Voor de nieuwe collega
Weten wat de volgende stap is.
Van de eerste werkdag tot een open taak: de juiste uitleg en contactroute op één plek.
Onboarding met ArchieEen goede start.
Een goede start.
Al vóór dag één.
Waar moet ik zijn? Wat moet ik nog regelen? Archie helpt nieuwe collega's op weg met jullie startinformatie, een duidelijke checklist en de juiste contactpersoon.
Jullie startinformatieDuidelijke vervolgstappenRegie bij HR
Joiner Agent · Archie voor HR
Minder losse vragen. Meer houvast bij de start.
AI voor onboarding helpt nieuwe medewerkers hun startinformatie te vinden en onboardingstappen te begrijpen. Bij Archie is dit het werkgebied van de Joiner Agent. Met aangesloten taakregistratie kan Archie ook laten zien wat al geregeld is en wat nog openstaat.
Voor HR en het team
Minder zoeken en doorverwijzen.
Terugkerende startvragen vanuit dezelfde beheerde kennis beantwoorden. Een collega blijft beschikbaar voor persoonlijke begeleiding.
Zo helpt Archie een nieuwe collega
Van startvraag naar volgende stap.
Volg Sam in drie herkenbare situaties. Kies een voorbeeld en bekijk hoe uitleg, beschikbare status en menselijke hulp samenkomen.
In gesprek met Archie
ArchieAntwoord & volgende stap
VoorbeeldSam · Nieuwe collegaIk begin maandag. Wat moet ik nog regelen?
Archie
Je kennismaking staat gepland. Je laptop is aangevraagd; ik zie nog geen bevestiging dat hij klaarstaat. Controleer vóór je eerste werkdag je contactgegevens in het medewerkersportaal.
Startpakket + toegestane taakstatusSam · Nieuwe collegaWaar vind ik die gegevens?
Archie
Open in het medewerkersportaal ‘Mijn gegevens’. Daar kun je je contactgegevens controleren. Kun je niet inloggen? Dan is je HR-contactpersoon uit het startpakket je volgende aanspreekpunt.
Werkinstructie medewerkersportaalWat achter het gesprek gebeurt
Wat is geregeld? Wat staat nog open?
- Kies de juiste checklistGebruik de bevestigde startdatum, rol en locatie om de passende startinformatie te vinden.
- Lees de beschikbare voortgangCombineer uitleg met de taakstatus die Sam mag inzien. ‘Aangevraagd’ betekent nog niet ‘klaar’.
- Maak de volgende stap concreetBenoem de open taak, de plek waar Sam die uitvoert en de contactroute als dat niet lukt.
ArchieAntwoord & volgende stap
VoorbeeldSam · Nieuwe collegaIk kan nog niet in het medewerkersportaal. Kun je mijn gegevens controleren?
Archie
Ik kan je persoonlijke gegevens hier niet controleren. Gebruik de contactroute in je startpakket om toegang aan te vragen. Deel geen wachtwoord in dit gesprek.
Startpakket · Toegang aanvragenSam · Nieuwe collegaMoet ik HR of IT hebben?
Archie
In dit startpakket is je HR-contactpersoon het eerste aanspreekpunt. Geef aan dat je maandag begint en nog geen toegang hebt. HR stemt de vervolgstap af met IT.
Contactroute voor nieuwe medewerkersWat achter het gesprek gebeurt
Geen toegang? Wel een duidelijke route.
- Houd de toegangsgrens aanEen gesprek starten geeft geen toegang tot persoonlijke gegevens of andere systemen.
- Gebruik de afgesproken routeToon wie bereikbaar is en welke informatie nodig is om het probleem op te pakken.
- Beloof geen voltooide actieEen uitleg over toegang is geen aangemaakt account. De verantwoordelijke collega bevestigt de oplossing.
ArchieAntwoord & volgende stap
VoorbeeldSam · Nieuwe collegaMijn startdatum wordt een week later. Past de checklist zich dan aan?
Archie
Ik kan die wijziging nog niet bevestigen. Laat HR de nieuwe startdatum vastleggen. Daarna moet ook worden gecontroleerd wat dit betekent voor je afspraken, toegang en taken.
Onboardingprocedure · Gewijzigde startdatumSam · Nieuwe collegaWat kan ik nu het beste doorgeven?
Archie
Geef de voorgestelde startdatum en de al gemaakte afspraken door via jullie HR-contactroute. HR bevestigt de wijziging en stemt de planning af met je leidinggevende en IT.
HR beoordeelt en bevestigt de wijzigingWat achter het gesprek gebeurt
Een andere startdatum vraagt afstemming.
- Controleer wat bevestigd isMaak onderscheid tussen een voorgestelde datum en de datum in het leidende systeem.
- Breng de gevolgen bij elkaarEen andere datum kan gevolgen hebben voor kennismaking, middelen en systeemtoegang.
- Laat de juiste eigenaar besluitenHR en de betrokken teams bevestigen de wijziging. Een eventuele workflow volgt jullie afspraken.
Illustratieve gesprekken met fictieve gegevens en voorbeeldafspraken. Persoonlijke status en acties vragen passende toegang, koppelingen en ingerichte processen.
Wat Archie bij onboarding ondersteunt
Van uitleg naar gerichte opvolging.
Begin bij de informatie die starters nodig hebben. Voeg voortgang en acties toe waar de inrichting dat ondersteunt.
01 · Jullie kennis
De juiste uitleg voor deze starter.
Maak duidelijk waar iemand wordt verwacht, wat die moet meenemen en wie bereikbaar is. Archie gebruikt de startinformatie die bij de rol, locatie en startdatum past.
Nodig: actueel startpakket, checklist en contactroutes.
Jouw eerste werkdagVoorbeeld
Waar meld ik me?Locatie & ontvangst
Wat neem ik mee?Volgens jullie startpakket
Wie helpt me verder?Buddy & HR-contact
Afgestemd op jullie proces en beschikbare informatie.
02 · Toegestane gegevens
Zien wat nog aandacht vraagt.
Met een aangesloten taakregistratie kan Archie uitleggen wat gepland, aangevraagd of nog open is. Een ontbrekende bevestiging blijft zichtbaar als open punt.
Nodig: taakregistratie, passende rechten en actuele statusgegevens.
Jouw voorbereidingVoorbeeld
KennismakingGepland
LaptopAangevraagd
ContactgegevensNog controleren
Afgestemd op jullie proces en beschikbare informatie.
03 · Ingerichte workflow
Een open punt naar de juiste eigenaar.
Als de koppeling en workflow zijn ingericht, kan Archie een vervolgstap ondersteunen. Bijvoorbeeld een ontbrekend middel doorzetten naar IT, met jullie controles en bevestiging.
Nodig: gekoppeld proces, eigenaar en terugmelding van de actie.
Van vraag naar opvolgingVoorbeeld
1. Context verzamelenWat ontbreekt er?
2. Afgesproken controleMag deze stap worden gezet?
3. TerugmeldingPas bevestigd na systeemreactie
Afgestemd op jullie proces en beschikbare informatie.
Wat nodig is
Jullie bronnen blijven leidend.
De startinformatie, persoonlijke voortgang en een uitgevoerde actie komen uit verschillende bronnen. Richt per stap in wat Archie mag gebruiken.
ToepassingWat sluit je aan?Wat spreek je af?
01Startinformatie
Startpakket, checklist per rol of locatie en contactgegevens van de betrokken teams.
HR wijst een eigenaar aan die de inhoud bijhoudt.
02Persoonlijke status
De taakregistratie en alleen de gegevens die nodig zijn voor deze medewerker.
Toegang controleren; een onbekende status niet invullen.
03Een vervolgstap
Een beschikbare koppeling, ingerichte workflow en een team dat de opvolging verzorgt.
Pas succes melden na bevestiging uit het gekoppelde systeem.
Ook in jullie vertrouwde werkomgeving.
Archie in TeamsArchie is beschikbaar in Microsoft Teams. De toegang voor starters en de rechten op HR-gegevens richten we afzonderlijk in.
Als het anders loopt
De persoonlijke start blijft persoonlijk.
Een buddy helpt iemand landen. Een leidinggevende bespreekt verwachtingen. HR beoordeelt een afwijkende situatie. Archie ondersteunt het regelwerk en maakt duidelijk wie de volgende stap zet.
Zo houdt Archie het duidelijk
“Ik zie dat je laptop is aangevraagd. Of hij klaarstaat, kan ik nog niet bevestigen.”
Benoem wat bekend is
De aanvraag staat geregistreerd. Een gereedmelding ontbreekt.
Geef de juiste contactroute
Volg de route naar IT of de HR-contactpersoon uit jullie startpakket.
Laat de eigenaar bevestigen
IT bevestigt wanneer de laptop beschikbaar is. Tot die tijd blijft de status open.
Klein beginnen. Gericht uitbreiden.
Begin met één groep starters.
Kies één locatie of rol en één checklist. Maak die goed bruikbaar voordat je extra statussen of acties toevoegt.
Maak de basis compleet
Verzamel de terugkerende startvragen. Controleer antwoorden, contactpersonen en eigenaarschap van de bronnen.
Test de normale én afwijkende route
Probeer ook een ontbrekende taakstatus, geen toegang en een gewijzigde startdatum. Controleer of de overdracht duidelijk is.
Beslis op basis van de praktijk
Bekijk welke vragen bij HR terugkomen en welke taken openblijven. Kies daarna pas de volgende uitbreiding.
Bespreek jullie onboardingEén groep. Eén checklist. Een helder begin.
Goed om te wetenJouw onboardingvragen.
Jouw onboardingvragen.
Helder beantwoord.
Van startinformatie tot persoonlijke voortgang. Dit wil je weten voordat je begint.
Wat doet de Joiner Agent bij onboarding?
De Joiner Agent is de HR-agent van Archie voor nieuwe medewerkers. Hij helpt startinformatie en onboardingstappen te vinden en te begrijpen. Met passende koppelingen kan daar persoonlijke taakstatus of ondersteuning bij opvolging bij komen.
Kunnen we beginnen zonder systeemkoppelingen?
Ja. Begin met uitleg vanuit jullie beheerde startpakket en checklist. Voor persoonlijke taakstatus of acties in andere systemen zijn aanvullende toegang, koppelingen en inrichting nodig.
Kan een nieuwe collega Archie al vóór de eerste werkdag gebruiken?
Dat hangt af van het kanaal en de toegang die jullie beschikbaar stellen. Leg vooraf vast hoe een starter inlogt, welke informatie die mag zien en wie helpt als een account nog niet werkt. Toegang tot een HR-systeem is niet automatisch geregeld.
Kan Archie persoonlijke onboardingtaken tonen?
Wanneer een taakregistratie is aangesloten en de medewerker daarvoor is geautoriseerd, kan Archie beschikbare statusgegevens gebruiken. De taakregistratie blijft leidend. Een taak wordt niet als afgerond beschreven zonder bevestiging.
Vraagt Archie automatisch laptops of accounts aan?
Dat is geen standaard gevolg van het beantwoorden van een onboardingvraag. Een aanvraag uitvoeren vraagt een ingerichte workflow, een passende koppeling en afgesproken controles. Per proces bepalen jullie welke handelingen mogen en wie bevestigt.
Wat gebeurt er als de startdatum of locatie verandert?
Archie kan uitleggen welke route de medewerker moet volgen. HR en de betrokken teams bevestigen de wijziging en de gevolgen voor de planning. Een gekoppelde workflow kan daarbij ondersteunen als die hiervoor is ingericht.
Vervangt Archie een buddy of de begeleiding door HR?
Nee. Archie ondersteunt terugkerende vragen en regelwerk. De buddy, leidinggevende en HR blijven verantwoordelijk voor persoonlijke begeleiding, verwachtingen en uitzonderingen.
Wat hebben we nodig voor een eerste toepassing?
Een afgebakende groep starters, hun startinformatie en checklist, een inhoudelijk eigenaar en een contactroute naar HR. Voeg voor persoonlijke status of acties ook de benodigde systemen, rechten en procesafspraken toe.
Van jullie startpakket naar jullie ArchieGeef nieuwe collega’s houvast.
Geef nieuwe collega’s houvast.
Begin met hun eerste vraag.
Neem jullie checklist en een terugkerende startvraag mee. Samen bekijken we wat Archie kan ondersteunen en wat daarvoor nodig is.
