Jede E-Mail landet an der richtigen Stelle.
Eingehende E-Mails, Antworten und Folgefragen werden in einem einzigen Gespräch zusammengefasst. Sie sehen den Status und wer zuständig ist, sodass Ihre Kollegen wissen, was noch zu tun ist.
ARCHIE HELPS · MAILGENIUS
Von der Kunden-E-Mail zum optimalen Service.
Bearbeiten Sie Kunden-E-Mails gemeinsam in einem einzigen Posteingang. MailGenius sorgt für Übersichtlichkeit in den Konversationen und unterstützt Sie mit KI-gestützten Antwortvorschlägen, Quellenangaben und Übersetzungen. Ihr Team überprüft die E-Mails und versendet sie.
- Ein Ansprechpartner, ein Verantwortlicher
- KI-Vorschläge mit Quellenangaben
- Übersicht über Reaktionszeiten und SLAs
Teil von Archie Helps. KI-Unterstützung für die E-Mails Ihres Teams.
Archie hilftMailGenius
Gemeinsamer Posteingang
Welche Kunden-E-Mail erfordert besondere Aufmerksamkeit?
Zeigen Sie für jedes Gespräch die Anfrage, den Status und den Verantwortlichen an.
Rücksendung anmeldenE-Mail für Neukunden · Noch nicht zugewiesen
ÖffnenFrage zur RechnungEinem Mitarbeiter zugewiesen
In BearbeitungAdresse ändernAntwort gesendet
Auf den Kunden wartenEin Status und ein Verantwortlicher pro Gespräch.
Eingegangene Kunden-E-Mail
Ich möchte einen Artikel zurückgeben. Wie funktioniert das?
Sehr geehrter Kunde, Sie können Ihre Rücksendung über unser Rücksendeformular anmelden. Geben Sie dabei bitte Ihre Bestellnummer und den Artikel an, den Sie zurücksenden möchten. Sie erhalten anschließend Informationen zu den weiteren Schritten.
RückgabeverfahrenIhr Mitarbeiter überprüft die Antwort.
Gespräch und Geschichte
Von der ersten E-Mail des Kunden bis zum Abschluss.
Antworten und Folgefragen bleiben im selben Gespräch.
- 01Gespräch zugewiesen
Der Verantwortliche ist sichtbar.
- 02Antwort gesendet
Die Versandvorgänge sind im Verlauf aufgeführt.
- 03Auf den Kunden warten
Der aktuelle Status wird weiterhin angezeigt.
Bewusste Nachverfolgung, auch nach dem Versand.
Anschauliche Beispiele. Die Antworten richten sich nach Ihrem eigenen Knowledge, Ihren Abläufen und Ihrer Organisation.
Im Kundenservice wiedererkennbarWer kümmert sich um diese E-Mail?
Wer kümmert sich um diese E-Mail?
Und wie lautet die richtige Antwort?
Ein überfüllter Posteingang erfordert einen guten Überblick. Wer bearbeitet die Anfrage, welche Informationen gehören dazu und wurde bereits eine Antwort gesendet? MailGenius fasst diese Schritte zusammen.
Ein Vorschlag als Ausgangspunkt.
KI hilft bei der Erstellung einer Antwort. Anhand von Quellenangaben und einer Zuverlässigkeitsbewertung kann der Mitarbeiter den Vorschlag gezielt beurteilen und ergänzen.
Halt bis nach dem Absenden.
Verfolgen Sie Antwortzeiten, SLAs und Versandstatus. Eine Antwort zu senden ist nur ein Schritt; den Überblick über den gesamten Gesprächsverlauf zu behalten, sorgt für mehr Klarheit bei der Nachverfolgung.
So funktioniert MailGenius
Vom Eintreten bis zu einer aufmerksamen Antwort.
MailGenius unterstützt Ihr Team bei der täglichen E-Mail-Arbeit. Von der Verteilung neuer Anfragen über die Bewertung einer Antwort bis hin zur Nachverfolgung der weiteren Maßnahmen.
Fassen Sie Kunden-E-Mails zusammen.
Sammeln Sie eingehende E-Mails in einem gemeinsamen Posteingang. Bearbeiten Sie eine Anfrage selbst oder weisen Sie sie einem Kollegen zu. Antworten und Folgeanfragen bleiben zusammen, mit einem Status und einem Verantwortlichen.
Bewerten Sie den KI-Vorschlag.
Sehen Sie sich die vorgeschlagene Antwort und die verwendeten Quellen an. Überprüfen Sie, ob der Inhalt der Kundenanfrage entspricht, passen Sie ihn gegebenenfalls an und nutzen Sie eine Übersetzung, falls dies hilfreich ist. Der Mitarbeiter entscheidet, welche Antwort versendet wird.
Behalten Sie den Fortschritt im Auge.
Verfolgen Sie den Status der Konversation, die Antwortzeiten und die SLAs. Sehen Sie, ob eine Nachricht gesendet wurde und welcher Schritt als Nächstes folgt. Abgeschlossene Konversationen werden bewusst wieder geöffnet, damit der Status aussagekräftig bleibt.
Welche Rolle spielt der Mitarbeiter weiterhin?
Der Mitarbeiter prüft den KI-Vorschlag, überprüft die Quellen und passt die Antwort bei Bedarf an. Ein Zuverlässigkeitsindikator hilft bei dieser Beurteilung, ersetzt jedoch nicht die inhaltliche Überprüfung.
Wie behalten Kollegen den Überblick?
Jede Konversation hat einen Verantwortlichen und einen Status. Konversationen bleiben ungelesen, bis sie von jemandem geöffnet werden. Auf diese Weise arbeitet man anhand einer gemeinsamen Übersicht, und das Team kann sehen, welche Fragen noch Aufmerksamkeit erfordern.
Entwickelt für die gemeinsame E-Mail-ArbeitSchnell antworten.
Schnell antworten.
Bleib sorgfältig.
Neben der Unterstützung bei der Beantwortung benötigt Ihr Team die Kontrolle über Entwürfe, Anhänge und die Nachverfolgung. Diese gehören zu derselben Arbeitsweise.
Konzepte, die vom Team stammen.
Arbeiten Sie gemeinsam an Antworten im gemeinsamen Posteingang. Eine Bearbeitungssperre verhindert, dass Kollegen die Änderungen anderer überschreiben.
Unter Berücksichtigung des Inhalts und der Anhänge.
Bearbeiten und übersetzen Sie den Vorschlag und überprüfen Sie die Anhänge vor dem Versand. Quellenangaben verdeutlichen, welche Informationen zur Antwort beitragen.
Man sieht deutlich, was passiert ist.
Sehen Sie sich Zuweisungen, Statusänderungen und Versandaktivitäten in der Zeitleiste an. Fehlgeschlagene oder ungewisse Lieferungen werden hervorgehoben, damit ihnen besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden kann.
Lässt sich in Ihre E-Mail-Umgebung integrieren.
MailGenius unterstützt Microsoft 365 und IMAP, einschließlich der Verarbeitung von Anhängen. Gemeinsam prüfen wir, welche Postfächer, Zugangsrechte und Teamvereinbarungen für Ihre Einrichtung erforderlich sind.
Microsoft 365IMAPAnhänge
Das gleiche Wissen, das hinter Ihren Antworten steckt. Verbinden Sie den E-Mail-Support mit dem verwalteten Knowledge von Archie. So bilden Ihre eigenen Informationen den Ausgangspunkt für den Mitarbeiter.
Entdecken Sie die KI-WissensdatenbankArchie in der Praxis · Simyo
Simyo macht Wissen für Mitarbeiter zugänglich.
Bei Simyo wurden Informationen, die zuvor verstreut waren oder nur in den Köpfen der Mitarbeiter vorhanden waren, in Archie zusammengeführt. Mithilfe der Frage-und-Antwort-Funktion finden Mitarbeiter während Kundengesprächen relevantes Wissen und Arbeitsanweisungen. Lesen Sie, wie Simyo Knowledge und Agent Assist im täglichen Kundenservice einsetzt.
Lesen Sie den Simyo-FallberichtGut zu wissenIhre Fragen.
Ihre Fragen.
Klar und deutlich beantwortet.
Vom gemeinsamen Posteingang bis zur Antwort an den Kunden. Das sollten Sie wissen, bevor Sie loslegen.
Was ist MailGenius?
MailGenius unterstützt Kundenservice-Teams bei der Bearbeitung von Kunden-E-Mails. Die Lösung kombiniert einen gemeinsamen Posteingang mit der Zuordnung von Konversationen zu bestimmten Mitarbeitern, KI-gestützten Antwortvorschlägen, Quellenangaben, Übersetzungsfunktionen und Einblicken in die Nachverfolgung. Sie ist Teil von Archie Helps.
Versendet MailGenius Antworten selbstständig?
Bei diesem Arbeitsablauf steht die KI-Unterstützung für die Mitarbeiter im Mittelpunkt. Archie schlägt eine Antwort vor; der Mitarbeiter prüft, bearbeitet und versendet sie. So bleibt Spielraum, um Inhalt und Tonfall an die Situation des Kunden anzupassen.
Können mehrere Kollegen denselben Posteingang nutzen?
Ja. Teams arbeiten mit einem gemeinsamen Posteingang und können sich gegenseitig Nachrichten zuweisen. Jede Nachricht hat einen Verantwortlichen und einen Status. Beim Bearbeiten gemeinsamer Entwürfe verhindert eine Sperre, dass Änderungen überschrieben werden.
Welche E-Mail-Umgebungen werden unterstützt?
MailGenius unterstützt Microsoft 365 und IMAP. Auch Anhänge können verarbeitet werden. Wir passen die Einrichtung an Ihre Postfächer, Zugriffsrechte und Teamabläufe an, sodass klar ist, was für den Start erforderlich ist.
Kann unser Team in mehreren Sprachen antworten?
MailGenius unterstützt Mitarbeiter bei der Übersetzung von Antworten. Die Anwendung ist auch auf Deutsch, Französisch, Spanisch, Italienisch und Türkisch verfügbar. Mitarbeiter können den übersetzten Entwurf überprüfen und anpassen, bevor sie ihn versenden.
Wie lassen sich Folgefragen und Statusangaben übersichtlich darstellen?
Eingehende E-Mails, Antworten und Folgeanfragen werden in einem einzigen Gespräch zusammengefasst. Ihr Team arbeitet mit Statusangaben wie „Offen“, „In Bearbeitung“, „Wartet auf den Kunden“ und „Abgeschlossen“. Abgeschlossene Gespräche können durch eine gezielte Aktion wieder geöffnet werden.
Können wir Reaktionszeiten und SLAs überwachen?
Ja. MailGenius bietet Ihrem Team einen Überblick über Antwortzeiten, SLAs und Versandstatus. Im Gesprächsverlauf können Sie unter anderem Zuweisungen, Statusänderungen und Versandaktivitäten nachverfolgen. So bleiben offene Fragen und mögliche Probleme im Blick.
Was kostet MailGenius und wie fangen wir an?
Zunächst analysieren wir Ihr E-Mail-Aufkommen, Ihre Teams, Ihre Postfächer und Ihre Arbeitsweise. In einer persönlichen Demo konkretisieren wir die gewünschte Konfiguration. Auf dieser Grundlage besprechen wir das Vorgehen, die Kosten und den Zeitplan.
Gestalte es persönlich
Mehr Aufmerksamkeit für jede Kunden-E-Mail.
Bringen Sie ein paar typische Kunden-E-Mails mit. Finden Sie gemeinsam mit einem Archie-Experten heraus, wie sich MailGenius in Ihren Posteingang, Ihre Arbeitsaufteilung und Ihre Art der Beantwortung einfügt.
Ihre Praxis als Ausgangspunkt. Gemeinsam mit einem Archie-Experten.