Iedere mail op de juiste plek.
Inkomende e-mails, antwoorden en vervolgvragen blijven in één gesprek. Je ziet de status en wie verantwoordelijk is, zodat collega’s weten wat er nog moet gebeuren.
ARCHIE HELPS · MAILGENIUS
Van klantmail naar optimale service.
Behandel klantmails samen vanuit één inbox. MailGenius houdt gesprekken overzichtelijk en helpt met AI-antwoordvoorstellen, bronnen en vertaling. Jouw team controleert en verstuurt.
- Eén gesprek, één verantwoordelijke
- AI-voorstellen met bronverwijzingen
- Zicht op responstijden en SLA’s
Onderdeel van Archie Helps. AI-ondersteuning voor de e-mails van jouw team.
Archie HelpsMailGenius
Gedeelde inbox
Welke klantmail heeft aandacht nodig?
Bekijk per gesprek de vraag, status en verantwoordelijke.
Retour aanmeldenNieuwe klantmail · Nog niet toegewezen
OpenVraag over factuurToegewezen aan een medewerker
In behandelingAdres wijzigenAntwoord verstuurd
Wacht op klantEén status en één eigenaar per gesprek.
Binnengekomen klantmail
Ik wil een artikel retourneren. Hoe werkt dat?
Beste klant, je kunt je retour aanmelden via ons retourformulier. Vermeld je bestelnummer en het artikel dat je wilt terugsturen. Je ontvangt daarna de vervolgstappen.
RetourprocedureJouw medewerker controleert het antwoord.
Gesprek en historie
Van eerste klantmail tot afronding.
Antwoorden en vervolgvragen blijven in hetzelfde gesprek.
- 01Gesprek toegewezen
De verantwoordelijke is zichtbaar.
- 02Antwoord verstuurd
Verzendactiviteiten staan in de historie.
- 03Wacht op klant
De actuele status blijft in beeld.
Bewuste opvolging, ook na het versturen.
Illustratieve voorbeelden. Antwoorden volgen jullie eigen Knowledge, processen en inrichting.
Herkenbaar in klantenserviceWie pakt deze mail op?
Wie pakt deze mail op?
En wat is het juiste antwoord?
Een volle inbox vraagt om overzicht. Wie behandelt de vraag, welke informatie hoort erbij en is er al een antwoord verstuurd? MailGenius brengt die stappen samen.
Een voorstel als vertrekpunt.
AI helpt bij het opstellen van een antwoord. Met bronverwijzingen en een betrouwbaarheidsindicatie kan de medewerker het voorstel gericht beoordelen en aanvullen.
Grip tot na het versturen.
Volg responstijden, SLA’s en verzendstatussen. Een antwoord versturen is één stap; overzicht houden over het hele gesprek maakt de opvolging duidelijker.
Zo werkt MailGenius
Van binnenkomst naar een antwoord met aandacht.
MailGenius helpt je team bij het dagelijkse e-mailwerk. Van het verdelen van nieuwe vragen tot het beoordelen van een antwoord en het bewaken van de vervolgactie.
Breng klantmails samen.
Verzamel inkomende e-mails in een gedeelde inbox. Neem een gesprek zelf in behandeling of wijs het toe aan een collega. Antwoorden en vervolgvragen blijven bij elkaar, met één status en één verantwoordelijke.
Beoordeel het AI-voorstel.
Bekijk het voorgestelde antwoord en de gebruikte bronnen. Controleer of de inhoud past bij de klantvraag, bewerk waar nodig en gebruik vertaling als dat helpt. De medewerker bepaalt welk antwoord wordt verstuurd.
Houd zicht op de opvolging.
Volg de status van het gesprek, responstijden en SLA’s. Zie of een bericht is verzonden en welke stap volgt. Afgeronde gesprekken worden bewust heropend, zodat de status betekenis houdt.
Wat blijft de rol van de medewerker?
De medewerker bekijkt het AI-voorstel, controleert de bronnen en past het antwoord aan waar nodig. Een betrouwbaarheidsindicatie helpt bij die beoordeling, maar vervangt de inhoudelijke controle niet.
Hoe houden collega’s overzicht?
Iedere conversatie heeft een verantwoordelijke en een status. Gesprekken blijven ongelezen totdat iemand ze opent. Zo werk je vanuit een gedeeld overzicht en kan het team zien welke vragen nog aandacht vragen.
Gemaakt voor gezamenlijk e-mailwerkVlot antwoorden.
Vlot antwoorden.
Zorgvuldig blijven.
Naast hulp bij het antwoord heeft je team controle nodig over concepten, bijlagen en opvolging. Die horen bij dezelfde werkwijze.
Concepten die van het team blijven.
Werk samen aan antwoorden vanuit de gedeelde inbox. Een bewerkingsvergrendeling helpt voorkomen dat collega’s elkaars wijzigingen overschrijven.
Met aandacht voor inhoud en bijlagen.
Bewerk en vertaal het voorstel en controleer bijlagen vóór verzending. Bronverwijzingen maken inzichtelijk welke informatie aan het antwoord bijdraagt.
Zichtbaar wat er is gebeurd.
Bekijk toewijzingen, statuswijzigingen en verzendactiviteiten in de tijdlijn. Mislukte of onzekere leveringen worden gemarkeerd, zodat ze aandacht kunnen krijgen.
Sluit aan op jullie e-mailomgeving.
MailGenius ondersteunt Microsoft 365 en IMAP, inclusief de verwerking van bijlagen. Samen kijken we welke mailboxen, toegangen en teamafspraken nodig zijn voor jullie inrichting.
Microsoft 365IMAPBijlagen
Dezelfde kennis achter je antwoorden. Verbind e-mailondersteuning met de beheerde Knowledge van Archie. Zo vormt jullie eigen informatie het vertrekpunt voor de medewerker.
Ontdek de AI-kennisbankArchie in de praktijk · Simyo
Simyo maakt kennis toegankelijk voor medewerkers.
Bij Simyo is informatie die verspreid stond of in hoofden zat samengebracht in Archie. Met vraag-en-antwoordondersteuning vinden medewerkers tijdens klantgesprekken relevante kennis en werkinstructies. Lees hoe Simyo Knowledge en Agent Assist inzet in de dagelijkse klantenservice.
Lees de Simyo-caseGoed om te wetenJouw vragen.
Jouw vragen.
Helder beantwoord.
Van de gedeelde inbox tot het antwoord aan de klant. Dit wil je weten voordat je begint.
Wat is MailGenius?
MailGenius ondersteunt customer service teams bij het behandelen van klantmails. Het combineert een gedeelde inbox met gesprekseigenaarschap, AI-antwoordvoorstellen, bronverwijzingen, vertaling en inzicht in de opvolging. Het is onderdeel van Archie Helps.
Verstuurt MailGenius antwoorden zelfstandig?
Deze werkwijze draait om AI-ondersteuning voor medewerkers. Archie stelt een antwoord voor; de medewerker beoordeelt, bewerkt en verstuurt het. Zo blijft er ruimte om de inhoud en toon af te stemmen op de situatie van de klant.
Kunnen meerdere collega’s dezelfde inbox gebruiken?
Ja. Teams werken vanuit een gedeelde inbox en kunnen gesprekken aan elkaar toewijzen. Elk gesprek heeft één verantwoordelijke en één status. Bij het bewerken van gedeelde concepten helpt een vergrendeling voorkomen dat wijzigingen worden overschreven.
Welke e-mailomgevingen worden ondersteund?
MailGenius ondersteunt Microsoft 365 en IMAP. Ook bijlagen kunnen worden verwerkt. We stemmen de inrichting af op jullie mailboxen, toegang en teamproces, zodat duidelijk is wat nodig is om te starten.
Kan ons team antwoorden in meerdere talen?
MailGenius helpt medewerkers met het vertalen van antwoorden. De toepassing is ook beschikbaar in Duits, Frans, Spaans, Italiaans en Turks. Medewerkers kunnen het vertaalde voorstel controleren en aanpassen voordat zij het versturen.
Hoe blijven vervolgvragen en statussen overzichtelijk?
Inkomende e-mails, antwoorden en vervolgvragen komen samen in één gesprek. Je team werkt met statussen zoals Open, In behandeling, Wacht op klant en Afgerond. Afgeronde gesprekken worden via een bewuste actie heropend.
Kunnen we responstijden en SLA’s bewaken?
Ja. MailGenius geeft je team zicht op responstijden, SLA’s en verzendstatussen. In de gesprekshistorie kun je onder meer toewijzingen, statuswijzigingen en verzendactiviteiten volgen. Zo blijven openstaande vragen en mogelijke problemen zichtbaar.
Wat kost MailGenius en hoe beginnen we?
We bekijken eerst jullie e-mailvolume, teams, mailboxen en werkwijze. In een persoonlijke demo maken we de gewenste inrichting concreet. Op basis daarvan bespreken we de aanpak, kosten en planning.
Maak het persoonlijk
Meer aandacht voor iedere klantmail.
Neem een paar herkenbare klantmails mee. Ontdek samen met een Archie-expert hoe MailGenius past bij jullie inbox, werkverdeling en manier van antwoorden.
Jouw praktijk als vertrekpunt. Samen met een Archie-expert.