Beveiliging, privacy & AI-governance

Archie werkt met klantgesprekken en bedrijfskennis. Daarom is veiligheid geen extra functie, maar de basis van het platform. Op deze pagina lees je hoe Archie is ingericht: waar je data staat, hoe we die beschermen en hoe de mens de regie houdt over de AI.

Archie is ontwikkeld door VANAD Digital B.V., onderdeel van VANAD Group.

In het kort

• Je data en de AI-verwerking blijven binnen de Europese Unie.
• Je data wordt niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
• Elke klant heeft een eigen, afgeschermde omgeving.
• Meerdere back-ups per dag en elke maand een hersteltest.
• De mens houdt de regie: Archie draagt over aan een medewerker wanneer dat nodig is.

Waar staat je data?

Archie draait in datacenters van Microsoft Azure binnen de Europese Unie. Ook de AI-verwerking gebeurt binnen de EU, via Azure OpenAI.

Elke klant krijgt een eigen omgeving, met een eigen server, een eigen afgeschermd netwerk en een eigen AI-dienst.

Wat gebeurt er met je data in de AI?

Archie beantwoordt vragen op basis van jullie eigen kennisbank: de AI zoekt eerst de juiste informatie op en formuleert daarmee een antwoord. Er wordt geen AI-model getraind op jullie gegevens. Microsoft gebruikt gegevens die via Azure OpenAI worden verwerkt evenmin om modellen te trainen.

Medewerkers zien bij antwoorden de bronnen waarop Archie zich baseert. Zo is elk antwoord te controleren. We werken met vaste versies van AI-modellen, zodat het gedrag van Archie niet ongemerkt verandert.

Beveiliging

• Versleuteling: gegevens worden versleuteld opgeslagen en verbindingen lopen via HTTPS.
• Toegang: rollen en rechten per gebruiker. Inloggen kan met Microsoft Entra ID (single sign-on) en met tweestapsverificatie.
• Netwerk: elke omgeving heeft een eigen, afgeschermd netwerk.
• Updates: beveiligingsupdates worden elke maand automatisch geïnstalleerd; kritieke updates zo snel mogelijk.
• Bewaking: beschikbaarheid en prestaties worden continu automatisch bewaakt, met meldingen bij afwijkingen.
• Getest: we testen Archie op aanvallen die specifiek zijn voor AI, zoals prompt-injectie.

Continuïteit

We maken meerdere keren per dag een back-up en bewaren back-ups dertig dagen. Elke maand testen we of we een omgeving volledig kunnen herstellen, en we leggen de resultaten vast.

Privacy en AVG

• Klanten blijven eigenaar van hun gegevens. VANAD Digital verwerkt ze als verwerker, op basis van een verwerkersovereenkomst.
• Archie kan persoonsgegevens in opgeslagen gesprekken automatisch maskeren. Dit stellen we per klant in.
• Voor beveiligingsincidenten en datalekken hebben we een vaste procedure, met melding aan de klant volgens de verwerkersovereenkomst.

AI-governance: de mens houdt de regie

• Overdracht: kan Archie een vraag niet goed beantwoorden, of vraagt de klant om een mens, dan draagt Archie het gesprek over aan een medewerker, mét de context.
• Bevestiging vóór actie: acties met gevolgen kun je zo instellen dat Archie ze pas na bevestiging uitvoert.
• Binnen de afspraken: Archie antwoordt binnen het ingestelde onderwerp en op basis van de kennisbank. Weet Archie het antwoord niet, dan zegt Archie dat.
• Transparant: je kunt klanten duidelijk laten weten dat ze met een AI-assistent praten, zoals de Europese AI-verordening vraagt.
• Inzicht: met Insights zie je welke vragen Archie wel en niet kon beantwoorden, hoe klanten de antwoorden waarderen en waar de kennisbank beter kan.

Veelgestelde vragen

Waar worden onze gegevens opgeslagen?

In datacenters van Microsoft Azure binnen de Europese Unie. Ook de AI-verwerking gebeurt binnen de EU.

Wordt onze data gebruikt om AI te trainen?

Nee. Archie traint geen AI-modellen op jullie gegevens, en Microsoft gebruikt gegevens die via Azure OpenAI worden verwerkt niet voor training.

Kunnen medewerkers inloggen met hun Microsoft-account?

Ja, via Microsoft Entra ID (single sign-on).

Wat doet Archie als het antwoord niet in de kennisbank staat?

Dan geeft Archie aan dat het antwoord niet bekend is, of draagt Archie het gesprek over aan een medewerker. Dat hangt af van hoe jullie Archie inrichten.

Hoe zit het met back-ups?

We maken meerdere keren per dag een back-up, bewaren back-ups dertig dagen en testen elke maand of herstellen werkt.

We hebben een security-vragenlijst. Kunnen jullie die invullen?

Ja. Neem contact op via info@archie.cx.

Vragen over beveiliging of privacy? Mail naar info@archie.cx of plan een gesprek.