog regelen?
Archie
In je vertrekchecklist is de overdracht bevestigd. Het inleveren van je laptop staat nog open. Volgens jullie instructie maak je daarvoor een afspraak met IT.
Vertrekchecklist + instructie bedrijfsmiddelen inleverenSam · MedewerkerDus ik hoef alleen nog mijn laptop in te leveren?
Archie
Dat is de open taak die ik in deze checklist kan zien. Ik kan niet bevestigen dat daarmee je hele vertrek is afgerond. Je leidinggevende en HR controleren hun eigen onderdelen. Stem met hen af of er nog iets van je nodig is.
Zichtbare taken · Afronding door verantwoordelijke teamsWat achter het gesprek gebeurt
Weten wat klaar is. En wat nog aandacht vraagt.
- Gebruik de juiste checklistToon alleen de taken en statussen waarvoor de medewerker toegang heeft.
- Maak de volgende stap concreetVertel wat nog moet gebeuren en welke collega of afdeling daarbij hoort.
- Bewaar het onderscheidEen afgeronde taak is geen bevestiging dat het hele vertrekproces klaar is.
ArchieAntwoord & volgende stap
VoorbeeldSam · MedewerkerIk wil vrijdag mijn laptop en oplader inleveren. Kun je dat met IT regelen?
Archie
Ik kan een inleververzoek naar IT sturen voor vrijdag op kantoor. Het gaat om je laptop en oplader. Wil je dat ik dit verzoek aanmaak? IT bevestigt daarna het tijdstip en de locatie.
Ingerichte workflow · Verzoek aan ITSam · MedewerkerJa, maak dat verzoek voor vrijdag aan.
Archie
Je verzoek is ontvangen door het ticketsysteem van IT. Tijdstip en locatie zijn nog niet bevestigd. Je ontvangt die volgens jullie afgesproken contactroute. De inlevertaak blijft open totdat IT de ontvangst registreert.
Systeembevestiging · Verzoek ontvangenWat achter het gesprek gebeurt
Een afspraak begint met een duidelijke aanvraag.
- Controleer het verzoekMaak duidelijk welke spullen, dag en locatie de medewerker doorgeeft.
- Maak de taak aan na bevestigingGebruik een ondersteunde koppeling en meld ontvangst pas na de systeemreactie.
- Laat IT de ontvangst bevestigenEen aangevraagd inlevermoment betekent niet dat de spullen al zijn ingeleverd.
ArchieAntwoord & volgende stap
VoorbeeldSam · MedewerkerIk heb mijn laptop gisteren bij IT ingeleverd, maar de taak staat nog open.
Archie
De checklist toont nog geen ontvangstbevestiging van IT. Dat kan ik niet gelijkstellen aan niet ingeleverd. Vraag IT de registratie te controleren en geef door wanneer en bij wie je de laptop hebt afgegeven.
Vertrekchecklist · Ontvangstbevestiging ontbreektSam · MedewerkerKun jij de taak alvast afvinken?
Archie
In jullie proces bevestigt IT de ontvangst. Ik sluit de taak daarom niet op basis van alleen dit gesprek. Zodra IT de registratie bijwerkt en de koppeling die status beschikbaar maakt, kan de checklist die bevestiging tonen.
Afronding door taakeigenaar · ITWat achter het gesprek gebeurt
Ingeleverd is nog niet altijd geregistreerd.
- Benoem wat het systeem toontEen ontbrekende registratie zegt niet automatisch dat de medewerker niets heeft ingeleverd.
- Geef een gerichte contactrouteLaat de medewerker IT vragen de ontvangst te controleren met de relevante informatie.
- Respecteer de taakeigenaarDe verantwoordelijke afdeling bevestigt de uitvoering voordat een taak als klaar wordt gemeld.
Illustratieve gesprekken met fictieve medewerkers, taken en statussen. Persoonlijke gegevens en acties vragen passende toegang, ondersteunde koppelingen en een ingericht vertrekproces.
Wat Archie bij uitdiensttreding ondersteunt
Van vertrekvraag naar zorgvuldige afronding.
Begin met jullie instructies en contactroutes. Voeg beschikbare taakstatussen en vervolgacties toe wanneer de systemen en verantwoordelijkheden goed zijn ingericht.
01 · Jullie instructies
De juiste uitleg voor de laatste stappen.
Help medewerkers de afspraken over overdracht, bedrijfsmiddelen en contactpersonen te vinden. Archie gebruikt jullie beheerde instructies en maakt duidelijk bij wie een persoonlijke vraag thuishoort.
Nodig: actuele vertrekafspraken, werkinstructies en contactroutes.
Praktisch geregeldVoorbeeld
OverdrachtMet je leidinggevende
Spullen inleverenVolgens de IT-instructie
Contact na vertrekJullie HR-contactroute
Afgestemd op jullie proces en beschikbare informatie.
02 · Toegestane gegevens
Zicht op wat nog openstaat.
Met passende koppelingen kan Archie de beschikbare vertrekchecklist en taakstatussen tonen. De medewerker ziet wat geregistreerd is, wat nog aandacht vraagt en wie de taak afrondt.
Nodig: gekoppelde taakgegevens, toegangscontrole en vaste eigenaren per taak.
Jouw vertrekchecklistVoorbeeld
OverdrachtBevestigd
Laptop inleverenNog afspreken
Controle door HRIn behandeling
Afgestemd op jullie proces en beschikbare informatie.
03 · Ingerichte workflow
Van open punt naar concrete taak.
Laat Archie na de afgesproken controles en bevestiging een vervolgverzoek aanmaken, bijvoorbeeld voor het inleveren van bedrijfsmiddelen. Het ontvangende systeem en de taakeigenaar bepalen de verdere status.
Nodig: ondersteunde schrijfopdracht, bevestigingsstap en terugmelding vanuit het systeem.
Een inleververzoek volgenVoorbeeld
Verzoek bevestigenMedewerker
Afspraak vastleggenIT
Ontvangst registrerenTaakeigenaar
Afgestemd op jullie proces en beschikbare informatie.
Wat nodig is
Eén vertrekproces. Duidelijke taken.
Leg vast welke instructies gelden, wie een taak mag afronden en welke informatie Archie mag tonen. Jullie bronsystemen bepalen de geregistreerde status.
ToepassingWat sluit je aan?Wat spreek je af?
01Afspraken & contactroutes
Jullie offboardinginstructies, overdrachtsafspraken en routes voor praktische vragen.
Bepaal wie de inhoud beheert en hoe medewerkers HR bereiken nadat hun werkaccount is gesloten.
02Checklists & taakstatussen
De beschikbare gegevens uit jullie HR-, taken- of ticketsysteem.
Leg per taak de eigenaar, zichtbaarheid en betekenis van de status vast. Toon alleen toegestane informatie.
03Vervolgacties & bevestiging
Een ondersteunde koppeling voor de afgesproken taken of verzoeken.
Leg vast wie een actie mag starten en wie uitvoering bevestigt. Beheer toegang apart via jullie bevoegde IT-proces.
Ook in jullie vertrouwde werkomgeving.
Archie in TeamsHelp medewerkers met vertrekvragen in Microsoft Teams zolang zij daar toegang toe hebben. Leg daarnaast vast via welke contactroute zij HR na hun vertrek kunnen bereiken.
Als het anders loopt
Een zorgvuldig vertrek blijft mensenwerk.
Een afwijkende afspraak, ontbrekende registratie of persoonlijke vraag vraagt soms om overleg. Archie helpt het open punt scherp te krijgen. HR, de leidinggevende of IT beoordeelt de situatie en bevestigt de uitkomst.
Zo houdt Archie het duidelijk
“Je geeft aan dat je laptop is ingeleverd. De bevestiging van IT ontbreekt nog in de checklist.”
Benoem het verschil
Maak onderscheid tussen wat de medewerker vertelt en wat het systeem heeft vastgelegd.
Breng de vraag bij de juiste eigenaar
IT controleert de inlevering. De leidinggevende bewaakt de overdracht. HR behandelt persoonlijke vertrekafspraken.
Laat de afronding bevestigen
Sluit een open punt pas volgens jullie afgesproken proces en met de juiste bevestiging.
Klein beginnen. Gericht uitbreiden.
Begin met één overzichtelijke vertrekroute.
Kies een eerste groep medewerkers en maak de praktische vertrekstappen compleet. Voeg taakstatussen en acties toe zodra de bronnen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn.
Breng de laatste stappen in kaart
Verzamel de instructies voor overdracht, inleveren en contact na vertrek. Benoem bij elke stap een eigenaar.
Test ook de open eindjes
Controleer een ontbrekende ontvangstbevestiging, een gewijzigde afspraak en een medewerker die geen toegang meer heeft tot Teams.
Verbeter samen met de betrokken teams
Bekijk waar vragen blijven terugkomen en taken blijven openstaan. Breid daarna uit met de volgende koppeling of processtap.
Bespreek jullie offboardingEén vertrekroute. Duidelijke eigenaren. Een zorgvuldig begin.
Goed om te wetenJouw vragen over offboarding.
Jouw vragen over offboarding.
Helder beantwoord.
Van de eerste vertrekvraag tot de laatste open taak. Dit wil je weten over afspraken, toegang en verantwoordelijkheden.
Wat doet de Leaver Agent?
De Leaver Agent is de HR-agent van Archie voor praktische vragen en processtappen rond uitdiensttreding. Hij helpt medewerkers met jullie instructies voor overdracht, spullen inleveren en contactpersonen. Met passende koppelingen kan hij taakstatussen tonen en bevestigde vervolgverzoeken aanmaken.
Kunnen we beginnen zonder systeemkoppeling?
Ja. Archie kan vragen beantwoorden vanuit jullie beheerde offboardinginstructies en de juiste contactroute geven. Persoonlijke checklists ophalen, actuele taakstatussen tonen of verzoeken aanmaken vraagt aanvullende toegang, een ondersteunde koppeling en inrichting.
Kan Archie helpen bij het inleveren van een laptop?
Archie kan jullie inleverinstructie uitleggen. Met een passende workflow kan hij na bevestiging ook een verzoek naar IT doorzetten. Een ontvangen verzoek is nog geen bevestigde afspraak of geregistreerde inlevering. IT of de aangewezen taakeigenaar bevestigt die vervolgstappen.
Sluit Archie automatisch accounts en toegangsrechten af?
Dat is geen standaardhandeling van deze toepassing. Het beëindigen van toegang hoort bij jullie bevoegde IT-proces, met vastgelegde planning, autorisatie en controles. Eventuele automatisering moet daarvoor apart worden ingericht. Een melding van vertrek in een gesprek sluit geen account af.
Wie bevestigt dat het vertrekproces is afgerond?
De verantwoordelijke teams bevestigen hun eigen taken volgens jullie proces. IT kan bijvoorbeeld de ontvangst van bedrijfsmiddelen registreren en de leidinggevende de overdracht bevestigen. HR bewaakt de overkoepelende afronding. Archie toont alleen de status die beschikbaar is en waarvoor de gebruiker toegang heeft.
Wat als de checklist niet klopt met wat de medewerker vertelt?
Archie maakt het verschil expliciet en verwijst naar de taakeigenaar voor controle. Een ontbrekende registratie betekent niet automatisch dat iets niet is gedaan. De taak wordt niet als afgerond gepresenteerd op basis van alleen de mededeling in het gesprek.
Kan een medewerker Archie na vertrek nog in Teams gebruiken?
Alleen zolang die medewerker toegang heeft tot de betreffende Teams-omgeving en Archie daar beschikbaar is. Ga er niet van uit dat die toegang na vertrek blijft bestaan. Leg daarom vooraf een passende contactroute vast voor vragen aan HR na de laatste werkdag.
Beantwoordt Archie ook vragen over persoonlijke vertrekafspraken?
Archie kan de beschikbare procedure en contactroute uitleggen. Persoonlijke afspraken, een eindafrekening of een afwijkende situatie vragen de juiste gegevens en beoordeling door HR of de bevoegde collega. Archie neemt daarover geen beslissing op basis van algemene instructies of een onvolledig gesprek.
Van jullie vertrekproces naar jullie ArchieMaak ook het vertrek zorgvuldig.
Maak ook het vertrek zorgvuldig.
Tot de laatste open taak.
Neem jullie vertrekchecklist en een veelgestelde vraag mee. Samen bekijken we hoe Archie medewerkers helpt en welke stappen je met HR, leidinggevenden en IT kunt verbinden.
