Voor de medewerker
Weten wat een afspraak betekent.
Stel een vraag in eigen woorden en krijg uitleg over de relevante regeling, de voorwaarden en de volgende stap.
Kennis & beleid met ArchieJullie HR-beleid.
Jullie HR-beleid.
Helder voor iedereen.
Hoe spreken we thuiswerken af? Waar vind ik de juiste regeling? Archie maakt jullie HR-kennis bereikbaar via één gesprek, met heldere uitleg en een concrete vervolgstap.
Jullie HR-kennisBeheerde bronnenRegie bij HR
HR Knowledge Agent · Archie voor HR
Het beleid is er. Nu het antwoord nog.
Een AI-kennisbank voor HR helpt medewerkers personeelsinformatie te vinden en te begrijpen. De HR Knowledge Agent van Archie beantwoordt terugkerende vragen vanuit jullie beheerde kennis. Denk aan het personeelshandboek, interne regelingen en werkinstructies. HR bepaalt welke informatie beschikbaar is en wie de inhoud bijhoudt.
Voor HR en leidinggevenden
Dezelfde basis voor ieder antwoord.
Maak veelgevraagde kennis toegankelijk en houd ruimte voor de vragen die persoonlijk contact of een beoordeling vragen.
Zo helpt Archie bij HR-vragen
Van zoeken naar begrijpen.
Volg Sam bij een beleidsvraag, een gewijzigde regeling en een uitzondering. Bekijk hoe een antwoord aansluit op jullie bronnen en de rol van HR.
In gesprek met Archie
ArchieAntwoord & volgende stap
VoorbeeldSam · MedewerkerIk wil vrijdag thuiswerken. Hoe spreken we dat af?
Archie
Volgens dit voorbeeldbeleid stem je je thuiswerkdag af met je leidinggevende. Houd daarbij rekening met de bezetting en de afspraken van je team.
Personeelshandboek · ThuiswerkenSam · MedewerkerBetekent dit dat vrijdag al is goedgekeurd?
Archie
Nee, de uitleg is nog geen goedkeuring. Bespreek vrijdag met je leidinggevende via de afgesproken route. Die bevestigt of de dag past binnen jullie teamafspraken.
Thuiswerkbeleid · Afstemming met leidinggevendeWat achter het gesprek gebeurt
Een heldere afspraak. Een concrete vervolgstap.
- Vind de relevante afspraakZoek in de gepubliceerde HR-kennis naar de regeling die bij de vraag past.
- Leg de voorwaarden uitBenoem de afstemming met de leidinggevende en de teamafspraken uit de bron.
- Maak het vervolg duidelijkOnderscheid uitleg over een regeling van een persoonlijke goedkeuring.
ArchieAntwoord & volgende stap
VoorbeeldSam · MedewerkerIk lees iets anders over thuiswerken in een oude pdf. Welke afspraak geldt?
Archie
In de beschikbare kennis staat de gepubliceerde thuiswerkregeling. Gebruik die als vertrekpunt. Ik kan niet bevestigen welke versie jouw losse pdf is.
Gepubliceerde thuiswerkregelingSam · MedewerkerIn mijn pdf staat een uitzondering voor ons team. Geldt die nog?
Archie
Die uitzondering kan ik niet bevestigen vanuit de beschikbare bron. Leg de betreffende passage via jullie HR-contactroute voor. HR kan controleren of er een geldige aanvullende afspraak is.
Verschil tussen bronnen · HR controleertWat achter het gesprek gebeurt
Nieuwe afspraken. De juiste versie als basis.
- Gebruik de beheerde versieLaat antwoorden aansluiten op de publicatie en het toepassingsgebied van jullie kennisartikel.
- Benoem de ontbrekende contextEen losse pdf of een oudere afspraak is niet automatisch dezelfde bron.
- Laat de eigenaar het verschil oplossenHR controleert de uitzondering en werkt de kennis bij waar dat nodig is.
ArchieAntwoord & volgende stap
VoorbeeldSam · MedewerkerVoor mijn situatie wil ik afwijken van de thuiswerkafspraken. Kan dat?
Archie
De beschikbare regeling geeft de algemene afspraken. Of je daarvan kunt afwijken, vraagt een beoordeling door je leidinggevende en eventueel HR. Ik kan die uitzondering niet goedkeuren.
Thuiswerkbeleid · UitzonderingenSam · MedewerkerWat is dan mijn volgende stap?
Archie
Neem contact op via jullie afgesproken HR-route. Geef aan op welke afspraak je vraag betrekking heeft. Bespreek persoonlijke details rechtstreeks met de bevoegde collega.
Contactroute voor een persoonlijke beoordelingWat achter het gesprek gebeurt
Een persoonlijke situatie vraagt een mens.
- Herken de grens van de regelingEen algemene beleidsregel geeft niet op iedere persoonlijke situatie een beslissend antwoord.
- Vermijd een onbevestigde toezeggingArchie legt uit welke beoordeling nog nodig is en door wie.
- Geef een passende contactrouteDe bevoegde collega bespreekt de situatie en bevestigt de uitkomst.
Illustratieve gesprekken met fictieve voorbeeldafspraken. De inhoud van jullie beleid, toegangsrechten en contactroutes bepaalt het antwoord.
Wat Archie bij kennis & beleid ondersteunt
Kennis die werkt in de praktijk.
Maak HR-informatie vindbaar, geef medewerkers context en gebruik terugkerende vragen om jullie kennis verder te verbeteren.
01 · Begrijpelijke uitleg
Van beleidsregel naar bruikbaar antwoord.
Medewerkers hoeven niet te weten in welk document een afspraak staat. Ze stellen hun vraag in eigen woorden. Archie gebruikt de beschikbare kennis om de regeling en de vervolgstap uit te leggen.
Nodig: gepubliceerde HR-artikelen, heldere voorwaarden en een passende doelgroep.
Van vraag naar uitlegVoorbeeld
Wat is de afspraak?De relevante regeling
Wat moet ik doen?De volgende stap
Waar staat het?De gebruikte bron
Afgestemd op jullie proces en beschikbare informatie.
02 · Beheerde HR-kennis
Grip op wat medewerkers te zien krijgen.
Breng HR-artikelen en werkinstructies samen. Bepaal wie ze mag gebruiken en laat wijzigingen controleren vóór publicatie. Kennis uit ondersteunde bronnen kan worden geïmporteerd of gesynchroniseerd.
Nodig: inhoudelijk eigenaarschap, toegangsrechten en een afgesproken publicatieproces.
Van wijziging naar publicatieVoorbeeld
1. Inhoud aanpassenKennisbeheerder
2. Controle uitvoerenTweede beoordelaar
3. Beschikbaar makenNa publicatie
Afgestemd op jullie proces en beschikbare informatie.
03 · Leren van vragen
Zien waar de uitleg nog beter kan.
Vragen van medewerkers laten zien waar beleid onduidelijk is of informatie ontbreekt. Gebruik feedback en inzichten uit gesprekken om die punten te bespreken en de kennis gericht aan te vullen.
Nodig: terugkerende review, een eigenaar per onderwerp en opvolging van verbeterpunten.
Van vraag naar betere kennisVoorbeeld
SignaalOnduidelijke teamafspraak
BeoordelingHR controleert de bron
VerbeteringUitleg aanvullen
Afgestemd op jullie proces en beschikbare informatie.
Wat nodig is
Een goed antwoord begint bij jullie bron.
Breng de relevante HR-kennis, doelgroepen en beheerafspraken bij elkaar. Bepaal vooraf welke versie leidend is en wie een onduidelijkheid oplost.
ToepassingWat sluit je aan?Wat spreek je af?
01HR-informatie
Personeelshandboek, interne regelingen, veelgestelde vragen en praktische werkinstructies.
Leg per onderwerp vast welke bron leidend is en wie de inhoud beheert.
02Doelgroep & toegang
De afdelingen, locaties of groepen voor wie een regeling beschikbaar moet zijn.
Bepaal wie welke kennis mag gebruiken en hoe verschillen in beleid worden aangegeven.
03Beheer & opvolging
Een publicatieproces, terugkerende controles en een contactroute voor vragen zonder duidelijk antwoord.
Wijs een inhoudelijk eigenaar aan die wijzigingen beoordeelt en onduidelijkheden oplost.
Ook in jullie vertrouwde werkomgeving.
Archie in TeamsLaat medewerkers HR-vragen stellen in Microsoft Teams. De beschikbare kennis en toegang stem je af op jullie Teams-omgeving en de inrichting van Archie.
Als het anders loopt
Beleid geeft richting. HR houdt de regie.
Niet iedere vraag past binnen een algemene afspraak. Een uitzondering, tegenstrijdige bron of persoonlijke situatie vraagt soms om overleg. Archie maakt duidelijk wat de beschikbare kennis zegt en wie verder kan helpen.
Zo houdt Archie het duidelijk
“De algemene afspraak kan ik uitleggen. Bespreek met HR of er voor jouw situatie een uitzondering mogelijk is.”
Benoem wat de bron zegt
Maak duidelijk welke regeling beschikbaar is en wat die wel of niet beantwoordt.
Maak onzekerheid zichtbaar
Vul een ontbrekende voorwaarde of een persoonlijke uitzondering niet zelf in.
Verwijs naar de juiste collega
HR of de leidinggevende beoordeelt de situatie en bevestigt de afspraak.
Klein beginnen. Gericht uitbreiden.
Begin bij jullie meestgestelde HR-vragen.
Kies één onderwerp, zoals thuiswerken. Verzamel de bijbehorende afspraken en test met de mensen die deze vragen stellen én beantwoorden.
Maak de kennis compleet
Verzamel de regeling, voorwaarden en contactroutes. Verwijder verouderde of tegenstrijdige uitleg uit de gekozen kennisbasis.
Test verschillende vragen
Probeer andere formuleringen, verschillen tussen teams en een vraag die de bron niet beantwoordt. Controleer ook de verwijzing naar HR.
Verbeter en breid gericht uit
Bespreek de uitkomsten met medewerkers en de kenniseigenaar. Werk de uitleg bij voordat je een volgend beleidsonderwerp toevoegt.
Bespreek jullie HR-kennisEén onderwerp. Actuele bronnen. Duidelijke antwoorden.
Goed om te wetenJouw vragen over HR-kennis.
Jouw vragen over HR-kennis.
Helder beantwoord.
Van het personeelshandboek tot een vraag die om overleg vraagt. Dit wil je weten voordat je begint.
Wat doet de HR Knowledge Agent?
De HR Knowledge Agent maakt jullie HR-kennis toegankelijk via vragen en antwoorden. Medewerkers krijgen uitleg vanuit de beschikbare regelingen, artikelen en werkinstructies. De inrichting bepaalt welke kennis ze mogen gebruiken en wanneer de vraag naar HR gaat.
Wat is het verschil met Archie Knows?
Archie Knows is de skill voor het beheren en beschikbaar maken van kennis. De HR Knowledge Agent past die kennis toe op HR-vragen. De kennisbasis en de manier waarop medewerkers vragen stellen werken zo samen.
Kunnen we ons bestaande personeelshandboek gebruiken?
Ja, bestaande HR-informatie kan het vertrekpunt zijn. Controleer eerst of de inhoud actueel, duidelijk en geschikt voor de doelgroep is. Daarna bepaal je hoe de kennis wordt opgenomen en onderhouden. Voor import of synchronisatie hangt de aanpak af van de ondersteunde bron en de inrichting.
Hoe gaan we om met verschillende regelingen per team of locatie?
Maak het toepassingsgebied expliciet in de kennis en richt de toegang daarop in. Als niet duidelijk is welke regeling van toepassing is, moet Archie om verduidelijking vragen of de medewerker naar HR verwijzen. Een persoonlijk recht wordt niet afgeleid uit alleen een algemene afspraak.
Wat gebeurt er als HR-beleid verandert?
De kenniseigenaar verwerkt en controleert de wijziging. Publiceer de aangepaste uitleg op het juiste moment en bepaal wat er met de oude informatie gebeurt. Beoordeel ook gerelateerde artikelen en test de vragen die door de wijziging een ander antwoord krijgen.
Kan een medewerker dit vanuit Microsoft Teams gebruiken?
Ja, Archie is beschikbaar in Microsoft Teams. Medewerkers kunnen daar vragen stellen vanuit de ingerichte Chatbot- of Agent Assist-configuratie. De beschikbare kennis, toegangsrechten en eventuele aanvullende koppelingen stem je af op jullie omgeving.
Keurt Archie uitzonderingen of persoonlijke aanvragen goed?
Uitleg over beleid is geen goedkeuring van een aanvraag of uitzondering. Een bevoegde collega beoordeelt persoonlijke situaties. Als jullie later acties willen ondersteunen, vraagt dat een apart ingericht proces met passende toegang, controles en bevestiging.
Wat hebben we nodig om te starten?
Een afgebakend beleidsonderwerp, actuele bronnen, een inhoudelijk eigenaar en een duidelijke contactroute naar HR. Kies daarnaast een eerste doelgroep en spreek af hoe jullie antwoorden controleren en ontbrekende kennis aanvullen.
Van jullie HR-kennis naar jullie ArchieMaak jullie beleid bereikbaar.
Maak jullie beleid bereikbaar.
Begin met één HR-vraag.
Neem een regeling en een paar veelgestelde vragen mee. Samen bekijken we hoe Archie medewerkers helpt en wat jullie nodig hebben om goed te beginnen.
