Voor de medewerker
Van verlofvraag naar duidelijke aanvraag.
Begrijp de afspraken, controleer de beschikbare gegevens en weet of een aanvraag nog bevestiging of goedkeuring nodig heeft.
Verlof met ArchieVrij nemen.
Vrij nemen.
Goed geregeld.
Hoe vraag ik vrij? Hoeveel uren heb ik nog? Archie helpt medewerkers met verlofvragen en kan met de juiste koppelingen een aanvraag voorbereiden en doorzetten.
Jullie verlofbeleidJullie HR-systeemRegie bij jullie
Leave Agent · Archie voor HR
Minder losse stappen. Meer overzicht over verlof.
AI voor verlofaanvragen helpt medewerkers de juiste regeling en aanvraagroute te vinden. De Leave Agent van Archie kan daarnaast beschikbaar saldo en aanvraagstatus tonen als jullie HR-systeem is gekoppeld. Met een ingerichte workflow kan Archie een bevestigde aanvraag doorzetten. Jullie systeem en goedkeuringsproces blijven leidend.
Voor HR en leidinggevenden
Minder uitzoekwerk rond dezelfde vragen.
Maak de aanvraagroute helder en laat medewerkers de juiste gegevens aanleveren. De bevoegde collega houdt zicht op de beoordeling en uitzonderingen.
Zo helpt Archie bij verlof
Een vrije dag begint met duidelijkheid.
Volg Sam bij een aanvraag, een vraag over saldo en een wijziging. Bekijk hoe beleid, systeemgegevens en bevestiging samenkomen.
In gesprek met Archie
ArchieAntwoord & volgende stap
VoorbeeldSam · MedewerkerIk wil vrijdag 20 november mijn hele werkdag vrij. Kun je dat aanvragen?
Archie
Volgens je rooster is dat 8 uur. Je beschikbare vakantiesaldo is 32 uur. Wil je voor vrijdag 20 november 8 uur vakantie aanvragen bij je leidinggevende?
Gekoppeld HR-systeem · Rooster en beschikbaar saldoSam · MedewerkerJa, dien die aanvraag voor 8 uur vakantie in.
Archie
Je aanvraag is ontvangen door het HR-systeem en wacht op goedkeuring van je leidinggevende. De vrije dag is dus nog niet goedgekeurd. Je kunt de aanvraagstatus in het medewerkersportaal volgen.
Systeembevestiging · In afwachting van goedkeuringWat achter het gesprek gebeurt
Eerst controleren. Dan de aanvraag versturen.
- Haal de juiste gegevens opGebruik alleen het rooster en saldo van de medewerker die hiervoor toegang heeft.
- Laat de medewerker bevestigenToon de datum, verlofsoort en uren voordat de aanvraag wordt ingediend.
- Geef de ontvangen status terugMeld ontvangst pas na de systeemreactie. Goedkeuring blijft een afzonderlijke stap.
ArchieAntwoord & volgende stap
VoorbeeldSam · MedewerkerHoeveel vakantie-uren heb ik nog?
Archie
Het gekoppelde HR-systeem toont 32 uur beschikbaar vakantiesaldo. Er staat ook een aanvraag voor 8 uur open. Ik kan niet vaststellen of die aanvraag al in het getoonde saldo is verwerkt.
Gekoppeld HR-systeem · Saldo en open aanvraagSam · MedewerkerHeb ik na goedkeuring dan 24 uur over?
Archie
Dat kan ik op basis van deze gegevens niet bevestigen. Controleer de saldoberekening in het medewerkersportaal of vraag HR hoe open aanvragen worden verwerkt. Ik trek de 8 uur niet nogmaals af zonder die informatie.
Onduidelijke saldoberekening · Controle door HRWat achter het gesprek gebeurt
Een saldo met de juiste context.
- Toon de beschikbare brongegevensMaak duidelijk welk saldo en welke open aanvraag het HR-systeem teruggeeft.
- Controleer de betekenis van het saldoBeschikbaar saldo kan al rekening houden met reserveringen. Leg die verwerking vooraf vast.
- Voorkom een onjuiste berekeningAls de context ontbreekt, geef dan de route naar het portaal of HR.
ArchieAntwoord & volgende stap
VoorbeeldSam · MedewerkerIk heb verlof aangevraagd voor vrijdag, maar ik wil liever maandag vrij.
Archie
Je aanvraag voor vrijdag staat nog open. In dit voorbeeld wijzig je de aanvraag via het medewerkersportaal. De gewijzigde datum moet opnieuw door je leidinggevende worden beoordeeld.
Aanvraagstatus + werkinstructie verlof wijzigenSam · MedewerkerIs vrijdag nu automatisch ingetrokken?
Archie
Nee, in dit gesprek is nog niets gewijzigd. Pas de aanvraag aan via de afgesproken route en controleer de bevestiging in het HR-systeem. Tot die tijd blijft de bestaande registratie leidend.
Wijziging nog niet uitgevoerdWat achter het gesprek gebeurt
Plannen veranderen. De registratie moet mee.
- Controleer de bestaande aanvraagEen open aanvraag kan een andere wijzigingsroute hebben dan al goedgekeurd verlof.
- Volg jullie wijzigingsprocesLeg uit waar de medewerker de wijziging doorvoert en wie deze beoordeelt.
- Maak de registratiestatus explicietEen besproken wijziging is geen uitgevoerde wijziging. Gebruik de bevestiging uit het systeem.
Illustratieve gesprekken met fictieve saldi, roosters en aanvragen. Persoonlijke gegevens en acties vragen passende toegang, een ondersteunde koppeling en ingerichte controles.
Wat Archie bij verlof ondersteunt
Van afspraak naar aanvraag.
Begin met uitleg over jullie verlofbeleid. Voeg persoonlijke gegevens en het indienen van aanvragen toe waar jullie systemen en processen dat ondersteunen.
01 · Jullie afspraken
Weten hoe je vrij aanvraagt.
Help medewerkers de aanvraagroute te vinden en de voorwaarden uit jullie verlofbeleid te begrijpen. Archie legt uit welke informatie nodig is en wie de aanvraag beoordeelt.
Nodig: actuele regelingen, aanvraaginstructies en contactroutes.
Een duidelijke aanvraagrouteVoorbeeld
Welke regeling?Jullie verlofbeleid
Wat geef ik door?Datum, soort en uren
Wie beoordeelt?Volgens jullie proces
Afgestemd op jullie proces en beschikbare informatie.
02 · Toegestane gegevens
Zien wat er in het systeem staat.
Met een passende koppeling kan Archie het beschikbare verlofsaldo en de status van een aanvraag ophalen. De medewerker ziet wat geregistreerd is en welke stap nog openstaat.
Nodig: HR-koppeling, toegangscontrole en duidelijke betekenis van saldi en statussen.
Jouw verlofoverzichtVoorbeeld
Beschikbaar saldo32 uur
Open aanvraag8 uur
BeoordelingNog in behandeling
Afgestemd op jullie proces en beschikbare informatie.
03 · Ingerichte workflow
Van bevestiging naar ingediende aanvraag.
Laat Archie een aanvraag voorbereiden en, na de afgesproken controles en bevestiging, indienen in het gekoppelde systeem. De status uit dat systeem bepaalt wat Archie terugmeldt.
Nodig: ondersteunde schrijfopdracht, bevestiging door de medewerker en jullie goedkeuringsroute.
De stappen van een aanvraagVoorbeeld
1. Gegevens controlerenMedewerker
2. Aanvraag indienenNa bevestiging
3. Verlof beoordelenBevoegde collega
Afgestemd op jullie proces en beschikbare informatie.
Wat nodig is
Jullie verlofproces blijft de basis.
Beleid, saldo en goedkeuring hebben elk hun eigen bron. Leg vast welke informatie Archie mag gebruiken en wanneer een aanvraag naar het HR-systeem mag.
ToepassingWat sluit je aan?Wat spreek je af?
01Beleid & werkinstructies
De verlofregelingen, aanvraagroute en afspraken over wijzigen of intrekken.
Leg vast voor welke medewerkers de regeling geldt en wie vragen of uitzonderingen beoordeelt.
02Saldo & aanvraagstatus
De beschikbare gegevens uit jullie HR-systeem, inclusief rooster als dat nodig is.
Bepaal wat de medewerker mag zien en hoe het systeem open aanvragen in het saldo verwerkt.
03Indienen & goedkeuren
Een ondersteunde koppeling, de aanvraagworkflow en terugmelding vanuit het HR-systeem.
Laat de medewerker de aanvraag bevestigen. Houd ontvangst en goedkeuring als aparte statussen zichtbaar.
Ook in jullie vertrouwde werkomgeving.
Archie in TeamsLaat medewerkers verlofvragen stellen vanuit Microsoft Teams. Voor persoonlijk saldo of het indienen van een aanvraag richt je daarnaast de juiste toegang en HR-koppeling in.
Als het anders loopt
Niet iedere verlofvraag is een standaardaanvraag.
Een onduidelijk saldo, een bijzondere situatie of een verschil tussen afspraken vraagt soms om overleg. Archie benoemt de beschikbare informatie en geeft de juiste route naar HR of de leidinggevende.
Zo houdt Archie het duidelijk
“Je aanvraag is ontvangen. Of de vrije dag is goedgekeurd, kan ik nog niet bevestigen.”
Benoem de geregistreerde status
Laat zien of een aanvraag klaarstaat, is ontvangen of nog op beoordeling wacht.
Leg uit wat nog ontbreekt
Een onbekende berekening of ontbrekende goedkeuring wordt niet ingevuld met een aanname.
Laat de bevoegde collega beoordelen
HR of de leidinggevende behandelt de uitzondering en bevestigt de uitkomst via jullie proces.
Klein beginnen. Gericht uitbreiden.
Begin met één duidelijke verlofroute.
Kies één verlofsoort en een eerste groep medewerkers. Begin bij goede uitleg en voeg saldo en aanvragen toe wanneer de benodigde koppelingen klaarstaan.
Maak de aanvraagroute compleet
Verzamel het beleid, de werkinstructie en de gegevens die nodig zijn. Spreek af wie beoordeelt en waar de medewerker de status vindt.
Test ook wat niet vanzelf gaat
Controleer open aanvragen, een onduidelijk saldo, gewijzigde data en een systeem dat geen bevestiging teruggeeft.
Breid uit op basis van de praktijk
Bekijk waar medewerkers vastlopen en of aanvragen volledig binnenkomen. Verbeter die stappen voordat je andere verlofsoorten toevoegt.
Bespreek jullie verlofprocesEén verlofsoort. Eén aanvraagroute. Een helder begin.
Goed om te wetenJouw vragen over verlof.
Jouw vragen over verlof.
Helder beantwoord.
Van de eerste vraag tot een bevestigde aanvraag. Dit wil je weten over saldo, koppelingen en goedkeuring.
Wat doet de Leave Agent?
De Leave Agent is de HR-agent van Archie voor verlofvragen en verlofprocessen. Hij legt jullie afspraken en aanvraagroute uit. Met passende koppelingen kan hij saldo en aanvraagstatus gebruiken en een bevestigde aanvraag indienen volgens jullie ingerichte workflow.
Kunnen we beginnen zonder koppeling met het HR-systeem?
Ja. Archie kan medewerkers helpen met uitleg vanuit jullie verlofbeleid en werkinstructies. Persoonlijk saldo ophalen, een aanvraagstatus tonen of een aanvraag indienen vraagt aanvullende toegang, een passende koppeling en inrichting.
Kan Archie zien hoeveel verlof iemand nog heeft?
Als het HR-systeem is gekoppeld en de medewerker toegang heeft tot die gegevens, kan Archie het beschikbare saldo ophalen. Leg bij de inrichting vast welke verlofsoort het betreft en of open aanvragen al in dat saldo zijn verwerkt.
Dient Archie een aanvraag meteen in?
In de hier beschreven werkwijze controleert en bevestigt de medewerker eerst de datum, verlofsoort en uren. Daarna kan de ingerichte workflow de aanvraag indienen. Archie meldt de aanvraag pas als ontvangen nadat het gekoppelde systeem dat bevestigt.
Betekent een ingediende aanvraag dat het verlof is goedgekeurd?
Nee. Ontvangst en goedkeuring zijn verschillende stappen. Jullie bestaande goedkeuringsproces bepaalt wie beoordeelt. Archie gebruikt de status uit het HR-systeem en maakt duidelijk wanneer een aanvraag nog in behandeling is.
Kan een medewerker verlof wijzigen of intrekken?
Archie kan de juiste route uitleggen. Zelf een wijziging of intrekking uitvoeren kan alleen als de koppeling en workflow die handeling ondersteunen. Ook daarbij zijn de afgesproken controles, bevestiging en terugmelding uit het systeem nodig.
Hoe gaat Archie om met bijzondere verlofsituaties?
Archie kan uitleg geven vanuit de beschikbare regeling en benoemen wie de situatie beoordeelt. Een persoonlijk recht of uitzondering wordt niet aangenomen op basis van een onvolledige vraag. De medewerker krijgt de afgesproken route naar HR of een bevoegde collega.
Vervangt Archie ons HR- of verlofsysteem?
Nee. Jullie systeem blijft de bron voor saldo, aanvragen en goedkeuringsstatus. Archie maakt de informatie en de ondersteunde processtappen toegankelijk via een gesprek. Welke handelingen beschikbaar zijn, hangt af van de koppeling en inrichting.
Van jullie verlofproces naar jullie ArchieMaak vrij vragen eenvoudiger.
Maak vrij vragen eenvoudiger.
Begin met jullie aanvraagroute.
Neem jullie verlofregeling en een veelgestelde vraag mee. Samen bekijken we hoe Archie medewerkers helpt, welke gegevens nodig zijn en waar een koppeling waarde toevoegt.
